Yrityksen kirjanpidon ja kuittien säilytys – nämä asiat yrittäjän on hyvä tietää kirjanpitoaineiston arkistoinnista

Julkaistu: 15.5.2020
Yrityksen kirjanpidon ja kuittien säilytys – nämä asiat yrittäjän on hyvä tietää kirjanpitoaineiston arkistoinnista

Kirjanpitomateriaalien säilytysajat vaihtelevat tyypillisimmin 6-10 vuoden välillä – tutustu perusperiaatteisiin

Yrittäjänä joudut muiden velvollisuuksiesi ohessa huolehtimaan siitä, että kaikki liiketoiminnastasi kertyvät tositteet ja asiakirjat pysyvät visusti tallessa lain vaatiman ajan.

Säilytysaikoihin liittyvät velvoitteet kannattaa käydä läpi jo yrityksen perustamisvaiheessa ja niitä on luonteva kerrata aina tilikausien vaihtuessa – ainakin, jos kaapit alkavat pursuta yli äyräidensä vanhoista kirjanpitomapeista.

Alta löydät vastauksia yleisimpiin kirjanpidon säilyttämistä ja säilytysaikoja koskeviin kysymyksiin.

 

Kuinka kauan eri kirjanpitomateriaaleja tulee säilyttää?

Pääsäännön mukaan yrityksen kirjanpitoa on säilytettävä aineistolajista riippuen vähintään 6-10 vuoden ajan. Kuusi vuotta säilytettävien aineistojen kohdalla aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Kymmenen vuoden säännössä aika alkaa raksuttaa suoraan tilikauden päättymispäivästä.

Esimerkiksi 31.03.2020 päättyneen tilikauden jälkeen kuusi vuotta säilytettävät aineistot on pidettävä tallessa minimissään vuoden 2026 loppuun asti. Kymmenen vuotta säilytettävien materiaalien kohdalla arkistointivelvollisuus päättyy 31.03.2030.

Alta voit tarkistaa tavanomaisimpien tositteiden, asiakirjojen ja aineistojen säilytysajat sekä niitä koskevat poikkeustapaukset.

Listaa ei ole tarkoitettu kaikenkattavaksi esitykseksi aiheesta. Jos jonkin asiakirjalajin säilytysaika mietityttää, viisainta on kysyä asiasta omalta kirjanpitäjältä.

 

6 vuotta säilytettävä kirjanpidon aineisto

Kuusi vuotta säilytettävää aineistoa ovat:

  • Myös mahdolliset myyntiraportit tulee pitää tallessa. Sama koskee myynti- ja ostolaskuihin liittyviä lähetteitä, ellei liiketapahtuman laatu käy ilmi itse laskusta.
  • Liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto. Tällä ei tarkoiteta sähköpostijutustelua asiakkaan kanssa, vaan esimerkiksi tulovero- ja arvonlisäveroilmoituksia, jotka on laadittu Verohallinnolle kirjanpidon pohjalta. Myös palkanlaskennasta kertyneet viranomaisilmoitukset luetaan tähän kategoriaan.
  • Palkkalaskelmat sekä lomapalkkavelkalaskelmat.
  • Ammattiyhdistysmaksuja sekä ulosottoa todentavat tositteet.
  • Oikaisu- ja korjaustositteet sekä kirjanpidon täsmäytysraportit.
  • Muu kirjanpitoaineisto, jolle ei ole laissa määritelty pidempää säilytysaikaa.

Lue myös:

 

10 vuotta säilytettävä kirjanpidon aineisto

Seuraavien kirjanpitomateriaalien säilytysaika on vähintään kymmenen vuotta:

  • Kirjanpidot, joista selviää tehdyt kirjaukset aika- ja asiajärjestyksessä (päivä- ja pääkirja). Myös osakirjanpidot (esim. myynti- ja ostoreskontran pää- ja päiväkirjat).
  • Tilinpäätökset, tase-erittelyt sekä erittelyt liitetiedoista. Toiminimien ei tiettyjen ehtojen täyttyessä ole pakko tehdä tilinpäätöstä, vaikkakin sitä suositellaan.
  • Tililuettelot sekä luettelot kirjanpidoista ja aineistoista tositelajeittain. Luetteloissa tulee myös sanallisesti kuvata, missä ja miten yrityksen kirjanpitoa käytännössä säilytetään. Näistä tiedoista on hyötyä esimerkiksi yrityksen avainhenkilöiden vaihtuessa tai jos yritys menee konkurssiin ja pesänhoitaja tarvitsee tietoja käyttöönsä.
  • Myös toimintakertomukset on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan. Käytännössä pienyrityksiltä ei kuitenkaan vaadita toimintakertomuksen tekemistä.

Muista, että kirjanpitolain määrittelemät säilytysvelvoitteet ovat vain vähimmäisaikoja. Esimerkiksi palkanlaskentaan tai yrityksen hallintoon liittyville aineistoille voi olla käyttöä vielä hyvin pitkän ajan kuluttua. Mitään materiaaleja ei kannata siirtää silppuriin tai bittiavaruuteen asiaa kummemmin miettimättä.

 

Poikkeustapauksia kymmenen vuoden sääntöön

Tietyissä tilanteissa säilytysvelvollisuus voi jatkua pidempäänkin kuin kymmenen vuotta.

  • Arvonlisäverolain mukaan kiinteistöinvestointeihin liittyvät laskut ja tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tarkistuskausi on alkanut. Kiinteistöinvestointi tarkoittaa lain määritelmän mukaisesti ”kiinteistön uudisrakentamiseen tai perusparantamiseen liittyvän rakentamispalvelun ostamista tai itse suorittamista”. Käytännössä aikamääre voi olla pidempikin kuin 13 vuotta, koska tarkistuskausi katsotaan alkavaksi vasta investoinnin valmistumisesta. Tästä voidaan kuitenkin poiketa Verohallinnon ohjeistusta noudattamalla.
  • Myös jotkut Euroopan Unionin yritystuet ja hankerahoitusprojektit voivat edellyttää, että aineistoja pidetään tallessa normaalia pidempään.

 

Missä muodossa kirjanpidon aineistoja on säilytettävä?

Voit itse valita, haluatko säilyttää kirjanpitoaineistosi paperisena, sähköisessä muodossa vai näiden yhdistelmänä. Olennaista on, että säilöt materiaaleja huolellisesti ja ne ovat tarvittaessa tarkasteltavissa ja tulostettavissa selkokielisessä muodossa ja ilman aiheetonta viivettä.

Käytännössä kirjanpidon sähköinen arkistointi voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että aineistosi ovat tallessa pilvipalveluperiaatteella toimivassa sähköisessä taloushallinto-ohjelmassa. Kun tiedot ovat pilvessä, ne eivät sijaitse yksittäisellä tietokoneella tai yrityksesi tai tilitoimistosi omalla palvelimella. Sen sijaan tietoja säilytetään varmuuskopioituina ohjelmistotoimittajan palvelimella ja pääset niihin käsiksi nettiyhteyden avulla mistä tahansa ja millä laitteella tahansa.

Mikään ei sinänsä estä yrittäjää säilyttämästä materiaaleja paperimapeissa, Dropboxin tai Google Driven kaltaisissa pilvipalveluissa, ulkoisella muistilla tai tietokoneen tiedostokansioissa pdf- tai html-muodoissa.

Vaihtoehtoja on monia, mutta kaikissa tilanteissa kirjanpidon säilytys kannattaa järjestää mahdollisimman loogisesti ja järjestelmällisesti, jotta tiedot ovat tarvittaessa löydettävissä helposti ja nopeasti. Vielä olennaisempaa on turvallisuus: olethan siis huolehtinut varmuuskopioinnista ja tietoturvasta?

Kirjanpitolaki määrittää, että tilinpäätöksen laatimisen jälkeen tositteen, kirjanpidon tai muun kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa. Aineiston muotoa voidaan kuitenkin muuttaa – esimerkiksi paperisesta sähköiseksi – jos se on tarpeen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi.

Näissä tapauksissa kirjausketju on kuitenkin säilyttävä ehjänä. Kirjausketju tarkoittaa tiivistetysti sitä, että kirjausten ja tositteiden yhteys kirjanpitoon on todennettavissa ongelmitta.

Lue myös


Kuka käytännössä vastaa kirjanpidon säilytyksestä?

Kirjanpidon aineistojen säilyttämisen voit ulkoistaa myös tilitoimistollesi. Sopimuksesta riippuen tilitoimisto voi luovuttaa aineistot sinun säilytettäväksesi vuosittain tilinpäätöksen jälkeen tai vaihtoehtoisesti säilöä kirjanpitoasi koko asiakkuuden ajan. Tilitoimistolla on oikeus periä erillinen maksu aineistojesi säilyttämisestä.

Vaikka tilitoimisto huolehtisikin käytännön toimista, vastuu arkistoinnista on kuitenkin loppupeleissä kirjanpitovelvollisen yrittäjän tai isommissa yrityksissä yrityksen johdon vastuulla. Säilyttämiseen liittyvät velvoitteet ja vastuut kannattaakin käydä läpi jo tilitoimistoa valitessasi, jotta voit varmistua siitä, että käytännöt vastaavat kirjanpitolain vaatimuksia.

Jos verotarkastus iskee tai yrityksesi sattuisi ajautumaan konkurssiin, vastaat yrittäjänä siitä, että verotarkastaja tai pesänhoitaja pystyy tarkastelemaan kirjanpitoasi tietokoneen ruudulta tai paperilta.

Taloushallintoliitto ohjeistaa yrittäjiä muistamaan erityisesti seuraavat arkistointiin liittyvät asiat:

  • Jos tilitoimisto luovuttaa paperilla tai tiedostoina arkistoidun kirjanpidon haltuusi vuosittain tilikauden päätyttyä, muista säilöä aineisto huolellisesti vähintään lain vaatimaksi ajaksi.
  • Jos kirjanpitomateriaalisi ovat tallessa kirjanpito-ohjelman tietokannassa, varmista aineistojen säilyvyys siinäkin tapauksessa, että ohjelmisto on poistumassa käytöstäsi.

 

Mitä jos yrityksen toiminta lakkaa?

Yritystoiminnan loppuminen ei tarkoita sitä, että pääsisit karkuun kirjanpidon aineistojen lakisääteisiä säilytysaikoja. Materiaaleja on siis muistettava pitää tallessa vielä vähintään 6-10 vuoden ajan liiketoiminnan päättymisen jälkeen.

Toiminnan loppuessa sinun tulee ilmoittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle, missä aineistoja säilytetään ja kuka säilyttämisestä vastaa.

  • Yksityiset elinkeinonharjoittajat eli toiminimiyrittäjät voivat antaa tiedot suoraan lopettamisilmoituksessa.
  • Osakeyhtiöiden kohdalla vastaava ilmoitus tulee eteen yhtiön purkamisen viimeisessä vaiheessa (Y4-lopettamisilmoituksen liite 15).

 


Pekka Äijälä

eTaskun palloa potkiva markkinointihahmo, joka syttyy uuden oppimisesta. Pekka vastaa eTaskulla markkinoinnista ja asiakaskokemuksesta.

Lue myös nämä blogikirjoitukset: