Edustuskulu, neuvottelukulu vai mikäs se nyt olikaan?

Julkaistu: 1.1.2018
Edustuskulu, neuvottelukulu vai mikäs se nyt olikaan?

Moni uusi yrittäjä joutuu aika ajoin pohtimaan oman kirjanpitäjänsä kanssa edustuskulujen vähennysoikeuteen liittyviä seikkoja.

Onkin erittäin tärkeää, että yrittäjänä tiedät, mitkä asiat lasketaan vähennysoikeuteen oikeuttaviksi neuvottelu- tai markkinointikuluiksi ja mitkä puolestaan ovat edustuskuluja, joista saa vähentää puolet.

Myös me täällä eTaskulla haluamme porautua aiheeseen. Edustuskuluja koskevaa sääntelyä on aina silloin tällöin muutettu, mutta miltä tilanne näyttää vuonna 2018?

Edustuskulut

Napataan tähän alkuun hieman viranomaiskieltä:

Edustusmenoina pidetään verohallituksen ohjeen mukaan asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin elinkeinonharjoittajan elinkeinotoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja, joilla elinkeinonharjoittaja pyrkii uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten säilyttämiseen tai parantamiseen taikka muutoin toiminnan edistämiseen. Edustusmenot kohdistuvat yhtiön ulkopuolisiin tahoihin.

Eli suomeksi edustuskuluja ovat kulut, joita yritykselle aiheutuu asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden syöttämisestä, juottamisesta tai viihdyttämisestä tarkoituksena edistää liikekumppanuutta ja -suhdetta.

Edustusmenoista saa verotuksessa vähentää 50 prosenttia. Arvonlisäveron vähennysoikeutta edustuskuluilla ei kuitenkaan ole.

Neuvottelukulut

Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää, että yrityksen sisäisistä, omalle henkilökunnalle tarkoitetuista palavereista aiheutuvat kulut ovat neuvottelukuluja.

Viranomaisten, tilintarkastajien tai asiantuntijoiden kanssa pidetyistä palavereista mahdollisesti aiheutuvat kulut ovat myös neuvottelukuluja.

Kuitenkin myös asiakkaille neuvottelujen yhteydessä tarjotut tavanomaiset ja pienet tarjoilut lasketaan neuvottelumenoiksi, kunhan dokumentaatiosta selviää tarkasti:

  • millaisesta tilaisuudesta on kyse,
  • kenen kanssa se on pidetty ja
  • minkä takia?

Verohallinnon ohjeistuksen mukaan asiakasneuvottelujen yhteydessä neuvottelumenoihin voidaan lukea ”vain tavanomaisesta tarjoilusta johtuneet kohtuulliset menot”. Ilman huolellista dokumentaatiota neuvottelukulut tulkitaan helposti edustuskuluiksi.

Neuvottelukulut ovat verotuksessa kokonaan vähennyskelpoisia.

Alkoholin tarjoilu omalle henkilökunnalle esimerkiksi firman pikkujouluissa on verotuksessa kokonaan vähennyskelpoinen. Arvonlisäverot alkoholin tarjoiluista voi vähentää tietyin ehdoin.

Markkinointikulut

Markkinointikulut ovat lähtökohtaisesti vähennyskelpoisia. Välillä rajanveto edustuskulujen ja markkinointikulujen välille on kuitenkin vaikeaa tehdä. Pyritään avaamaan tätä muutaman rajatapauksen avulla:

Mikäli ostatte muutamalle tärkeimmälle yhteistyökumppanille tai asiakkaalle yksilöidyn lahjan, lasketaan ne usein edustuslahjoiksi.

Verohallinnon mukaan alkoholilahjat on verotuksessa tulkittu aina edustamiseen liittyviksi.

Mikäli kyseessä on edullinen massapostituksena tai yleisesti jaettava lahja, pidetään sitä täysimääräisiin vähennyksiin oikeutettavana mainoslahjana.

Edustustilaisuus vai markkinointitilaisuus?

Markkinointitilaisuudet ovat lähtökohtaisesti avoimia tilaisuuksia, eikä yritys ole rajannut ennalta osallistujajoukkoa.

Mikäli tilaisuudessa on kuitenkin tarjolla myös alkoholia, katsoo verottaja hyvin suurella todennäköisyydellä, että kyseessä on edustustilaisuus ja täydet vähennykset jäävät yleensä saamatta.

Edustustilaisuudet ovat yleensä firman puolesta ennalta rajattuja ja tilaisuuteen on kutsuttu valikoitunut joukko ihmisiä.

Summa summarum

Jos asiat mietityttävät, kannattaa aina keskustella oman kirjanpitäjän kanssa edustuskulujen vähennysoikeudesta.

Erityisesti silloin, kun olet epävarma onko kyseessä edustuskulu vai mahdollisesti jokin muu kululaji.

Tämä blogikirjoitus on julkaistu alkujaan vuonna 2015 ja päivitetty viimeksi vuonna 2018.


Tommi Keränen

Mainostoimisto-hipsterin irvikuva. eTaskun markkinointipuolen lisäksi Tommi heiluttaa raippaa ja toimitusjohtaa eTaskun rytmiryhmää.

Lue myös nämä blogikirjoitukset: