Edustuskulut, neuvottelukulut ja mitäs niitä nyt olikaan? Lue mitä eroa niillä on ja selvitä vähennyskelpoisuus

Mitkä kulut ovat edustuskuluja ja mitkä neuvottelu- tai markkinointikuluja?

Moni uusi yrittäjä joutuu aika ajoin pohtimaan oman kirjanpitäjänsä kanssa edustuskulujen vähennysoikeuteen liittyviä seikkoja.

Onkin erittäin tärkeää, että yrittäjänä tiedät, mitkä asiat lasketaan vähennyskelpoisiksi neuvottelu- tai markkinointikuluiksi ja mitkä puolestaan ovat edustuskuluja, joista saa tuloverotuksessa vähentää puolet.

Myös me täällä eTaskulla haluamme porautua aiheeseen. Viimeisen noin kymmenen vuoden aikana edustuskuluja koskevaa sääntelyä on aina silloin tällöin muutettu, mutta miltä tilanne näyttää vuonna 2025?

Alla on käyty lyhyesti läpi tärkeimmät aiheeseen liittyvät perusasiat.

Mitä edustuskulut ovat kirjanpidossa?

Napataan alkuun pitkähkö rimpsu viranomaiskieltä:

Edustusmenoina pidetään Verohallinnon ohjeen mukaan asiakkaisiin, liiketuttaviin tai muihin vastaaviin elinkeinotoimintaan vaikuttaviin henkilöihin kohdistuvia vieraanvaraisuudesta tai muusta huomaavaisuudesta aiheutuneita menoja, joilla pyritään uusien liikesuhteiden luomiseen, entisten säilyttämiseen tai parantamiseen taikka muutoin toiminnan edistämiseen. Edustusmenot kohdistuvat yhtiön ulkopuolisiin tahoihin.

Eli suomeksi edustuskuluja ovat kulut, joita yritykselle aiheutuu asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden syöttämisestä, juottamisesta tai viihdyttämisestä tarkoituksena edistää liikekumppanuutta ja -suhdetta.

Edustusmenoista saa tuloverotuksessa vähentää 50 prosenttia. Arvonlisäveron vähennysoikeutta edustuskuluilla ei kuitenkaan ole.

Toimita kuitit ja matkalaskut sähköisesti kirjanpitäjällesi

Luo tunnukset ja kokeile, kuinka helppoa ja nopeaa aineiston toimittaminen voi olla.

Aloita maksuton kokeilu

Neuvottelukulut – mitä niihin kuuluu ja ovatko neuvottelumenot vähennyskelpoisia?

Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää, että yrityksen sisäisistä, omalle henkilökunnalle tarkoitetuista palavereista aiheutuvat kulut ovat kirjanpidossa neuvottelukuluja.

Viranomaisten, tilintarkastajien tai asiantuntijoiden kanssa pidetyistä palavereista mahdollisesti aiheutuvat kulut ovat myös neuvottelukuluja.

Kuitenkin myös asiakkaille palaverien yhteydessä tarjotut tavanomaiset ja pienet tarjoilut voidaan laskea neuvottelumenoiksi, kunhan dokumentaatiosta selviää tarkasti:

• millaisesta tilaisuudesta on kyse,
• kenen kanssa se on pidetty ja
• minkä takia?

Verohallinnon ohjeistuksen mukaan asiakasneuvottelujen yhteydessä neuvottelumenoihin voidaan lukea ”vain tavanomaisesta tarjoilusta johtuneet kohtuulliset menot”. Ilman huolellista dokumentaatiota neuvottelukulut tulkitaan helposti edustuskuluiksi.

Neuvottelukulut ovat kokonaan vähennyskelpoisia niin tuloverotuksen kuin alv:n osalta.

Alkoholin tarjoilu omalle henkilökunnalle esimerkiksi firman pikkujouluissa on verotuksessa kokonaan vähennyskelpoista. Arvonlisäverot alkoholin tarjoiluista voidaan vähentää kunhan yleiset alv-vähennyskelpoisuutta koskevat ehdot täyttyvät.

Entä markkinointikulut?

Markkinointikulut ovat lähtökohtaisesti vähennyskelpoisia sekä tulo- että arvonlisäverotuksessa. Välillä rajanvetoa edustuskulujen ja markkinointikulujen välille on kuitenkin vaikeaa tehdä.

Pyritään avaamaan tätä muutaman rajatapauksen avulla:

• Mikäli ostatte muutamalle tärkeimmälle yhteistyökumppanille tai asiakkaalle yksilöidyn lahjan, lasketaan ne usein edustuslahjoiksi.
• Mikäli kyseessä on edullinen massapostituksena tai yleisesti jaettava lahja, pidetään sitä täysimääräisiin vähennyksiin oikeutettavana mainoslahjana.

Sekä edustuskulut että markkinointikulut siis kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin toimijoihin, mutta markkinointimenoissa kohderyhmää ei ole rajattu aivan samaan tapaan kuin edustuskuluissa.

Verohallinnon ohjeen mukaan mainoslahjaa, jonka arvonlisäverollinen ostohinta on enintään 50 euroa, voidaan pitää tavanomaisena. Esimerkkejä tavanomaisista mainoslahjoista ovat esimerkiksi tuotteiden näytelähetykset tai yrityksen merkkipäivinä asiakkaille jaetut lahjat.

Mikäli lahjoitettavan esineen arvo on vähäinen tai esine on muutoin sellainen, joita yritys muutoinkin jakaa mainostarkoituksessa, sen antaminen merkkipäivälahjana ei muuta hankintakulua edustusmenoksi. Sen sijaan esimerkiksi suuren rakennustyön valmistumisen tai laivan vesillelaskun yhteydessä annettu lahja on Verohallinnon mukaan luonteeltaan edustuslahja.

Verohallinnon mukaan alkoholilahjat on verotuksessa tulkittu käytännössä aina edustamiseen liittyviksi. Poikkeus voi kuitenkin syntyä sellaisessa harvinaisessa tilanteessa, jossa yritys jakaa mainoslahjana omaa alkoholituotettaan ja myös muut mainoslahjaksi tulkitsemisen edellytykset täyttyvät.

Edustustilaisuus vai markkinointitilaisuus?

Markkinointitilaisuudet ovat lähtökohtaisesti avoimia tilaisuuksia, eikä yritys ole rajannut ennalta osallistujajoukkoa. Tyypillisin esimerkki lienee messut.

Edustustilaisuudet puolestaan ovat yleensä firman puolesta ennalta rajattuja ja tilaisuuteen on kutsuttu valikoitu joukko ihmisiä.

Jos tilaisuudessa on tarjolla myös alkoholia, katsoo verottaja hyvin suurella todennäköisyydellä, että kyseessä on edustustilaisuus ja täydet vähennykset jäävät tällöin saamatta.

Rajanvetoa markkinointi- ja edustustilaisuuksien välillä on puitu seikkaperäisemmin Verohallinnon ohjeistuksessa.

Kirjanpitäjäsi auttaa sinua edustuskuluihin liittyvissä kysymyksissä, kuten alv vähennyskelpoisuus

Jos asiat mietityttävät, edustuskulujen alv vähennysoikeudesta kannattaa keskustella oman kirjanpitäjän kanssa. Erityisesti silloin, kun olet epävarma, onko kyseessä edustuskulu vai mahdollisesti jokin muu kululaji.

Syventävää lisätietoa eri menoluokkien vähennyskelpoisuudesta löydät Verohallinnon verkkosivuilta.