Kirjanpito – 5 tärkeää kysymystä aloittavalle yrittäjälle

Julkaistu: 29.8.2017
Kirjanpito – 5 tärkeää kysymystä aloittavalle yrittäjälle

Yrityksen kirjanpito – pelkkää pakkopullaa uudelle yrittäjälle?

Yritystä perustettaessa uusilla yrittäjäkokelailla on usein into niin piukassa, että iltamyöhään asti venyvät päivät eivät tunnu juuri missään.

Uuden toiminimen tai osakeyhtiön perustamisvaiheeseen kuuluu silti myös joitain sellaisia juttuja, joiden miettiminen ei välttämättä aiheuta suuria riemunkiljahduksia.

Yksi esimerkki tällaisesta asiasta on yrityksen kirjanpito ja sen järjestäminen!

Aloittavien yrittäjien mielikuvissa kirjanpito näyttäytyy yhä liian usein pelkkänä verottajaa varten tehtävänä pakkopullana. Tämä ei kuitenkaan ole oikea lähestymistapa asiaan.

Uuden yrittäjän tulisi alusta alkaen iskostaa mieleensä, että kirjanpito on paitsi laissa määrättyä, myös hyvin tärkeää yrityksen toiminnan ohjaamisen ja päätöksenteon kannalta – lisäksi sen merkitys vain korostuu yrityksen kasvun mukana.

Siksi asiaan kannattaa pureutua kunnolla jo aikaisessa vaiheessa, eikä vasta silloin, kun toiminta alkaa laajentua ja kirjanpidossa huomioon otettavien asioiden määrä kasvaa.

Jos olet aikeissa perustaa yrityksen tai olet uunituore yrittäjä, listasimme viisi olennaista kysymystä, jotka sinun on syytä käydä läpi osakeyhtiösi tai toiminimesi kirjanpitoon liittyen.

Kun olet miettinyt nämä asiat kuntoon, säästö näkyy niin omassa ajankäytössäsi kuin myös lompakossasi.

1) Hoituuko pienen osakeyhtiön tai toiminimen kirjanpito itse vai onko se fiksumpaa ulkoistaa?

Uutena yrittäjänä joudut tekemään aikaisessa vaiheessa päätöksen siitä, teetkö kirjanpidon itse vai sysäätkö sen ammattilaisen hoidettavaksi. Itse tekeminen on useimmiten järkevää vain joissain poikkeustilanteissa.

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito?

Jos yrität toiminimellä ja liiketoimintasi on verrattain pientä ja sivutoimista, voit yrittää tehdä yhdenkertaista kirjanpitoa itse.

Yhdenkertainen eli maksuperusteinen kirjanpito tarkoittaa tiivistetysti sitä, että tapahtumakirjaukset tehdään sitä mukaa kun rahaa yrityksen tilillä liikkuu.

Kirjanpitoon merkitään menot, tulot, verot, korot sekä tavaroiden ja palveluiden oma käyttö. Yksinkertaisimmillaan tämä onnistuu esimerkiksi Excelissä.

Useimmiten yrityksen kirjanpito kuitenkin hoidetaan kahdenkertaisesti, jolloin työ on syytä antaa tilitoimiston tehtäväksi. Osakeyhtiöiden on aina pakko pitää kahdenkertaista kirjanpitoa.

Kahdenkertaisessa eli suoriteperusteisessa kirjanpidossa liiketapahtumista kirjataan sekä rahan lähde että käyttö. Suomeksi tämä tarkoittaa sitä, että kaikki kirjaukset tehdään vähintään kahdelle tilille ja niistä pystyy näkemään rahan liikkumisen syyn sekä käytetyn kirjanpidon tilin.

Kahdenkertainen kirjanpito on yhdenkertaista kirjanpitoa informatiivisempaa ja luo tehokkaammat puitteet hyvälle taloudenseurannalle.

Mutta sitten se olennaisin kysymys eli miksi kirjanpito kannattaa ulkoistaa?

Ensimmäinen syy on se, että se säästää sinulta valtavan määrän kallisarvoista aikaa. Yrittämisen alkutaipaleella mikään ei ole niin tärkeää kuin myynnin kasvattaminen ja uusien asiakkaiden hankkiminen. Kaikki ylimääräisiin paperitöihin käytetty aika on näistä asioista pois.

Toinen syy puolestaan piilee siinä, että ammattilaisen tekemänä kirjanpito tulee varmemmin hoidettua oikein. Kirjanpitäjäsi tuntee kirjanpito- ja verolait, asetukset ja viranomaisasioinnin koukerot sinua paremmin.

Näiden kahden syyn takia omatoimikirjanpitoa ei kannata nähdä säästönä. Et todennäköisesti säästä mitään, jos käytät kymmeniä tunteja asiaan, jonka kirjanpidon ammattilainen hoitaa puolestasi sinua tarkemmin, tehokkaammin ja nopeammin.

2) Hyvä tilitoimisto – mistä sellaisen löytää?

Me eTaskulla toimimme yhteistyössä yli 2200 tilitoimistokumppanin kanssa, joten ei ole ihme, että uudet yrittäjät kyselevät meiltä silloin tällöin vinkkejä hyvän tilitoimiston löytämiseksi.

Koska niin tilitoimistot kuin myös niiden asiakkaat ovat kaikki erilaisia, emme voi lähteä suoraan vinkkaamaan juuri tietylle yritykselle sopivaa tilitoimistoa.

Yleisluontoisempia vinkkejä ja suosituksia voimme silti antaa: yrityksen kirjanpito hoituu yleensä hyvässä yhteistyössä silloin, kun tilitoimistoa valittaessa on paneuduttu muun muassa seuraaviin asioihin:

  • Mitkä ovat ne ydinpalvelut, jotka vaadit tilitoimistoltasi?
    Eli mitä yrityksesi taloushallintoon kuuluvia asioita hoitaa tilitoimisto ja mitkä jutut otat omalle kontollesi?
  • Missä tilanteessa yrityksesi on ja mitkä ovat sen tulevaisuuden tavoitteet?
    Itsensä elättävä yksinyrittäjä ja kasvuun tähtäävän yrityksen perustaja ovat luonnollisesti eri lähtöasetelmissa kirjanpitäjää valittaessa.
  • Millaisia asiakkuuksia tilitoimistolla tällä hetkellä on?
    Monilta tilitoimistoilta löytyy asiakkaita niin pienistä yksinyrittäjistä kuin suurista organisaatioista. Mitä enemmän tilitoimisto tuntee tilannettasi ja toimialaasi, sitä parempi.
  • Millä periaatteilla kirjanpidon hinta muodostetaan?
    Usko meitä: et halua joutua tilanteeseen, jossa joudut miettimään, mistä tilitoimistolta saapuneen laskun summa koostuu. Kirjanpidon hinnoista ja hinnoittelumalleista löydät selventävän blogikirjoituksen linkin takaa.
  • Missä muodossa haluat kirjanpitäjäsi kanssa asioida?
    Haluatko jutella asioista aina kasvokkain vai onko esimerkiksi sähköpostilla tai puhelimitse tapahtuva kommunikointi riittävää?

eTaskun blogissa olemme aiemmin käsitelleet tilitoimiston valintaa hieman laajemminkin.

Myös Taloushallintoliiton sivuilta löytyy evästystä siihen, mitä sinun tulee ottaa huomioon tilitoimiston asiakkaana.

3) Ajatteletko yrityksesi kirjanpidon olevan tilitoimiston soolosuoritus?

Jos vastasit kyllä, mieti uudestaan. Vaikka osakeyhtiön tai toiminimen kirjanpito ulkoistettaisiin tilitoimistolle, yrittäjänä sinun työsi on tehdä yhteistyöstä mahdollisimman sujuvaa – kirjanpitäjät eivät nimittäin ainakaan vielä pysty lukemaan ajatuksiasi.

Käytännössä sujuva yhteistyö kirjanpitäjän kanssa tarkoittaa esimerkiksi sitä, että:

  • Pidät kirjanpitäjäsi kartalla yrityksesi tulevaisuudesta.
    Esim. tulevat investoinnit, sopimukset jne.
  • Uskallat kysyä, jos jokin asia ei ole sinulle selvä.
    Tyhmiä kysymyksiä ei ole olemassa.
  • Toimitat kirjanpitomateriaalit täydellisenä, järjestyksessä ja ajallaan.
    Jos jatkuvasti lipsut tästä, huomaat sen kyllä kirjanpidon hinnassa!

Muista siis huolehtia, että kirjanpitäjä saa sinulta aivan kaikki yrityksesi talouteen liittyvät tositteet. Kirjanpito perustuu lakiin, ja tositteista tulee käydä ilmi kaikki määrätyt asiat. Puutteellisten tietojen perään soitteleva kirjanpitäjä ei kiusaa sinua tahallaan – se kuuluu hänen työhönsä.

Summa summarum: Oy:n tai toiminimen kirjanpidon ulkoistaminen ei tarkoita sitä, että jätät kirjanpitäjän oman onnensa nojaan. Mitä tarkemmin hoidat oman ruutusi, sitä jouhevammin yrityksesi kirjanpidon tekeminen hoituu.

4) Millä tavalla toimitat kirjanpidon materiaalit tilitoimistoon?

yrittäjän kirjanpito

Voit itse auttaa kirjanpitäjääsi vähentämään rutiinitöihin kuluvia työtunteja.

Siksi jo yritystoiminnan alkuvaiheessa sinun kannattaa pohtia, miten voisit hoitaa yrityksen kirjanpidon rutiinitöitä mahdollisimman automatisoidusti.

Esimerkiksi verkkolaskujen automaatio sekä kuittien ja tositteiden toimittaminen kirjanpitoon sähköisesti ovat asioita, jotka säästävät sekä omaa että kirjanpitäjäsi aikaa.

Mitä vähemmän materiaalia toimitat kirjanpitoon paperimuodossa, sitä vähemmän aikaa kirjanpitäjältäsi kuluu tositteiden manuaaliseen käsittelyyn ja tallennustyöhön.

Myös virheiden määrä vähenee ja kirjanpitäjä voi käyttää aikansa johonkin hyödyllisempään – esimerkiksi yrityksesi taloudellisen tilanteen tarkasteluun ja sen sparraamiseen.

Jos sähköinen taloushallinto kuulostaa aivan heprealta, ota asia puheeksi tilitoimistoa valittaessa.

Lupaamme, että asiantuntevat kirjanpitäjät osaavat kyllä kertoa sinulle hyödyistä ja hinnoista selkokielisesti ja konkreettisia esimerkkejä käyttäen.

Asiat eivät usein ole niin vaikeita kuin miltä ne ensihätään kuulostavat.

Pienyrittäjille suunnattujen kirjanpito-ohjelmien ja -palvelujen käyttöliittymät ovat vuosi vuodelta helppokäyttöisempiä.

Kysy tilitoimistosta, mitä vaihtoehtoja sinulle voitaisiin tarjota manuaalisen tositerumban sijaan!

5) Ovatko kirjanpidon perusasiat tuttuja?

Tätä aihetta sivusimmekin jo hieman edellä. Vaikka hyvä tilitoimisto on yrityksesi kirjanpidon kannalta painonsa arvoinen kultaa, yrittäjänä sinun on silti itsekin ymmärrettävä ainakin kirjanpidon alkeet ja peruskäsitteet.

Vaikka nämä aiheet eivät välttämättä kuulu aloittelevien yrittäjien suurimpiin mielenkiinnon kohteisiin, niihin kannattaa silti paneutua. Syyt ovat hyvin yksinkertaisia:

  • Et hyödy paljoakaan kirjanpitäjän tuottamista materiaaleista ja raporteista, jos et ymmärrä, mitä niissä mainitut asiat ja termit tarkoittavat.
  • Hahmotat myös paremmin, mitkä kaikki kirjanpitomateriaalit sinun tulee tilitoimistoon toimittaa ja milloin.
  • Myös kirjanpidon hinnoittelusta on helpompi ottaa tolkkua, kun termit ovat selvillä ja ymmärrät, mistä lasku muodostuu.

Kirjanpitäjäsi vastaa mielellään kysymyksiisi, mutta kannattaa silti ottaa asioista selkoa jo etukäteen.

Mikäli esimerkiksi tositteiden, tilikausien, vientien, taseiden ja muiden käsitteiden selitykset ovat vielä epäselviä, ota termit haltuun kirjojen tai verkko-oppaiden avulla.

Kiität myöhemmin itseäsi ja osaat tällöin myös kysyä kirjanpitäjältäsi parempia lisäkysymyksiä!

Yhteenveto

Jo hyvinkin pienen yrityksen tai toiminimen kirjanpito voi olla paljon muutakin kuin pelkkää lakisääteistä menojen ja tulojen ynnäämistä ja liiketapahtumien kirjaamista.

Yrittäjänä valinnan teet kuitenkin sinä itse. Mikäli päätät ulkoistaa kirjanpidon tilitoimistolle, kysy miten voisit auttaa kirjanpitäjääsi palvelemaan sinua paremmin.

Selkeästi mietitty työnjako, sujuva kommunikointi ja sähköisten ratkaisujen hyödyntäminen ovat asioita, joista koituu etua yhteistyön molemmille osapuolille!

Miksi uuden yrittäjän kannattaa hyödyntää eTaskua kirjanpidon rutiineissa?

Kun hankit yrityksellesi kirjapitäjän, sinun kannattaa tehdä hänen työnsä mahdollisimman helpoksi. Suomeksi tämä tarkoittaa sitä, että toimitat kirjanpitäjälle ajoissa ja järjestyksessä aivan jokaisen kuittisi ja tositteesi.

Alla 5 hyvää syytä siihen, miksi on järkevää hoitaa tämä rutiini eTaskun avulla.

1) Kun toimitat kuittisi kirjanpitäjälle älypuhelimellasi, kirjanpitäjällä ei kulu laskutettavaa työaikaa paperisten kuittitietojen manuaaliseen näpyttelyyn.

2) Kirjanpitäjän ei myöskään tarvitse soitella perääsi puuttuvien kuittien takia, koska jokainen kuitti tulee kuvattua heti oston jälkeen.

3) Myös kaikki verovähennykset saa tehtyä täysimääräisesti, kun tarvittavat kuitit ja tositteet ovat heti tallessa kirjanpidossa.

4) Säästät omaa aikaasi, kun ainuttakaan kadonnutta kuittia ei enää tarvitse etsiä. eTaskussa kuitit ja tositteet myös säilyvät automaattisesti varmuuskopioituina kirjanpitolain vaatiman ajan. Voit eTaskun Dokumentti-ominaisuuden avulla toimittaa kirjanpitäjällesi aivan kaiken vaadittavan kirjanpitoaineiston.

5) Mikäli työhösi kuuluu matkustamista, myös matkalaskut hoituvat samalla sovelluksella. Kilometrimäärät ja -korvaukset eTasku laskee automaattisesti sovellukseen syöttämiesi tietojen perusteella. Matkalaskujen hyödyntämättä jättäminen on hukkaanheitettyä rahaa.

eTasku on mukana helpottamassa jo yli 15 000 yritysasiakkaan kirjanpidon rutiineja. Kysy lisätietoa meiltä tai kirjanpitäjältäsi ja tutustu palvelun hyötyihin. eTaskua voit kokeilla täysin ilmaiseksi ilman sitoumuksia.

Yli 90 prosenttia eTaskua kokeilleista yrittäjistä on jatkanut palvelun käyttöä ilmaisen kokeilukuukauden jälkeen. Meidän mielestämme se on aika hyvä osoitus siitä, että homma toimii.


Lue myös nämä blogikirjoitukset: