”Tärkein syy käyttää eTaskua on, että se helpottaa valtavasti kaikkien työskentelyä”

Julkaistu: 11.3.2022. Muokattu viimeksi: 30.5.2022.
”Tärkein syy käyttää eTaskua on, että se helpottaa valtavasti kaikkien työskentelyä”

Asiakasreferenssi: Tilitoimisto Lundström Oy

Tilitoimisto Lundström otti eTaskun käyttöön vajaa viisi vuotta sitten kirjanpitojärjestelmän vaihtamisen yhteydessä. Sähköisesti kulkevat kuitit säästävät aikaa ja vaivaa niin tilitoimiston kirjanpitäjiltä kuin heidän asiakkailtaan.


Vuonna 1974 perustettu Tilitoimisto Lundström Oy palvelee asiakkaitaan Sipoossa ja Porvoossa kolmen toimipisteen ja 14 työntekijän voimin. Tilitoimiston asiakaskunta koostuu pääasiassa pienyrityksistä, joiden kanssa Lundströmin kirjanpitäjät ovat käyttäneet eTaskua syksystä 2017 alkaen.

”Otimme eTaskun käyttöön samalla, kun vaihdoimme kirjanpidon järjestelmää. Tällä hetkellä meidän asiakasyrityksistä noin 100 toimittaa meille kuitteja ja moni myös matkalaskuja eTaskun kautta”, yhtiön osakas, KLT-kirjanpitäjä Marina Nyberg kertoo.

Neljässä ja puolessa vuodessa kuittisovelluksen hyödyt ovat tulleet tutuiksi.

”Tärkein syy käyttää eTaskua on, että se helpottaa valtavasti kaikkien työskentelyä. Me löydämme nopeasti yhdestä paikasta ne kuitit, jotka tarvitsemme. Näemme heti senkin, jos jokin kuitti puuttuu, kun käytämme eTaskua yhdessä Fivaldin reskontratoiminnon kanssa. Ja jos yrittäjä välillä maksaa jotain yrityksen pieniä kuluja omilla rahoillaan, niin näitäkin menoja on eTaskun avulla helppo seurata, jotta ne saadaan kirjattua oikein”, Nyberg luettelee.

 

Ajan ja rahan säästö tärkeimpiä hyötyjä asiakkaille

eTaskun automaattinen kuvanlukuominaisuus tunnistaa kuitista automaattisesti maksutavan, ostopäivän ja -paikan, päivämäärän sekä arvonlisäverokannan. Asiakkaan tehtäväksi jää kuitin kuvaamisen jälkeen ainoastaan mahdollisten lisätietojen syöttäminen.

Tilitoimistoille eTasku on ilmainen palvelu, ja loppukäyttäjille hinta on 6,90-8,90 euroa kuukaudessa paketista riippuen. Nyberg toteaa, että hinta nousee harvoin kynnyskysymykseksi, kun tilitoimistossa keskustellaan asiakkaan kanssa eTaskun käyttöönotosta.

”eTasku maksaa usein itsensä takaisin jo sillä, että kuitteja ei enää huku. Jos asiakkaalta jää vuodessa parikin kuittia kadoksiin ja sen takia kirjaamatta, niin niistä aiheutuva kulu voi jo olla isompi eTaskun vuosihintaan verrattuna”, Nyberg sanoo.

Yrittäjältä säästyy rahan lisäksi myös aikaa, kun kaikki kuitit löytyvät tarvittaessa hyvässä järjestyksessä samasta paikasta. Kaikki eTaskuun tallennettu materiaali säilyy automaattisesti varmuuskopioituna kirjanpitolain vaatiman ajan, ja alkuperäisen kuitin voi heittää roskiin.

Vuosia vanhojen takuukuittien metsästäminen onnistuu nopeasti eTaskun hakutoiminnolla. Tämä vähentää selvittelytyötä myös tilitoimistossa.

”Silloin asiakkaan ei tarvitse soitella tilitoimistoon kuittia etsiessään ja alkaa muistelemaan, että missähän kuussa se ja se ostos olikaan tehty.”

 

Käytön ohjeistus sujuu rutiinilla

Nyberg toteaa, että eTaskun käyttöönotto on useimmiten hyvin suoraviivainen ja helppo operaatio niin kirjanpitäjän kuin asiakkaankin näkökulmasta.

”Teen yleensä niin, että laitan eTaskulle viestiä, että meillä asiakas haluaisi nyt ottaa palvelun käyttöön. Sitten kun ensimmäinen kuukausi on kulunut, niin käyn vielä yhdessä asiakkaan kanssa läpi eTaskun ominaisuuksia ja mahdollisia lisätarpeita käytön suhteen.”

Sekä Lundströmin kirjanpitäjät että kuitteja toimittavat asiakkaat ovat Nybergin mukaan olleet hyvin tyytyväisiä sähköiseen toimintamalliin. Vielä loppuun Nyberg antaa yhden vinkin sellaisille kirjanpitäjille, jotka ovat ottamassa eTaskua käyttöön asiakkaidensa kanssa.

”Sitä kannattaa painottaa, että asiakas varmistaisi kuittitietojen näkyvän kuvasta riittävän tarkasti. Meillä on tapana sanoa asiakkaalle, että jos sinä näet alvit, niin minäkin näen alvit. Se ohje on yleensä toiminut aika hyvin.”

 


Lue myös nämä blogikirjoitukset: