Uusi yrittäjä, näin pidät kirjanpidon kustannukset kurissa!

Julkaistu: 9.3.2018
Uusi yrittäjä, näin pidät kirjanpidon kustannukset kurissa!

Kun tilitoimiston ovesta marssii sisään uusi asiakas, yksi ensimmäisistä kysymyksistä liittyy aina kirjanpidon hintaan. Kysyimme tilitoimistoista ja Taloushallintoliitosta, mitä hinnoitteluun liittyviä asioita aloittavan pienyrittäjän on syytä tietää etukäteen kirjanpitopalveluja ostaessaan.

Moni uusi yrittäjä epäröi aluksi kirjanpidon ulkoistamista, koska tilitoimiston hinta mietityttää. Hinnoittelumalleja on olemassa useita erilaisia ja jotkut työvaiheet veloitetaan erikseen – tämän takia aloittavan yrittäjäkokelaan voi olla vaikea muodostaa käsitystä siitä, mitä kirjanpito todellisuudessa maksaa.

Kun lasku tilitoimistosta saapuu, kirjanpidon kustannukset voivat perustua:

  • tuntihinnoitteluun,
  • kiinteään hintaan,
  • tositteiden tai vientien määrään tai
  • edellä mainittujen mallien yhdistelmään.

Yleensä ensimmäiset suuntaviivat oikean hinnoittelutavan löytämiseen tarjoaa kysymys yrityksen tulevaisuuden näkymistä – onko liiketoiminta jatkumassa samalla laajuudella vai onko suunnitelmissa heti nopea kasvupyrähdys?

Tuntiperusteisesti vai kiinteällä hinnalla?

Tilitoimistoketju Suomen Talousverkko Oy:n myynnistä ja asiakkuuksista vastaava Noora Monte kertoo, että kiinteä kirjanpitohinta on yleensä hyvä valinta, jos liiketoiminnan laajuus on etukäteen ennustettavissa ja toiminta jatkuu suhteellisen samanlaisena kuukaudesta toiseen.

”Moni yrittäjä arvostaa, että kirjanpidon kulut voi ennakoida budjettiin tarkasti etukäteen”, Monte toteaa.

Kiinteä hinnoittelumalli ei tietenkään poissulje yrityksen kasvua. Usein tilitoimistolta kannattaa pyytää tarjouksen yhteydessä useampi esimerkkilaskelma siitä, mitä kirjanpito maksaa nyt ja mikä on uusi hinta liiketoiminnan kasvaessa tiettyjen raamien yli.

Tuntiperusteinen hinnoittelu puolestaan sopii Monten mukaan kaikista parhaiten tilanteisiin, joissa uuden yrittäjän suunnitelmissa on kasvattaa liiketoimintaa, mutta aikataulu ja kasvun mittaluokka ovat vielä täysin hämäränpeitossa. Tuntihinnoittelussa asiakas voi aluksi maksaa pienempää hintaa, ja toiminnan kasvaessa kirjanpidon kulut nousevat samassa suhteessa.

”Tällöin ei mennä siihen loukkuun, että kiinteästä hinnasta joudutaan heti keskustelemaan uudestaan, jos toiminta alkaakin äkisti kasvaa. Kun yritys lähtee lentoon, on yrittäjällä siinä vaiheessa paljon muutakin mietittävää kuin kirjanpidon hinta”, Monte kertoo.

Tuntiperusteisessa hinnoittelumallissa yrittäjän on kuitenkin muistettava pyytää tilitoimistolta arvio siitä, kuinka pitkään oman tositemäärän käsittely yleensä vie aikaa. Kalliilta näyttävä tuntihinta ei itsessään kerro mitään, jos tarjouksen tehnyt tilitoimisto hoitaakin työt kilpailijoitaan sukkelammin.

Vaikka peruskuukausikirjanpito hoidettaisiin kiinteällä hinnalla, lisätyöt laskutetaan monesti tunneittain. Näihin voivat kuulua esimerkiksi tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tekeminen sekä laajemmat neuvonta- ja konsultointipalvelut.

Pienistä, arkipäiväisistä kyselyistä ei kuitenkaan tarvitse maksaa erikseen – niihin vastaaminen on kirjanpitäjille päivittäistä peruskauraa.

