ALV-vähennys yrityksen kuluista – mitä saa vähentää?

Pikaopas arvonlisäveron vähennysoikeuteen

Arvonlisäveron vähennysoikeuteen liittyvät kysymykset askarruttavat monesti varsinkin uudempia yrittäjiä.

Mitä saikaan vähentää ja milloin sovelletaan poikkeussäännöksiä? Kertyykö firman pikkujoulujen kestityskuluista alv-vähennyksiä? Entäpä yrityksen nimiin ostetun auton käytöstä? Miten käy alvien, jos kuitti katoaa?

Näihin ja moniin muihin usein kysyttyihin kysymyksiin löydät vastaukset alta.

Mitä arvonlisäveron vähennysoikeus tarkoittaa?

ALV-vähennysoikeus tarkoittaa, että voit vähentää yrityksesi ostoihin sisältyneet arvonlisäverot myyntiesi sisältämistä alveista. Tämä estää veron kertaantumisen.

Näin ollen lopullisiin kuluttajahintoihin kohdistuu vain yhdenkertainen vero, joka jää loppukäyttäjien eli tavallisten kuluttajien maksettavaksi.

ALV-vähennys käytännössä – rautalankaesimerkki

Yrityksesi on myynyt kuukauden aikana tuotteita asiakkaille 2480 euron (2000 € + alv 24 %) edestä. Verottajalle tilitettävän arvonlisäveron määrä olisi tässä tapauksessa 480 euroa.

Olet kuitenkin tehnyt kuukauden aikana liiketoimintaasi varten 1240 euroa (1000 € + alv 24 %) maksaneen hankinnan.

Voit tällöin vähentää ostoon sisältyneen alv:n määrän omien myyntiesi alveista (eli 480 € – 240 €), jolloin verottajalle maksettavan alv:n määrä on 240 €.

Tätä tarkoittaa alv-vähennys käytännössä.

Jos yrityksesi ostojen sisältämän alvin määrä on isompi kuin myyntien sisältämän – esimerkiksi liiketoiminnan alkuvaiheessa, jolloin myyntiä ei vielä kerry – Verohallinto maksaa erotuksen alv-palautuksena yrityksesi tilille.

Ei enää hukattuja kuitteja ja alv-menetyksiä

Luo tunnukset ja kokeile, kuinka helppoa ja nopeaa aineiston toimittaminen voi olla.

Aloita maksuton kokeilu

Mitä edellytyksiä arvonlisäveron vähentämiselle on asetettu?

Arvonlisäverolaki määrittelee sen, missä puitteissa yllä olevaa esimerkkiä voidaan soveltaa. Käytännössä oikeus alv-vähennykseen syntyy, kun:

• Hankinta on tehty arvonlisäverovelvolliselta eli alv-rekisteriin kuuluvalta yritykseltä. Muutamia poikkeustoimialoja lukuun ottamatta kaikki yli 15 000 euron liikevaihtoa pyörittävät yritykset ovat alv-velvollisia, eli ne joutuvat lisäämään tuotteidensa hintaan alv:n osuuden. Jos myyjä ei kuulu alv-rekisteriin, se ei sisällytä palveluidensa tai tuotteidensa hintaan arvonlisäveroa, joten tällöin mitään vähennettävää ei luonnollisesti ole.

• Hankinnan on tultava alv-velvollisuuden alaiseen liiketoimintakäyttöön, eli henkilökohtaiseen yksityiskäyttöön tulevien ostojen alveja et voi vähentää. Mikäli hyödynnät ostamaasi tuotetta useammalla toimialalla – josta osa on arvonlisäverovelvollisuuden ulkopuolella – et voi vähentää alveja tällaisen käytön osalta. Kuvitteellisena esimerkkinä mainittakoot tilanne, jossa koulutettuna hierojana ja personal trainerina työskentelevä yrittäjä tekee hankinnan, jota hän hyödyntää molemmissa liiketoiminnoissaan. Personal trainer -palveluiden myynti on alv-velvollista toimintaa, mutta hierontapalvelut jäävät arvonlisäveron soveltamisalan ulkopuolelle. Jälkimmäisen käytön osalta alv-vähennyskelpoisuutta hankinnasta ei synny.

Jos olet ostamassa tuotteita tai palveluita liiketoimintaasi varten, voit aina tarkistaa myyjäyrityksen arvonlisäverovelvollisuuden YTJ-tietokannasta.

Huomaa myös, että rakennusalalla sovelletaan käännettyä alv-velvollisuutta.

Arvonlisäveron vähennysoikeutta koskevat rajoitukset ja erityistilanteet

Edellisistä esimerkeistä poiketen joidenkin yritystoimintaa varten tekemiesi ostojen sisältämät arvonlisäverot jäävät vähennysoikeuden ulkopuolelle. Näitä ovat esimerkiksi:

Edustusmenojen alv:t

Edustusmenoiksi luokiteltavien kulujen sisältämät arvonlisäverot eivät ole vähennyskelpoisia.

Edustusmenolla tarkoitetaan tiivistetysti sellaista kulua, joka syntyy yrityksesi ulkopuolisiin henkilöihin kohdistuvasta vieraanvaraisuudesta, jonka tarkoituksena on edistää tai luoda uusia liikesuhteita.

Markkinointi- ja neuvottelukulujen sisältämät alv:t sen sijaan voi vähentää täysimääräisesti.

Edustuskulujen, markkinointikulujen ja neuvottelumenojen ero on käyty tarkemmin läpi linkin takaa aukeavassa pikaoppaassa.

Yrityksen auton alv-vähennysoikeus riippuu ajoneuvosta ja sen käyttötarkoituksesta

Yrityksen käytössä olevan henkilöauton hankintahintaan ja käyttökuluihin liittyvät alv:t saa pääsääntöisesti vähentää vain, mikäli auto tulee vain ja ainoastaan liiketoimintakäyttöön. Toisin sanoen vähäinenkin yksityiskäytön osuus kumoaa vähennysoikeuden kokonaan.

Muista, että kodin ja varsinaisen työpaikkasi väliset ajot luokitellaan yksityisajoiksi, eli tällainen käyttö poistaa heti vähennyskelpoisuuden. Sen sijaan matkat kotoa asiakkaan luokse ja takaisin ovat työajoa.

Arvonlisäverot voit kuitenkin vähentää osittain sellaisissa poikkeustilanteissa, joissa auto on hankittu:

• myytäväksi tai vuokrattavaksi
• ammattimaiseen henkilökuljetuskäyttöön tai
• ajo-opetusta varten.

Näissä tapauksissa saat vähentää alvit liiketoimintakäyttöä vastaavalta osuudelta, eli yksityiskäytön osuus oikaistaan pois. Yksityis- ja työkäytön erottelet Verottajalle pitämällä säntillisesti ajopäiväkirjaa.

Jos osakeyhtiötä pyörittävä yksinyrittäjä ostaa firmansa nimiin henkilöauton, eikä hänellä ole entuudestaan toista ajoneuvoa, verottajalle voi olla hyvin vaikea uskotella, etteikö kyseisellä ajoneuvolla ajettaisi myös yksityisajoja.

Sen sijaan hyvä esimerkki alv-vähennyskelpoisesta henkilöautosta voi olla asennusfirman tai vartiointiliikkeen nimissä oleva auto, josta pidetään tarkkaa ajopäiväkirjaa ja joka seisoo yrityksen liiketilan pihassa työajojen ulkopuolella.

Yrityksen pakettiauton alv-sääntely eroaa henkilöautoista

Jos kyseessä kuitenkin on pakettiauto, saat tehtyä ajoneuvon osto- ja käyttökuluista alv-vähennykset liiketoimintakäyttöä vastaavalta osuudelta. Toisin kuin henkilöautoissa, yksityisajot eivät siis automaattisesti poista vähennysoikeutta kokonaan – näiden osuus vain napsaistaan pois.

Huomaa kuitenkin, että kaikissa tapauksissa auton hankintahinnasta tehtävän alv-vähennyksen edellytys on se, että auto on ostettu alv-velvolliselta toimijalta – esimerkiksi autoliikkeeltä. Yksityishenkilöltä käytettynä ostetun auton hinta ei sisällä arvonlisäveroa, eikä sitä näin ollen voida vähentää.

Ajoneuvon ostoa, myyntiä ja käyttöä käsitteleviä alv-säännöksiä on puitu tarkemmin Verohallinnon ohjeistuksessa.

Entäpä henkilökuntajuhlien alv-vähennysoikeus?

Firman pikkujoulujen, kesäpäivien ja muiden henkilökuntajuhlien aiheuttamien kulujen verovähennykset ovat tyypillinen asia, josta yrittäjät usein kyselevät kirjanpitäjiltään.

Pääsääntöisesti juhlakulut ovat kokonaan vähennettävissä sekä tuloverotuksen että myös arvonlisäverojen osalta – kunhan tietyt edellytykset täyttyvät:

• Yrityksen on täytynyt määrätä juhlille tietty aika ja paikka. Extempore-tyylillä perjantain päätteeksi järjestettyjen pienen piirin juhlien kulut eivät siis kelpaa vähennyksiin.

• Juhlien on myös oltava avoimet koko henkilökunnalle (tai vähintäänkin tietylle osastolle, mikäli kyseessä on isompi yritys).

• Muiden kuin henkilökuntaan kuuluvien juhlijoiden (esim. kutsutut puolisot tai yrityksen asiakkaat) osalta juhlakulut eivät ole arvonlisäverovähennyskelpoisia.

Tilaisuuden ei ole pakko sisältää minkäänlaista virallista asiaohjelmaa. Edellä mainittujen ehtojen täyttyessä vähennysoikeus syntyy, vaikka tilaisuus lipsahtaisi kokonaan viihteen puolelle.

Jotta oikeus vähennyksiin voidaan todentaa, yrityksellä olisi kuitenkin syytä olla tallessa lista juhlaan osallistuneista henkilöistä, mikäli sitä verotarkastuksen hetkellä kysytään.

Selvää on tietysti myös se, että kaikki kuitit pitää huolehtia talteen, jotta alv-vähennysoikeus syntyy.

Myös firman juhlien alkoholikulut saa alv-vähennyksiin, kunhan vain edellä mainitut ehdot täyttyvät.

• Sinua saattaisi myös kiinnostaa: Mitä kuluja yrittäjä voi laittaa firman piikkiin?

Muut vähennysoikeutta koskevat rajoitukset

Arvonlisäverolain 114§:ssä linjataan lisäksi, että vähennysoikeutta ei synny, mikäli hankinta koskee:

• Verovelvollisen tai tämän henkilökunnan asuntona, harrastustilana tai vapaa-ajanviettopaikkana käytettävää kiinteistöä tai käyttöön liittyviä tavaroita ja palveluita. Esimerkkinä yrityksen työntekijän työsuhdeasuntoon kohdistuvat remonttikulut.

• Verovelvollisen tai tämän henkilökunnan asunnon ja työpaikan väliseen kuljetukseen liittyviä palveluita tai tavaroita.

• Jos kyseessä on yritys, joka harjoittaa sekä arvonlisäverollista että alv-vähennyksiin oikeuttamatonta toimintaa, se voi vähentää niin sanottujen yleiskulujen (esim. kirjanpitomenot) sisältämät alv:t siltä osin, kun ne kohdistuvat arvonlisäverolliseen liiketoimintaan.

Miten arvonlisäverovähennykset ilmoitetaan?

Arvonlisävero on oma-aloitteinen vero, jonka ilmoitat ja maksat sähköisesti Verohallinnon OmaVero-palvelussa.

Kun sinulla on kirjanpitäjä, hän muodostaa maksettavaksesi tulevan alvin määrän toimittamiesi kuittien ja tositteiden pohjalta. Tässä yhteydessä omien myyntiesi sisältämistä alveista vähennetään ostojen sisältämät arvonlisäverot.

Kirjanpitäjä ilmoittaa sinulle tämän jälkeen tilitettävän alv:n määrän. Halutessasi voit valtuuttaa kirjanpitäjäsi tekemään arvonlisäveroilmoituksen ja -maksun puolestasi.

Kuinka usein alvit pitää ilmoittaa?

Yli 100 000 euron liikevaihdolla operoivien, alv-rekisterissä olevien yritysten on ilmoitettava arvonlisäverot kuukausittain – tällöin eräpäivä on aina seuraavan kuukauden 12. päivä.

Pienemmällä liikevaihdolla alv-ilmoituskausi voi kuitenkin olla pidempi.

• Kun liikevaihto on 30 000 – 100 000 euroa, alvit voi ilmoittaa ja maksaa neljännesvuosittain.
• Alle 30 000 euron liikevaihdolla sama onnistuu kerran vuodessa. Tässä tapauksessa eräpäivä on verovuotta seuraavan helmikuun viimeinen päivä.

Alv-verokauden pituutta on mahdollista vaihtaa OmaVerossa, jos liiketoiminnan aloittamisesta on ehtinyt kulua yli vuosi. Ensimmäisen vuoden aikana jälkikäteinen vaihto ei ole mahdollista.

Kuitti kadoksissa – miten käy alv-vähennyksen?

Yrityksesi kirjanpitoaineisto koostuu liiketapahtumiin liittyvistä kuiteista ja muista tositteista, jotka muodostavat pohjan verotusta varten.

On hyvin tavallista, että aina silloin tällöin jokin tosite joutuu syystä tai toisesta kadoksiin. Jos olet maksanut laskulla, kopion pyytäminen onnistuu useimmiten ongelmitta. Kortilla tai käteisellä maksettaessa tilanne voi kuitenkin olla toinen, mikäli kuitti eksyy teille tietämättömille.

Jos yrityksen kuitti on kadonnut, voit tehdä kirjanpitäjällesi itse selvityksen kyseisestä ostotapahtumasta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi sähköpostilla ilmoitat

• mitä olet ostanut,
• mihin tarkoitukseen,
• mistä ja milloin,
• ja mihin hintaan.

Tällainen itse tehty ostoselvitys voidaan kirjata yrityksesi kirjanpitoon kuluksi, eli se laskee yrityksesi verotettavaa tulosta. Tällöin maksettavaksesi kertyvän tuloveron määrä on tietysti pienempi.

Arvonlisäveroa ostosta et kuitenkaan voi vähentää, mikäli kyseessä on itse laadittu kuitti.

Esimerkiksi 124 euroa (100 € + alv 24 %) maksaneeseen käteisostoon sisältyvää 24 euron alvia et saa miinustettua omien myyntiesi sisältämistä alveista.

Jos et onnistu paikantamaan kuittia, joudut turhaan tilittämään verottajalle ylimääräistä arvonlisäveroa.

Kadonneet kuitit siis maksavat yrityksellesi rahaa, ja hukkumisten toistuessa niistä muodostuu riski myös verotarkastuksessa.

Tästä syystä kaikki tositteet on hyvä säilöä talteen heti ostohetkellä ja toimittaa ne mahdollisimman nopeasti kirjanpitäjälle. Tilitoimiston näkökulmasta alv-ilmoitusten muodostaminen on vaivalloista, mikäli et toimita heille ajoissa kirjanpitoaineistoasi. Säntillisesti asiasi hoitamalla vältyt myös turhilta viivästysmaksuilta.