Yrittäjäksi ryhtyessäsi saatat jossain kohtaa löytää itsesi tilanteesta, jossa firman kuitti on kadonnut tai muuttunut syystä tai toisesta lukukelvottomaksi. Huoltoaseman oikuttelevan maksuautomaatin tarjoama kuitti voi olla haalistunut tai sitä ei välttämättä tulostu lainkaan. Miten siis toimia, kun kirjanpitäjä kuumottelee puuttuvien tositteiden perään?
Useimmiten hätä ei tietenkään ole tämän näköinen. Laskulla maksaessasi voit aina pyytää myyjältä laskukopion, ja sama pätee useimpien liikkeiden kohdalla myös kortti- ja käteisostokuitteihin.
Silti ei ole lainkaan harvinaista, että varsinkin pienempien ostosten kohdalla kuitteja voi joskus jäädä iäksi teille tietämättömille.
Kirjanpitolaissa todetaan, että ”mikäli kirjauksen perusteeksi ei saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla”.
Suomeksi tämä tarkoittaa, että kirjoitat itse selvityksen ostotapahtumasta kirjanpitoa varten. Huomaa, että toistuvasti puuttuvat kuitit ovat kuitenkin riski verotarkastuksessa.
Lisäksi menetät rahaa, sillä itse laadituista kulutositteista et voi vähentää ostoon sisältyvää arvonlisäveron osuutta.
Käydään nämä asiat seuraavaksi läpi hieman tarkemmin.
Mitä tietoja selvitykseen pitää kirjoittaa?
Jos et ponnisteluista huolimatta onnistu paikantamaan kadonnutta kuittia, sinun tulisi toimittaa kirjanpitäjällesi ostotapahtumasta vähintään seuraavat tiedot:
- Mitä olet ostanut, milloin ja mistä?
- Paljonko ostos maksoi?
- Miten ostos liittyy liiketoimintaasi?
Viimeisin kohta tarkoittaa, että esimerkiksi kahvipaketit ja pullapitkot muuttuvat yrityksesi kuluiksi vasta siinä vaiheessa, kun kerrot kyseisillä nautintoaineilla pehmitettävän yhteistyökumppaneita liikeneuvotteluissa.
Selvityksestä tulisi myös käydä ilmi sen laatija sekä syy sille, miksi alkuperäistä tositetta ei ole saatavilla. Helpoiten ilmoitat tiedot sähköpostilla, mutta myös muu kirjallisessa muodossa oleva selvitys kelpaa.
Mitä riskejä itse laadituista kulutositteista aiheutuu?
Lakipykälät tai verottaja eivät erikseen määrittele, kuinka paljon itse laadittuja kulutositteita voit tilikauden aikana viedä kirjanpitoon. Vaikka paras luku on tietysti pyöreä nolla, muutama pieni yksittäinen ostoselvitys ei vielä vaaranna kirjanpidon luotettavuutta.
Itse tehtyjen kirjausten toistuessa ja euromääräisten summien kasvaessa riskit kuitenkin lisääntyvät.
Jos yrityksesi tiliotteelta löytyy satojen eurojen ostoksia paikallisesta supermarketista, kirjanpitäjän tai verottajan on ilman kuittia mahdotonta tietää, mitä oikeasti on ostettu ja liittyvätkö kulut yritystoimintaasi.
Jatkuvasti katoilevista tai toimittamatta jäävistä kuiteista muodostuukin nopeasti riski verotuksessa, ja teko voidaan tulkita tahalliseksi. Ensimmäisenä asiaan puuttuu kirjanpitäjäsi, jotta verotarkastajan ei sitä myöhemmin tarvitsisi tehdä.
Kuittien perään tiukasti kyselevä kirjanpitäjä tekee siis vain työtään ja ajattelee yrityksesi parasta.
Miksi kuiteista kannattaa pitää hyvää huolta heti yritystoiminnan alusta alkaen?
Ensimmäinen syy kuittirumban suitsimiseen on tietysti se, että kirjanpitosi saadaan tehtyä lakipykälien mukaan ja verottaja pysyy tyytyväisenä.
Järjestelmällisyys kuittien kanssa auttaa sinua kuitenkin myös säästämään rahaa.
- Kun saat vuoden aikana vietyä kaikki pienimmätkin kulukuitit kirjanpitoon yrityksesi tulosta laskemaan, päädyt maksamaan veroja hieman pienemmästä summasta. Pienistä puroista voi syntyä iso virta, jos esimerkiksi pieniä käteisostokuitteja jää vuoden aikana jatkuvasti kadoksiin ja sen takia kokonaan kirjanpidon ulkopuolelle. Lue linkin takaa tiivistelmä siitä, mitä yrittäjä voi vähentää verotuksessa.
- Itse laatimistasi kulutositteista et myöskään saa arvonlisäverovähennyksiä talteen, koska omatoimitositteet eivät täytä arvonlisäverolain vaatimuksia. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että et voi vähentää ostoon sisältyvää arvonlisäveroa omien myyntiesi sisältämistä arvonlisäveroista, jotka sinä tai kirjanpitäjäsi tilitätte eteenpäin verottajalle. Tällöin tulet siis maksaneeksi hieman enemmän arvonlisäveroa kuin olisi ollut tarvis.
- Myös tilitoimistosta saamasi lasku voi olla arvioitua suurempi, jos tositteiden toimittaminen takkuaa jatkuvasti. Esimerkiksi arvonlisäveroilmoitusten muodostaminen on hankalaa, mikäli et toimita tarvittavaa aineistoa ajoissa. Toistuvat selvitystyöt voivat näkyä kirjanpitosi hinnassa.
Huolellisuus kuittien kanssa säästää myös aikaa, kun et joudu tuhlaamaan kadoksissa olevien tositteiden paikantamiseen tuntikaupalla omaa työ- tai vapaa-aikaasi. Säilöitpä kuitteja missä muodossa tahansa, järjestelmällisyys kannattaa.
eTasku on helpoin tapa toimittaa kuitit kirjanpitäjälle
eTasku on puhelimessasi toimiva sovellus, jolla lähetät kirjanpitäjällesi kaikki kuitit ja muutkin yrityksesi liiketoimintaa koskevat tositteet suoraviivaisimmalla mahdollisella tavalla.
Kun nappaat ostoksesi kuitista kuvan eTaskulla, sovellus täydentää kuitin ostopaikan, päivämäärän, hinnan, verokannan ja maksutavan automaattisesti. Sinun tehtäväksesi jää vain kuitin luokituksen ja lisätietojen syöttäminen.
Tallennettu kuitti on heti kirjanpitäjäsi nähtävillä ja myös varmuuskopiointi on hoidettu puolestasi. Paperisen kuitin voit nakata roskiin.
Jo yli 20 000 suomalaista yritysasiakasta vähentää kuittien ja tositteiden käsittelyyn tuhraantuvaa aikaa eTaskun avulla – joukkoon mahtuu niin yksinyrittäjiä kuin isompiakin yrityksiä kaikilta toimialoilta.
Yrittäjille eTasku maksaa 7,90-9,90 euroa kuukaudessa ominaisuuksista riippuen. Kirjanpitäjille eTasku on maksuton palvelu, joka on käytössä jo yli 50 prosentilla Suomen tilitoimistoista.
Yli 90% palvelua testanneista jatkaa eTaskun käyttöä ilmaisen testijakson jälkeen.