Yhdistelmämalli tulee monelle tutuksi

Käytännössä monen uuden tilitoimistoasiakkaan kirjanpitokustannukset koostuvat kiinteän ja tuntiperusteisen hinnoittelumallin yhdistelmästä.

”Esimerkiksi tilinpäätöstä tehdessä voi avautua mahdollisuus verosuunnittelulle, joten työhön kuluvaa tarkkaa tuntimäärää ei pysty etukäteen täysin aukottomasti ennustamaan. Siksi tilinpäätös laskutetaan usein tuntihinnalla, vaikka muu hinnoittelu olisikin kiinteää”, Monte kertoo esimerkin.

Talousverkko Oy:ssä kirjanpidon ja taloushallinnon työt hinnoitellaan joko kiinteästi, tuntiperusteisesti tai yhdistelmämallilla. Monten mukaan tosite- tai vientipohjainen hinnoittelutapa voi kuitenkin olla edullinen ratkaisu sellaiselle yrittäjälle, jolla on vähän tositteita, mutta paljon neuvonnan tarvetta.

”Tosite- ja vientiperustaisuus voi pikkuhiljaa olla katoava luonnonvara, koska tulevaisuudessa automaatio paranee ja kone hoitaa viennit. Jatkossa tilitoimistot laskuttavat enemmissä määrin raportoinnista, neuvonnasta ja asiakasyrityksen talouden ohjaamisesta.”

Jos tilitoimisto tarjoaa vienti- tai tositeperustaista hinnoittelutapaa, uuden yrittäjän kannattaa ottaa kyseiset käsitteet jo ennalta haltuun esimerkiksi Taloushallintoliiton ylläpitämästä kirjanpidon ABC:stä. Läheskään kaikille uusille yrittäjille ei ole itsestäänselvyys, että tosite tarkoittaa sataa muutakin asiaa kuin pelkkää kuittia.

Mikäli perushinta sisältää tietyn määrän tositteita, kannattaa myös selvittää, kuinka paljon yhdestä rajan ylittävästä lisätositteesta koituu ylimääräistä maksettavaa. Kuukauden yhdestoista tosite on usein se kaikkein kallein.

Älä yllätä kirjanpitäjääsi – kiinteä hinnoittelumalli vaatii hyvää kommunikaatiota

Kun automaatio lisääntyy ja tilitoimisto kehittää palvelujaan, kirjanpidon rutiinitöihin kuluu koko ajan vähemmän työtunteja. Tämän takia niin sanottujen peruskirjanpitotöiden tuntihinnoittelu tulee jatkossakin väistämättä vähenemään.

Taloushallintoliiton johtava asiantuntija Janne Fredman toteaa, että kuukausikirjanpidon kiinteät hinnoittelumallit ovat tilitoimistoalalla koko ajan yleistymään päin.

Niihinkin liittyy silti muutama mahdollinen kompastuskivi, joiden kanssa uusien ja nykyistenkin tilitoimistoasiakkaiden kannattaa olla tarkkana.

”Kiinteän mallin toimiminen edellyttää, että asiakas ja tilitoimisto onnistuvat yhdessä muodostamaan kuvan kirjanpidon työläydestä – millaista liiketoimintaa kirjanpidon laatimisen näkökulmasta harjoitetaan ja millaiset ovat tositemäärät? Yrittäjän on myös pidettävä tilitoimisto kartalla siitä, mihin suuntaan yritystä ollaan viemässä ja millaisia tositemääriä on odotettavissa nyt ja jatkossa.”

Fredman nostaa esiin arkipäiväisen käytännön esimerkin.

”Jos yrittäjä päättää laajentaa tuotteidensa myyntiä vaikkapa kansainväliseen verkkokauppaan, saattaa kirjanpidon työmäärä kasvaa rajusti. Tositteiden kaivaminen verkkokaupan syövereistä kysyy kirjanpitäjältä aikaa ja hermoja.”

Toinen kiinteään hinnoittelumalliin liittyvä kysymys on se, mitä peruspaketti sisältää. Fredmanin mukaan alalla on jo nähtävissä hintakilpailua, ja kirjanpidon järjestämistä miettivän yrittäjän on helppo vertailla kiinteitä kuukausihintoja, jotka saattavat näyttää hyvinkin edullisilta. Hintoja tuijottaessa kannattaa kuitenkin muistaa muutama olennainen asia:

”Kiinteisiin hintoihin on jo leivottu sisään se, että kirjanpitomateriaalit toimitetaan ajallaan ja sovitussa muodossa, ja tästä on vastuu yrittäjällä. Halvalta näyttävä kuukausihinta ei myöskään voi sisältää ylenpalttista määrää veroneuvontaa tai muita vastaavia asiantuntijapalveluja.”

Tilitoimistopalveluja ostaessa pienyrittäjän kannattaa selvittää tarkkaan, mitä kiinteällä hinnalla tarjottu paketti oikeasti sisältää ja mitkä ovat lisäpalveluita, joista veloitetaan erikseen. Entä riittävätkö samat peruspalvelut enää vuoden päästä, mikäli liiketoimintaa on tarkoitus kasvattaa?

Myös lisäpalveluille pystyy joissain tapauksissa sopimaan projektikohtaisia könttähintoja. Jos työhön kuluvaa aikaa on kuitenkin vaikea ennustaa etukäteen, tilitoimiston on järkevintä veloittaa palveluista tuntihinnalla – yrittäjä saa toki tällöinkin etukäteen suuntaa-antavan arvion kustannuksista.

Paljonko tilitoimisto veloittaa?

Lukuja tiskiin: mitä kirjanpito maksaa?

Lopuksi kenties se olennaisin kysymys: paljonko uuden pienyrittäjän kirjanpitokustannukset vuodessa oikein ovat? Tarkan hinnan määrittely on yhtä helppoa kuin käytetyn Mazdan arvonmittaus, mutta suuntaa-antavia arvioita voidaan tehdä.

Monten mukaan 50 euron kuukausihinnan alle on sivutoimisenkin yksinyrittäjän vaikea päästä, mikäli tapahtumia ja tositteita oikeasti kertyy joka kuukausi.

Hinta voi olla halvempi, jos yrittäjä on pidemmän ilmoituskauden piirissä ja toimittaa vähäisen määrän kuitteja neljännesvuosittain tai kerran vuodessa.

Tositteiden määrän kasvaessa myös kirjanpidon hinta luonnollisesti nousee nopeasti. Monte muistuttaa, ettei itselle sopivinta tilitoimistoa kuitenkaan pidä kiikaroida vain halvat kustannukset mielessä.

”Kannattaa pohtia, haluaako kirjanpitäjän, josta on oikeasti apua vai sellaisen, joka pelkästään huolehtii pakolliset rutiinit kuntoon.”

Kun kuukausikirjanpidon päälle lisätään tilinpäätös, liikutaan noin tuhannen euron vuosikustannuksissa. Pienille toiminimille tilinpäätös maksaa yleensä noin 200-400 euroa, osakeyhtiöillä hinta on jonkin verran kalliimpi.

Vaikka toiminimen perustaneilta yrittäjiltä tilinpäätöstä ei pääsääntöisesti vaadita, useimmiten sen tekemättä jättäminen on väärä paikka säästää. Pelkästään veroilmoituksen tekemistä varten tilinpäätös on usein laadittava melko pitkälle valmiiksi – lisäksi kuvioon astuvat myös henkilökohtaiset syyt:

”Pienyrittäjiltä väliltä unohtuu, että he ovat yhtä kuin yrityksensä. Esimerkiksi asuntolainaa tai luottokorttirajan korotusta hakiessa tilinpäätöstä kysytään ja sen tekeminen jälkikäteen on aina kalliimpaa”, Monte toteaa.

Uusi yrittäjä! Älä tuskaile kuittien, matkalaskujen ja muiden tositteiden kanssa, vaan lähetä kaikki aineisto kirjanpitäjällesi helposti puhelimella. eTasku toimii myös selaimessa, ja voit kokeilla sitä kuukauden ajan ilmaiseksi ilman sitoumuksia. eTasku on Suomessa käytössä jo yli 15 000 yrityksessä, ja reilusti yli puolet maamme tilitoimistoista vastaanottaa kirjanpidon materiaaleja sovelluksemme avulla. Kysy lisää meiltä tai suoraan omasta tilitoimistostasi.


Lue myös nämä blogikirjoitukset: