Pienyrittäjä, olethan valmistautunut uuteen verkkolaskulakiin?

Julkaistu: 12.3.2020
Pienyrittäjä, olethan valmistautunut uuteen verkkolaskulakiin?

Huhtikuussa 2020 astuu voimaan uusi verkkolaskulaki, joka muuttaa laskutusvaatimuksia yritysten välisessä kaupankäynnissä. Jos aihe ei vielä ole tuttu, voit ottaa tärkeimmät perusasiat haltuun käymällä läpi seuraavat viisi kysymystä.


1. Koskeeko asia minua?

Uusi verkkolaskulaki vaikuttaa yritystoimintaasi, jos liikevaihtosi on yli 10 000 euroa ja myyt tuotteita tai palveluita muille yrityksille tai julkishallinnon toimijoille.

Alle kymppitonnin liikevaihdolla operoivat pienyrittäjät ja ainoastaan kuluttajakauppaa tekevät yritykset jäävät uuden lain ulkopuolelle.


2. Mitä muutoksia uusi verkkolaskulaki tuo mukanaan?

Uuden lain astuessa voimaan sinun tulee pyydettäessä pystyä toimittamaan laskut yritysasiakkaillesi verkkolaskuina. Mikäli et näin tee, asiakkaillasi on oikeus jättää lasku maksamatta.

Vastaavasti voit myös itse vaatia muilta yrityksiltä, että he toimittavat sinulle jatkossa vain verkkolaskuja. Laki ei toki kiellä sinua vastaanottamassa jatkossa myös sähköposti- tai paperilaskuja, jos näin haluat tehdä.

Verkkolaskulaki pohjautuu Euroopan Unionin verkkolaskudirektiiviin, jonka tavoitteena on edistää taloushallinnon automatisaatiota ja yhdenmukaistaa sähköistä laskutusta EU-alueella. Aiemmin verkkolaskulaki on jo vaikuttanut julkishallinnon toimijoiden sähköiseen laskutukseen, mutta nyt muutos laajenee toden teolla koskemaan kaikkea yritysten välistä kaupankäyntiä. Myös Suomen valtio vastaanottaa huhtikuusta alkaen ainoastaan verkkolaskuja.

Laki asettaa omat vaatimuksensa myös hyväksytyille verkkolaskuformaateille ja laskun tietosisällöille. Laskutus- ja taloushallinto-ohjelmia pienyrittäjille tarjoavat ohjelmistotoimittajat pitävät huolen siitä, että heidän tuotteensa vastaa nykyisen lainsäädännön vaatimuksia.


3. Mikä verkkolasku on ja mikä se ei ole?

Verkkolasku tarkoittaa sähköistä laskua, joka välittyy järjestelmästä toiseen rakenteisessa sähköisessä muodossa, jolloin se on käsiteltävissä automaattisesti. Sähköpostilla lähetetyt laskut pdf-tiedostoineen eivät ole verkkolaskuja.

Verkkolaskun luominen ja lähettäminen ei kuitenkaan ole sen kummoisempi projekti kuin tavallisen sähköpostilaskunkaan. Voit luoda laskun käyttämälläsi laskutusohjelmalla normaaliin tapaan ja lopuksi valitset lähetystavaksi verkkolaskun. Sitten tarvitset enää tietoosi asiakkaan verkkolaskuosoitteen ja operaattoritunnuksen.

Verkkolaskuoperaattorin avulla lasku välittyy vastaanottajan ostolaskujärjestelmään, jossa lasku voidaan tarkistaa ja maksaa muutamalla napinpainalluksella. Maksutietoja ei tarvitse näpytellä manuaalisesti, eikä laskua tarvitse skannata tai tulostaa.

Verkkolaskujen maksaminen on asiakkaasi näkökulmasta katsottuna huomattavasti nopeampaa sähköposti- ja paperilaskuihin verrattuna, mistä johtuen monet yritykset haluavat vastaanottaa laskunsa nimenomaan verkkolaskuina. Ajalliset ja rahalliset hyödyt korostuvat laskumäärän kasvaessa, minkä vuoksi varsinkin monet isommat yritykset ovat jo pitkään vaatineet verkkolaskuja kaikilta yhteistyökumppaneiltaan.

Finvoice 3.0, TEAPPSXML 3.0 sekä kansainväliset UBL ja CII ovat uuden verkkolaskustandardin mukaisia hyväksyttyjä formaatteja. Sinun ei kuitenkaan tarvitse huolehtia teknisistä käsitteistä, kunhan käytössäsi on ajantasaiset standardit täyttävä laskutustyökalu.


4. Mitä asioita on hyvä selvittää ennen lain voimaantuloa?

Verkkolaskulain voimaantulo on erinomainen hetki syventyä hieman laajemminkin oman pienyrityksen taloushallintorutiineihin. Käy läpi ainakin seuraavat asiat:

  • Jos käytössäsi on jo sähköinen laskutusohjelma tai -työkalu, varmista että se tukee uuden verkkolaskulain vaatimuksia. Todennäköisesti näin on, ja kyseinen ohjelmistotoimittaja on informoinut sinua asiasta jo ajat sitten.
  • Mikäli olet aiemmin lähettänyt yritysasiakkaillesi vain paperi- tai sähköpostilaskuja, vertaile eri vaihtoehtoja verkkolaskujen lähettämiseen. Pienyrittäjille suunnitellut sähköiset laskutusohjelmat toimivat pääasiassa pilvipalveluina, eli voit käyttää niitä tietokoneesi nettiselaimessa tai mobiililaitteilla ilman ohjelmistoasennuksia. Kuukausihinnat lähtevät noin kymmenestä eurosta ylöspäin ja monia ohjelmia voi kokeilla ensin ilmaiseksi.
  • Entäpä saapuvat laskut? Varsinkin suurella kuukausittaisella ostolaskujen määrällä voit säästää rutkasti aikaasi vaatimalla kaikki laskusi jatkossa verkkolaskuina. Tällöin kannattaa harkita laajempaa taloushallinnon ohjelmistoa, jolla verkkolaskujen lähettämisen lisäksi voit myös vastaanottaa niitä. Simppeleitä työkaluja löytyy myös yksinyrittäjien tarpeisiin.

Asiantuntevin apu sinulle soveltuvien ohjelmistojen vertailuun löytyy omasta tilitoimistostasi.


5. Mitä hyötyä verkkolaskujen lähettämisestä ja vastaanottamisesta on?

Käydään vielä lopuksi lyhyesti läpi verkkolaskutuksen keskeisimmät hyödyt.

  • Kustannustehokkuus. Verkkolaskutus on suoraviivaisempaa ja halvempaa kuin paperilaskutus, jossa rahaa uppoaa esimerkiksi kirjekuoriin, kopiopapereihin, postituskuluihin sekä arkistointiin ja skannaamiseen liittyviin kustannuksiin. Varsinkin ostolaskujen käsittelyssä säästetään runsaasti aikaa ja rahaa.
  • Nopeus. Toisin kuin kirjeposti, lähetetty verkkolasku on perillä käytännössä heti. Näin ollen asiakkaallasi on muutama päivä enemmän aikaa maksaa lasku.
  • Toimitusvarmuus. Verkkolasku ei voi hukkua (tai joutua roskapostisuodattimeen) samaan tapaan kuin kirjeitse tai sähköpostilla lähetetty lasku. Tästä syystä verkkolaskut myös maksetaan varmemmin ja nopeammin. Taannoinen postilakko lienee monella yrittäjällä vielä tuoreessa muistissa.
  • Turvallisuus. Vastaanotetun verkkolaskun sisältämiä maksutietoja ei tarvitse näpytellä manuaalisesti uudelleen, jolloin virheiden määrä vähenee. Myös erilaisten huijauslaskujen tai petosten riski on olematon, koska verkkolaskuoperaattorien välisessä liikenteessä laskun lähettäjä ja vastaanottaja ovat aina tunnistettavissa.
  • Ympäristöystävällisyys. Verkkolaskuja lähettämällä ja vastaanottamalla saat karsittua paperin määrää pienyrityksesi taloushallinnossa.

 

Jäikö jokin askarruttamaan? Verkkolaskulain vaikutuksia ja sähköiseen laskutukseen siirtymistä on helpointa käydä läpi yhdessä oman kirjanpitäjän kanssa.


Lue myös nämä blogikirjoitukset: