Käteisellä ja pankki- tai luottokortilla maksettujen ostokuittien toimittaminen kirjanpitäjälle on toistuva ja pakollinen rutiini lähes jokaiselle yrittäjälle. Toimitustavan voit kuitenkin yleensä valita itse.
Sekä yrittäjän että kirjanpitäjän työmäärä voi vaihdella hyvinkin paljon riippuen siitä, missä muodossa ja kuinka hyvässä järjestyksessä tositteet lähetetään ja vastaanotetaan.
Yrittäjän kannattaa olla asiasta kiinnostunut, koska säntillisyys aineiston toimittamisen kanssa on yleensä helppo tapa vaikuttaa niin kirjanpidon hintaan kuin omaan ajankäyttöön.
Alla vertailemme lyhyesti paperista aineiston toimittamista, sähköisiä välimalleja sekä varsinaisia kuittisovelluksia, joihin eTaskukin lukeutuu.
Kuiteilla täytetty kirjekuori on alan klassikko
Kuittien toimittaminen tilitoimistoon kirjekuoressa on pienyrittäjien keskuudessa tuttu ja turvallinen valinta, jonka suosio on kuitenkin viime vuosina ollut hieman hiipumaan päin.
”Ei se silti kokonaan katoamassa ole. Suomestakin löytyy kirjanpitäjiä, jotka ovat keskittyneet pelkästään niin sanottuihin paperiasiakkaisiin”, tilitoimistoyrittäjä Satu Cunningham hollolalaisesta Tilikeskus Isla Ky:stä kertoo.
Jos yrittäjän kirjanpito hoidetaan kokonaan paperilla, kirjanpitäjä järjestää saapuneet tositteet ensin toimintamallinsa mukaisessa järjestyksessä kirjanpitomappiin. Sen jälkeen kirjanpitäjä kirjaa tiedot manuaalisesti käyttämäänsä ohjelmaan katsoen jokaiselle liiketapahtumalle oikean kirjanpitotilin.
Kuitit tarvitsee säilyttää kirjanpitolain vaatiman ajan. Haalistuvista alkuperäisistä kuiteista kannattaa ottaa kopio, jotta ne säilyvät. Kaikki eivät näin kuitenkaan toimi, jolloin kuitit saattavat haalistua eikä niitä voi enää lukea. Yrittäjä voi hoitaa kopioinnin itse ennen aineiston toimittamista tai jättää sen sopimuksesta riippuen tilitoimiston tehtäväksi.
Kaikki paperilla saapuvat tositteet voidaan toki myös skannata tilitoimistossa tietokoneelle sähköiseen muotoon. Esimerkiksi kuiteista puhuttaessa kirjanpitäjä skannaa tällöin kaikki kuitit yksitellen ja nimeää ne päivämäärän tai muun käyttämänsä nimeämisperiaatteen mukaan. Tämän jälkeen kirjanpitäjä siirtää kuitit omaan sähköiseen järjestelmäänsä.
”Tässä mallissa yhteen tositteeseen käytettävä aika on yleensä kaikkein suurin, koska tositetta joudutaan käsittelemään monessa eri muodossa”, Cunningham toteaa.
Sähköposti tai Dropbox on monen pienyrittäjän suosima toimitustapa
Entäpä sitten, jos kuitit toimitetaan kirjanpitäjälle sähköpostilla tai esimerkiksi Dropboxin kaltaisen jaetun tallennustilan kautta?
Ensin yrittäjä kuvaa tai skannaa kuitit ja lataa ne joko pilvitallennuspalveluun tai sähköpostin liitetiedostoiksi. Pilvestä tai sähköpostista kirjanpitäjä lataa kuitit omalle tietokoneelleen, käy ne läpi ja tarvittaessa muuntaa tiedostot oikeaan muotoon ja nimeää ne uudelleen. Sitten kirjanpitäjä siirtää tositteet omista kansioistaan kirjanpito-ohjelmaan ja tekee tarvittavat kirjaukset.
Cunningham sanoo, että pääsääntöisesti yhden perusmuotoisen tositteen käsittely vie aikaa noin viisi minuuttia.
”Aika voi kuitenkin helposti tuplaantua tai jopa kolminkertaistua, jos esimerkiksi kuvatiedostoja tarvitsee muuntaa pdf-muotoon, tai jos tarvitsee tehdä selvityksiä kuitin tietoihin liittyen. Pdf-muodossa toimitettu kuitti on aina varmin vaihtoehto.”
Paperikuitteihin verrattuna sähköposti- tai Dropbox-kuittien käsittely on yleensä jo hieman nopeampi operaatio sähköistä kirjanpitoa tehdessä. Tämä korostuu, jos kuitteja on paljon ja ne ovat jo valmiiksi oikeassa muodossa ja hyvässä järjestyksessä.
Kuittisovellus suoraviivaistaa tositteiden viemistä kirjanpitoon
Kuittisovelluksen ensimmäinen hyöty on yleensä se, että sitä käytettäessä kuitit tulee kuvattua heti ostoksen jälkeen. Näin ollen yrittäjän tositteet eivät ehdi katoamaan ennen kuin ne pitäisi toimittaa kirjanpitäjälle.
Toinen etu on, että sovellukset ovat yhteensopivia useimpien suomalaisissa tilitoimistoissa käytettävien kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmien kanssa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että sovellukseen kuvatut kuitit voidaan tilitoimistossa siirtää kirjanpitoon nopeammin ja vähemmillä työvaiheilla kuin aiemmin mainituissa sähköisissä vaihtoehdoissa.
”Jos tavallinen ostokuitti muutoin vie käsittelyaikaa 5-10 minuuttia, niin eTaskulla sama aika on muutama minuutti”, Cunningham sanoo.
Yrittäjän työmäärää kuittisovelluksen käyttöönotto ei lisää. Esimerkiksi eTasku lukee älypuhelimella kuvatusta kuitista suoraan
- päivämäärän
- ostopaikan
- summan
- maksutavan
- arvonlisäverokannan.
Käyttäjän tehtäväksi jää vain kuitin luokituksen valitseminen ja mahdollisten lisätietojen syöttäminen.
Luokitus – kuten vaikkapa atk-kulut tai markkinointimenot – kertoo kirjanpitäjälle, millaisesta kulusta oli kyse. Lisätietoihin yrittäjä voi tarvittaessa täsmentää, että esimerkiksi kahvilakuitissa oli kyse asiakasneuvotteluista yritys X:n kanssa.
Sovellukseen kuvatut ja tallennetut kuitit ovat heti kirjanpitäjän nähtävillä. Kaikki eTaskuun tallennettu materiaali myös varmuuskopioidaan automaattisesti kolmelle eri palvelimelle ja tiedot pysyvät tallessa kirjanpitolain vaatiman ajan.
Kuvatun paperisen kuitin voi heittää roskiin, eikä sähköisiä kopioita tarvitse erikseen säilöä muistitikuilla tai kirjanpitomapeissa. Takuukuittejakin on tarvittaessa helppo etsiä yhdestä paikasta.
Kirjanpitäjän työn helpottaminen näkyy yrittäjän laskussa
Säntillisyys aineistojen toimittamisen kanssa on pienyrittäjille helppo tapa vaikuttaa siihen, etteivät kirjanpidon kustannukset nouse ennakoitua suuremmiksi.
Yrittäjälle tarjottava kiinteäkin kuukausihinta voi riippua siitä, missä muodossa hän lupaa aineistonsa tilitoimistoon lähettää. Olipa toimitustapa mikä tahansa, aineiston olisi hyvä saapua kirjanpitäjälle
- sovitussa muodossa ja ajassa
- hyvässä järjestyksessä
- tarvittavilla tiedoilla varustettuna.
Hukkuvat kuitit tai puuttuvat tositemerkinnät aiheuttavat lisätyötä niin yrittäjälle kuin kirjanpitäjälle.
”eTaskun kuukausimaksu on yleensä yksi edullinen keino pienentää kirjanpitäjän laskua. Kun yrittäjä ottaa tavaksi napata kuvat kuiteista, niin harvemmin niiden perään tarvitsee sen jälkeen kysellä”, Cunningham toteaa.
Kuva: iStock
Yrittäjä, kokeile eTaskua ilmaiseksi 30 päivän ajan!
eTaskulla toimitat kirjanpitäjällesi kuitit, matkalaskut ja muut tositteet helpoimmalla mahdollisella tavalla. Yli puolet suomalaisista tilitoimistoista vastaanottaa aineistoja eTaskun avulla, joten palvelu on todennäköisesti tuttu myös omalle kirjanpitäjällesi.
Voit testata eTaskua 30 päivän ajan ilmaiseksi ja ilman sitoumuksia.
Ps. Yli 90 prosenttia palvelua testanneista jatkaa eTaskun käyttöä ilmaisen testijakson jälkeen.