Sähköinen taloushallinto vapauttaa yrittäjän aikaa
Numeroiden pyörittely kirjanpitoon ei kuulu kovinkaan monen pienyrittäjän lempipuuhiin, ja siksi kirjanpidosta puhutaankin liian usein vain pakollisena pahana yrittäjän arjessa.
Tämä on sääli, sillä kirjanpito on mainio esimerkki yrittäjän rutiinityöstä, jonka tehostamisella voidaan parhaimmillaan luoda kilpailuetua ja lisätä tuottavien työtuntien määrää. Priimakuntoon öljytty kirjanpito tuottaa samalla ajankohtaista taloustietoa tulevaisuuden suunnittelun ja päätöksenteon tueksi.
Tässä kohtaa esiin nousee sähköinen taloushallinto, joka voi monen pienyrittäjän korvaan kuulostaa kirosanalta, jonka täsmällistä sisältöä – ja ennen kaikkea kustannuksia – on vaikea määritellä.
Siksi wanhoihin käytäntöihin juurtuminen on usein liiankin helppoa, vaikka uusiin sähköisiin työkaluihin siirtyminen olisikin käynyt mielessä.
Mitä sähköinen taloushallinto käytännössä tarkoittaa?
Sähköinen taloushallinto tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen taloushallintoon kuuluvia rutiinitöitä (myynti- ja ostolaskut, kirjanpito, laskutus jne.) hoidetaan tehokkaasti ja suoraviivaisesti yhdessä sähköisessä järjestelmässä.
Tämän kaiken pitäisi tapahtua mahdollisimman automatisoidusti, turhia ja aikaa vieviä työvaiheita minimoiden.
Mitä asioita sitten kannattaisi pohtia, jos termi sähköinen taloushallinto aiheuttaa jomotusta vasemmassa otsalohkossa?
Listasimme viisi asiaa ja ongelmakohtaa, jotka usein nousevat esille, kun pienyrittäjät miettivät sähköiseen taloushallintoon siirtymistä ja sen esteitä.
1) Teen kirjanpidon itse ja säästän rahaa – vai säästänkö?
Moni pienyrittäjä haluaa selvitä itsenäisesti mahdollisimman monesta kirjanpidon työvaiheesta. Onnistuessaan tämä voi parhaimmillaan laskea kustannuksia, mutta myös omaa aikaa tuhraantuu enemmän. Oletko koskaan laskenut, kuinka monta tuntia viikottaisesta työajastasi kuluu kirjanpitotöiden parissa?
Kun pienyrittäjä sähköistää taloushallintoaan, säästö näkyykin usein rahan sijaan tuottavan työajan tai vapaa-ajan lisääntymisenä, kun helposti ulkoistettavia töitä ei enää tarvitse tehdä itse.
Wanhanmallisen ja sähköisen taloushallinnon hinta on usein – liiketoiminnasta ja sen laajuudesta riippuen – melko samaa luokkaa.
Siksi työaika kannattaa käyttää mieluummin varsinaiseen liiketoimintaan ja ulkoistaa kirjanpitotöitä ammattilaisten taitaviin kätösiin.
2) Minun on vaikea päästä selvyyteen sähköisen taloushallinnon hinnasta
Tämä on valitettavan usein totta, vaikka näin ei pitäisi olla. Kirjanpitäjän tai tilitoimiston asiakkaana sinulla on oikeus vaatia palvelua, mihin kuuluu myös se, että sähköisen taloushallinnon kustannukset on kerrottu sinulle selkeästi.
Löperöt tuntihinnat eivät välttämättä kerro mitään, jos et ole selvillä, kuinka monta tuntia tilitoimistolta kuluu tositteidesi ja materiaalisi käsittelyyn. Entä tarvitseeko ohjelmistopäivityksistä tai asiakaspalvelusta maksaa? Tarjouksia kysyessä ja vertaillessa kannattaakin olla tiukkana, jotta säästyy ikäviltä yllätyksiltä.
Fakta on kuitenkin se, että automaation myötä sähköisen taloushallinnon hinta ei enää ole ongelma yksin- tai pienyrittäjillekään. Isommatkin tilitoimistot tarjoavat nykyään räätälöityjä sähköisiä ratkaisuja muillekin kuin pk-yrityksille ja suurille organisaatioille.
Lisää aiheesta: Mitä pienen yrityksen kirjapito ihan oikeasti maksaa?
3) Tiedänkö, mistä oikein maksan kirjanpitäjälleni?
Liian moni yrittäjä on kirjanpitäjänsä kanssa tekemisissä vain silloin, kun on aika toimittaa kuukausittainen mappi paperikuitteja ja –tositteita kirjanpitoon.
Me eTaskussa kysyimme viime vuoden lopulla tuhansilta kirjanpitäjiltä ja tilitoimistoilta vinkkejä siihen, miten asiakkaat voisivat saada yhteistyöstä enemmän irti. Yksi eniten esille nousseista asioista oli se, että kirjanpitäjät toivoivat asiakkailtaan enemmän rohkeutta uusien sähköisten työkalujen kokeiluun ja käyttöönottoon.
Asiaa ei kannata ymmärtää väärin: kirjanpitäjän rutiinitöiden vähentäminen tai poistaminen helpottaa myös asiakkaan elämää. Maksatko tilitoimistolle samaa tuntihintaa mieluummin tosite- ja kuittirumban selättämisestä vai yrityksesi taloudelliseen tilaan perehtymisestä?
Kun kirjanpitäjäsi on reaaliaikaisesti selvillä yrityksesi taloustilanteesta, hän pystyy aiempaa paremmin käyttämään aikaansa lukujen tulkitsemiseen ja yrityksesi liiketoiminnan kehittämiseen.
Maksatko kirjanpitäjällesi paperien pyörittelystä vai yrityksesi liiketoiminnan sparraamisesta?
4) Mistä tunnistan tilitoimiston, joka pystyy auttamaan minua taloushallinnon sähköistämisessä?
Monet kirjanpitäjät ja tilitoimistot markkinoivat itseään nimenomaan sähköisen taloushallinnon erikoisosaajina, joten yhden hyvän valitseminen monien joukosta ei aina ole helppoa.
Digitalisaation myötä tilitoimistoihin ja kirjanpitäjiin kohdistuvat vaatimukset ovat kasvaneet, mutta samalla on kasvanut myös mahdollisuus erottua hyvällä palvelulla ja uusien sähköisten työkalujen hyödyntämisellä.
Kysy tilitoimistolta rohkeasti, mitä hyötyä taloushallinnon sähköistämisestä voisi yrityksellesi olla. Älä tyydy ympäripyöreään perusjargoniin, vaan vaadi selkeitä ja konkreettisia vastauksia sekä tarkat tiedot kustannuksista.
5) Sähköistäminen kuulostaa aikaavievältä, missä välissä ehdin tehdä varsinaiset työt?
Halusit tai et, digitalisaatio ja sähköinen taloushallinto on jo täällä, ja vuosi vuodelta suomalaisyritysten kirjanpitokäytännöt muuttuvat yhä automatisoidumpaan suuntaan.
On totta, että uusien ohjelmistojen ja käytäntöjen omaksuminen vie alussa aikaa, mutta tämän vaiheen jälkeen hyödyt huomaa nopeasti. Jos pienyrityksesi aikoo toimia vielä viiden tai 10 vuoden päästä, tulet joka tapauksessa jossain vaiheessa törmäämään sähköiseen taloushallintoon. Siksi liikkeellä kannattaa olla mieluummin ennemmin kuin myöhemmin.
Hyvä uutinen on se, että kaikkea ei tarvitse tehdä heti, vaan digitaalisia mahdollisuuksia voi hyödyntää pieni askel kerrallaan. Tällöin myöskään isoja rahallisia satsauksia ei vaadita. Tilitoimistosi kertoo sinulle mielellään, mistä kannattaisi aloittaa.
eTasku on hyvä esimerkki palvelusta, jonka avulla moni pienyrittäjä on vienyt kirjanpitoaan askeleen verran sähköisen taloushallinnon suuntaan. Jo 15 000 suomalaista yritysasiakasta toimittaa kuukausittaiset kulukuittinsa kirjanpitoon ilmaiseksi ladattavalla mobiilisovelluksella, joka toimii niin kännyköissä, tableteissa kuin tietokoneellakin. Joko sinä vapautat eTaskun avulla enemmän aikaa varsinaiseen työhösi? Lue lisää!