Tilitoimiston valinta – pienyrittäjän pikaopas kirjanpidon ulkoistamiseen

Julkaistu: 2.11.2017
Tilitoimiston valinta – pienyrittäjän pikaopas kirjanpidon ulkoistamiseen

7 kohdan muistilista yrittäjälle – näin löydät hyvän tilitoimiston!

Jos olet ulkoistamassa yrityksesi kirjanpitoa, olet varmaankin jo kuullut todettavan, että tilitoimisto on uuden yrittäjän tärkein kumppani.

Tämä fraasi on kymmenien tilitoimistojen verkkosivuilla toisteltu mainoslause ja klisee, mutta siitä huolimatta se pitää paikkansa – ja juuri sen takia tilitoimiston valinta on yksi yrityksen perustajan tärkeimmistä päätöksistä.

Miksi hyvän tilitoimiston löytäminen on niin tärkeää heti uuden yrityksen alkutaipaleella?

Ensimmäinen syy on tietysti päivänselvä, mutta todetaan se silti:

Hyvä tilitoimisto säästää omaa aikaasi.

Vaikka hallitsisitkin perusteet, kirjanpidon tekeminen itse vie aikaa pois varsinaisilta töiltäsi. Keskity siihen mitä osaat, äläkä yritä hoitaa kaikkea itse.

Ammattilainen hoitaa juoksevan kuukausikirjanpidon aina paremmin ja tarkemmin kuin sinä itse, ja on lisäksi kartalla lakia ja verotusta koskevista muutoksista.

Sitten se toinen syy, joka jää yhä hahmottamatta liian monelta yksin- ja pienyrittäjältä:

Kun onnistut löytämään hyvän tilitoimiston, yhteistyö voi parhaimmillaan olla paljon muutakin kuin pelkkää pakollisten kirjanpitorutiinien hoitamista kuukaudesta toiseen.

Ohjelmistoyritys Isolta selvitti taannoin kyselytutkimuksella pienyrittäjien ja kirjanpitäjien välistä suhdetta.

Melkein puolet yli 200 kyselyyn vastanneesta yrittäjästä koki, ettei kirjanpitäjältä saa kirjanpidon lisäksi muuta apua.

Tässä kohtaa kannattaakin olla hereillä. Vaikka yrityksesi olisi hyvinkin pieni, tilitoimisto kannattaa alusta alkaen mieltää liiketoimintasi auttajaksi ja neuvonantajaksi.

Hyvältä tilitoimistolta saat evästystä yrityksesi talouden suunnitteluun ja ohjaamiseen myös silloin, kun et sitä välttämättä itse tajua kysyä.

Älä siis tee sitä virhettä, että mieltäisit tilitoimiston palvelut pelkästään pakolliseksi kulueräksi. Huolella tehty valinta auttaa sinua kehittämään toimintaasi ja säästämään rahaa pitkässä juoksussa.

Tilitoimiston valinta – uuden yrittäjän muistilista

Me eTaskulla toimimme yhteistyössä yli 2200 tilitoimiston kanssa, joten saamme aina silloin tällöin vastailla yrittäjien kysymyksiin, jotka koskevat hyvän tilitoimiston tai kirjanpitäjän löytämistä.

Yleensä yrittäjät ovat lähteneet liikkeelle syöttämällä hakukoneeseen esimerkiksi hyvä kirjanpitäjä Tampere, tilitoimisto Helsinki tai jonkin vastaavan fraasin.

Tällä tavalla vaihtoehtojen kirjo on kuitenkin laaja ja tilitoimistojen vertailu hankalaa.

Mitään yksiselitteistä ohjenuoraa valintaan ei siis ole olemassa.

Meidän kokemuksiemme mukaan seuraavilla toimenpiteillä pääset kuitenkin hyvään alkuun itsellesi parhaiten soveltuvimman tilitoimiston löytämisessä.

1. Kysy suositteluja tilitoimiston nykyisiltä asiakkailta.

Nykyisten asiakkaiden antamat suositukset ovat tilitoimistoille hyvin yleinen väylä uusasiakashankintaan.

Vinkkejä tutuilta yrittäjäkollegoilta kannattaa kysellä, mutta niitä pitää silti peilata omaa toimialaa ja yritystoiminnan laajuutta kohtaan.

Jos tilitoimistolla on jo valmiiksi paljon oman yrityksesi kokoisia asiakkaita ja vieläpä samalta toimialalta, hommat todennäköisesti rullaavat mallikkaasti. Mikään yleispätevä fakta tai vaatimus tämä ei tietenkään ole.

Aina kannattaa joka tapauksessa kysellä kokemuksia ainakin muutamilta nykyisiltä asiakkailta – ja nimenomaan sellaisilta, joiden nimi ei loista kirkkaana tilitoimiston verkkosivujen referenssit-osuudessa.

Yrittäjät kyllä kertovat mielellään omista kokemuksistaan! Tilitoimistolta puolestaan voit yrittää kaivaa tietoa nykyisten asiakassuhteiden pituuksista.

2. Päätä, mitkä tilitoimiston palvelut tarvitset.

Ulkoistatko pelkästään kuukausikirjanpidon, tilinpäätöksen ja viranomaisilmoitukset vai onko hakusessa laajempi paketti? Taloushallintoliiton sivuille kootusta tietoiskusta näet tyypillisimpiä tilitoimiston palveluja – niitä löytyy iso kirjo.

Tilitoimistosta saat apua myös yrityksen perustamiseen, mutta nykyään tämä asia on tehty verkossa niin helpoksi, että se kannattaa hoitaa itse.

Muuten nyrkkisääntö on helppo: jos oma osaaminen tai ajan riittäminen epäilyttää hiemankin, anna tilitoimiston hoitaa kyseinen työvaihe.

Älä mieti pelkästään nykytilannettasi, vaan myös sitä, mikä on liiketoimintasi laajuus muutaman vuoden kuluttua.

Varmista, että tarvittavat palvelut ovat valmiiksi saatavilla, jos yrityksesi toiminta lähteekin nopeasti kasvamaan.

3. Tiedäthän mistä tilitoimistosi lasku muodostuu?

Pienyrittäjänä et todennäköisesti ui heti rahassa, joten tilitoimiston hinta on luonnollisesti tärkeä valintakriteeri.

Tilitoimistoilla on palveluidensa hinnoitteluun erilaisia malleja, jotka voivat perustua

  • tositteiden,
  • vientien,
  • käytetyn ajan määrään tai
  • edellä mainittujen yhdistelmään.

Hinta voi olla myös täysin kiinteä, mutta tällöin kannattaa varmistaa, mitä palveluja pakettiin ihan oikeasti kuuluu ja mistä maksetaan lisää erikseen.

Hahmota myös se, että tositteita kertyy varsinkin toiminnan alussa nopeasti iso kasa – ja tositehan tarkottaa montaa muutakin asiaa kuin kuittejasi.

Tiliotteesi, matkalaskusi tai esimerkiksi liiketilasi vuokrasopimus ovat myös tositteita.

Viennillä puolestaan tarkoitetaan sitä rahasummaa, jonka kirjanpitäjä merkitsee tilin debet- ja kreditpuolille.

Tilitoimiston kahdenkertaisessa kirjanpidossa yhdestä toimitetusta tositteesta tulee siis vähintään kaksi vientiä.

Kun teet heti alussa realistisen arvion tositteiden tai vientien todellisesta määrästä, tilitoimistolta saapuvan laskun loppusumma ei pääse yllättämään.

Et ikinä voi olla liian tarkka kysellessäsi, mistä kaikesta kuukausittainen laskusi tulee koostumaan.

4. Kysy, mitä sähköinen taloushallinto voisi tarkoittaa juuri sinulle.

Turha kai sitä on kieltääkään: sähköinen taloushallinto on sanana melko puistattava, joten ei ole ihme, että monissa pienyrittäjissä se saattaa aiheuttaa vilunväreitä.

Usein taloushallinnon sähköistämisen ongelma onkin siinä, että sen sisältö saadaan kuulostamaan tarpeettoman monimutkaiselta.

Yksinkertaisimmillaan se tarkoittaa yrityksesi taloushallintoon kuuluvien töiden hoitamista yhdessä sähköisessä järjestelmässä, jossa kaikki tiedot ovat nähtävillä reaaliajassa.

Jos äskeinen lause kuulosti vaikealta, tunnistat hyvän tilitoimiston siitä, että he osaavat kertoa sinulle asiasta ihmisten kielellä.

Toinen yleinen harhaluulo on pitää sähköistä taloushallintoa erityisen kalliina investointina.

Joitain vuosia sitten näin saattoi vielä olla, mutta ala automatisoituu kovaa vauhtia – tämä näkyy myös yksin- ja pienyrittäjille tarjottavien sähköisten ratkaisujen hinnoissa.

Helppoja kirjanpidon ohjelmia on nykyään markkinoilla runsain mitoin – eikä niistä tarvitse pulittaa satasia kuukaudessa.

Kysy kirjapitäjältäsi, miten voisit itse auttaa häntä vähentämään manuaalisiin rutiineihin kuten tietojen näpyttelyyn kuluvaa työaikaa. Esimerkiksi kuitit kannattaa heti alusta alkaen oppia toimittamaan muuten kuin paksussa kirjekuoressa.

Mitä vähemmän hoidat sinulle kuuluvia kirjanpidon rutiineja (esimerkiksi kirjanpitoaineiston toimittaminen) vanhoilla tavoilla, sitä enemmän kirjanpitäjällä jää aikaa sinun auttamiseesi.

Tarkan työnjaon sopimisesta on etua molemmille osapuolille.

Lue myös: Pienyrittäjän sähköinen taloushallinto selkosuomeksi 5 minuutissa

5. Tavoitettavuus – saathan kirjanpitäjäsi kiinni järkevässä ajassa?

Jokainen tietää, kuinka ärsyttävää on, kun apua ei saa nopeasti silloin kun sitä eniten tarvitsisi.

Varsinkin uuden yrityksesi alkutaipaleella sinulle saattaa tulla jatkuvasti mieleen kysymyksiä omaan liiketoimintaan liittyen.

Tilitoimistoa valittaessa kannattaakin varmistua siitä, että asiakaspalvelu pelaa ketterästi ja kirjanpitäjä on tavoitettavissa sinulle sopivilla keinoilla.

Omaan työhön keskittyminen on hankalaa, jos vastauksia sähköposteihin joutuu odottelemaan useita päiviä tai kirjanpitäjää on mahdotonta saada kiinni puhelimella.

Selvitä kuitenkin samalla se, miten erilliset tiedustelut mahdollisesti vaikuttavat laskutukseen.

Muista kysyä tilitoimistolta myös sitä, miten hommat hoituvat, jos kirjanpitäjäsi yllättäen vaihtaa työpaikkaa tai jää pidemmälle sairauslomalle – tällaisiakin tilanteita sattuu paljon.

6. Varmista, että henkilökemiat toimivat ja kommunikaatio on jargonivapaata.

Jos kirjanpidon maailma ei ole sinulle entuudestaan lainkaan tuttu, se saattaa varsinkin alussa tuntua melkoiselta termi- ja pykäläviidakolta.

Varsinkin viranomaisasioinnissa moni lienee törmännyt asiantuntijoihin, jotka laajasta tietotaidostaan huolimatta suoltavat byrokraattista ammattijargonia, josta voi olla vaikea päästä kärryille.

Kun kommunikaatio ja kemiat kirjanpitäjän kanssa pelaavat yhteen, saat vastaukset kysymyksiisi selkeällä ja ymmärrettävällä kielellä – tällöin on myös tulevan toiminnan ja talouden suunnittelu on helpompaa, eikä yhteistyö ole pelkkää numeroiden pyörittelyä.

Samalla sinun on helpompi varmistua myös siitä, että maksat vain niistä palveluista, joita oikeasti tarvitset.

Todennäköisesti tulet huomaamaan heti ensimmäisessä tapaamisessa, oletko kirjanpitäjäsi kanssa samalla sivulla.

Muista tämä: Sinun on uskallettava kysyä myös niin sanottuja tyhmiä kysymyksiä.

7. Kirjanpitäjän ammattitaito ja miten sitä ylläpidetään?

Listan viimeinen kohta on tietysti kaiken perusta. Vaikka suositusten kysymisellä ja hyvällä taustatyöllä pääsee pitkälle, yhteistyön sujuvuus mitataan lopulta vasta käytännön työssä.

Taloushallintoliiton tilitoimistolle antama auktorisointi sekä kirjanpitäjien KLT-tutkinnot antavat luotettavaa osviittaa ammattitaidosta, mutta erinomaista palvelua voi toki saada näiden ulkopuoleltakin.

Kirjanpitoa ja verotusta koskevat säännökset eivät ole kiveenhakattuja, joten oman ammattitaidon ylläpito jatkuvalla kouluttautumisella on tärkeää ihan jokaiselle hyvälle kirjanpitäjälle.

Asiantuntevassa tilitoimistossa tämäkin asia on huolehdittu systemaattisesti kuntoon.

Edellä mainituilla ohjeilla pääset jo kohtalaisen hyvään alkuun itsellesi sopivan kirjanpitäjän etsimisessä.

Olennaista on, että varaat tilitoimiston valintaan ja palveluiden vertailuun riittävästi aikaa.

Hutiloiden ja liian nopealla aikataululla tehty päätös tilitoimiston valitsemisesta on kuin laittaisit rahaa pankkiin – naapurin tilille.

Lisää aiheesta

Jos tilitoimiston valinta tai kirjanpidon järjestäminen on sinulle ajankohtaista, olemme käsitelleet aihetta myös seuraavissa kirjoituksissa:

Milloin tilitoimiston vaihtamista kannattaa vakavasti harkita?
5 tärkeää kysymystä kirjanpidosta uudelle yrittäjälle
4 vinkkiä, joilla saat tilitoimistoasiakkuudesta enemmän irti

Yli 2200 suomalaista tilitoimistoa tarjoaa asiakkailleen mahdollisuuden toimittaa kuittinsa helposti kirjanpitoon eTaskun avulla. Jos sinulla on jo mielessäsi ajatus tulevasta tilitoimistostasi, kurkkaa löytyykö se listalta.


Lue myös nämä blogikirjoitukset: