Kirjanpito-ohjelma Merit Aktivaa käytetään Suomessa jo lähes 8000 yrityksen kirjanpidon tekemiseen. Ohjelmaa käyttävä kirjanpitäjä tai kirjanpitonsa itse tekevä yrittäjä voi siirtää kuitit ja ostolaskut eTaskun avulla sähköisesti suoraan Merit Aktivaan. Tällä hetkellä integraatiota hyödynnetään yli tuhannen eTasku-asiakkaan kirjanpitoaineistojen käsittelyssä.
Merit Aktiva on selainpohjainen kirjanpito-ohjelma, jolla yrittäjät ja kirjanpitäjät voivat hoitaa taloushallinnon rutiinit sähköisesti. Yhteensä Merit Aktivaan luottaa noin 100 000 aktiivista yritystä. Isoimmat markkinat löytyvät Virosta ja Puolasta, mutta myös Suomessa ohjelmaa käytetään yli 7700 yrityksen kirjanpitoon.
Merit Aktivan operatiivinen päällikkö Annu Havukainen kertoo, että Suomessa suurin asiakaskunta koostuu kirjanpitonsa itse tekevistä pienyrittäjistä ja -yrityksistä sekä ohjelman yhteiskäyttömahdollisuutta hyödyntävistä tilitoimistoista.
”Meidän tyypillinen asiakkaamme on toiminimiyrittäjä tai pieni osakeyhtiö. Ja paljon on myös kirjanpitäjiä, jotka käyttävät Merit Aktivaa yhdessä omien asiakkaidensa kanssa. Myynnit kirjautuvat automaattisesti pääkirjaan, kun yrittäjä laatii ja lähettää myyntilaskunsa ohjelmasta. Tällöin yrittäjän tehtäväksi jää enää toimittaa kirjanpitäjälle ostolaskut ja kuitit.”
Havukainen sanoo, että Merit Aktivan asiakkaat arvostavat erityisesti ohjelman helppokäyttöisyyttä.
”Kun ohjelma on selainpohjainen, niin sitä ei tarvitse erikseen ladata tietylle tietokoneelle. Työskentelemään pystyy melkeinpä missä vaan, kunhan vain internet toimii. Paljon on tullut palautetta, että niin Merit Aktivan käyttöönotto kuin juoksevan kirjanpidon tekeminenkin sujuvat todella helposti moniin muihin ohjelmistoihin verrattuna.”
Mitä enemmän kuitteja, sitä enemmän aikaa säästyy
Merit Aktivaa käyttävillä kirjanpitäjillä on monia tapoja vastaanottaa kirjanpidon aineistot asiakkailtaan. Paperilla tai sähköpostitse saapuvan aineiston käsittelyyn verrattuna manuaalisen työn määrä vähenee, kun aineistot vastaanotetaan Merit Aktivaan eTaskun kautta.
eTasku on älypuhelimessa ja tietokoneen nettiselaimessa toimiva sovellus, jolla yritykset voivat toimittaa kuitit, ostolaskut ja muutkin yritystoiminnan dokumentit sähköisesti kirjanpitäjälle. Kuittitiedot eTasku lukee käyttäjän ottamasta valokuvasta automaattisesti.
Tällä hetkellä yli tuhannen eTasku-asiakkaan kirjanpitoaineistoja siirretään Merit Aktivaan ohjelmien välisen rajapinnan avulla. Tilitoimistoille eTasku on maksuton palvelu.
Materiaalit tiliöidään ja hyväksytään eTaskussa, jota kirjanpitäjä tai kirjanpitonsa itse tekevä yrittäjä käyttää tietokoneensa selaimessa. Tämän jälkeen aineistot kuvineen voidaan siirtää napinpainalluksella Merit Aktivaan. Myös tilikartan ja verokantojen hakeminen Merit Aktivasta eTaskuun onnistuu ilman manuaalista työtä.
eTaskulla aineistoja vastaanottava kirjanpitäjä saa ison osan kuiteista automaattisesti tiliöityinä, ja kadonneiden kuittien perään tarvitsee kysellä aiempaa harvemmin. Havukainen toteaa, että varsinkin ajankäyttö tehostuu, kun kuittitietoja ei tarvitse syöttää ohjelmaan manuaalisesti.
”Viitisen kuittia kuukaudessa on sellainen lukumäärä, että sen ehkä vielä viitsii syöttää käsin. Kun luku siitä nousee, alkavat kuittisovelluksen hyödyt näkyä. Aineiston käsittely nopeutuu ja inhimillisten virheiden riski pienenee, kun tiedot siirtyvät automaattisesti. Säästyy huomattava määrä aikaa ja sitä myöden myös rahaa.”
Yrittäjä hyötyy kuittisovelluksesta myös siten, että kuitteja ei pääse hukkumaan ja alv-vähennyksiä ei sen takia jää saamatta. Oston arvonlisäveroa ei voi vähentää, jos kuitti jää toimittamatta.
Myös kirjanpidon hinta voi nousta, jos kirjanpitäjä joutuu jatkuvasti selvittelemään hukkuneisiin kuitteihin tai epäselviin tositemerkintöihin liittyviä asioita.
Asiakkailla positiivisia kokemuksia ohjelmien yhteiskäytöstä
Havukainen kertoo, että Merit Aktivan ja eTaskun yhteiskäytöstä kiirinyt palaute on ollut tähän mennessä pelkästään positiivista.
”Integraatio ohjelmien välillä on ollut olemassa koko sen ajan, kun olen ollut talossa vuodesta 2018 alkaen. Tänä aikana tulleessa palautteessa on lähinnä kehuttu molempien palveluiden toimivuutta ja asiakastukea. Ohjelmat pelaavat sen verran hyvin yhteen, että ei meidän ole tarvinnut juuri koskaan selvitellä asiakkaidemme kanssa mitään eTaskuun liittyviä asioita.”
Havukainen suosittelee kuittisovelluksen käyttöä erityisesti niille yrityksille, jotka ovat ulkoistaneet kirjanpitonsa tilitoimistolle.
Merit Aktivan ja eTaskun yhteiskäyttö onnistuu toki mainiosti myös sellaisilta yrityksiltä, jotka tekevät kirjanpitonsa itse ilman tilitoimistoa. Tällöin yritykselle annetaan eTaskuun kirjanpitäjätunnukset, jolloin aineiston käsittely ja siirto Merit Aktivaan onnistuu aivan samaan tapaan kuin tilitoimistoillakin.
Lisätietoa eTaskun ja Merit Aktivan yhteiskäytöstä:
eTaskun ja Merit Aktivan välisen rajapinnan käyttöönotto kestää muutaman minuutin. Tarkemman ohjeistuksen löydät alta: