Onko työpaikkasi matkalaskuohjelma 1990-luvulta? Näin korjaat tilanteen!

Julkaistu: 18.3.2016
Onko työpaikkasi matkalaskuohjelma 1990-luvulta? Näin korjaat tilanteen!

Hyvä matkalaskuohjelma pelastaa monelta kärsimykseltä

Matkalaskun tekeminen on tuttua puuhaa jokaiselle työssään matkustavalle, mutta kukaan tuskin nauttii tietojen naputtamisesta matkalaskuohjelmaan — ainakaan, jos käytetty ohjelmisto ei ole riittävän helppo ja nopea käyttää.

Matkalaskujen rustaaminen onkin monessa yrityksessä malliesimerkki tarpeettoman vaikeasti hoidetusta työvaiheesta, jonka parissa työntekijöillä alkaa nopeasti nousta savua korvista.

Vain harva nauttii matkalaskun tekemisestä.

Näin ei kuitenkaan tarvitsisi olla, vaan asian voisi hoitaa myös helposti ja yksinkertaisesti. Tällöin säästetyn ajan pystyisi käyttämään vaikka tuottavan työn tekemiseen!

Toteutetaanko sinun työpaikallasi vielä 1990-luvulle sopivia toimintamalleja, kun kyse on matkalaskujen tekemisestä?

Se voi olla jopa todennäköistä, jos yrityksessäsi ei ole käytössä riittävän joustavaa ja helppokäyttöistä matkalaskuohjelmaa. Listasimme viisi asiaa, joihin tulisi kiinnittää huomiota, jotta yrityksesi tai organisaatiosi matkalaskukäytännöt saataisiin päivitettyä 2010-luvulle!

Mitä ominaisuuksia matkalaskuohjelmalta pitää vaatia?

1) 100% mobiili käyttöliittymä — matkalasku valmiiksi vaikka tien päältä

Elämme vuotta 2016, joten matkalaskun tietojen kirjaaminen ei voi eikä saa olla paikkaan sidottua. Matkalaskun tekeminen on työvaihe, jonka pitää onnistua nopeasti vaikka moottoritien pysähdyspaikalta käsin.

Tähän ratkaisuna ovat mobiilisovellus- tai selainpohjaiset matkalaskuohjelmat, joilla laskun pystyy tekemään matkapuhelimella, tabletilla tai tietokoneen selaimella mistä päin maailmaa tahansa. Tällaiset ohjelmistot laskevat myös kilometrikorvaukset ja päivärahat puolestasi.

Kun matkalaskun tiedot pystyy naputtamaan järjestelmään vielä työmatkan ollessa käynnissä, asiaan ei tarvitse enää palata, tiedot ovat tuoreessa muistissa, eivätkä kulukuitit ehdi katoamaan.

2) Kuittien skannaus mobiilisti — unohda skannerin tai printterin luona juokseminen

Mobiiliin taipuvan matkalaskuohjelman suurimpia hyötyjä on se, että matkaan liittyvät kulukuitit pystyy tallentamaan välittömästi niiden synnyttyä.

Kännykän tai tabletin kameralla otettu kuva kuitista liitetään muutamalla sormenpyyhkäisyllä matkalaskuun, jonka tallentamisen jälkeen kuitin voi nakata lähimpään roskakoriin.

Matkalasku kuitteineen on sen jälkeen varmassa tallessa arkistoituna, varmuuskopioituna ja odottamassa esimiehesi hyväksyntää.

Lasku on tietysti samalla myös sinun ja kirjanpitäjäsi reaaliaikaisesti saatavilla, ja voit palata tarkastelemaan tai muuttamaan tietoja milloin tahansa.

3) Selkeä ja nopea käyttöliittymä — matkalasku on minuutin homma!

Olet täyttänyt matkalaskua vartin verran, kunnes tallennushetkellä järjestelmä herjaa lomakkeen alkuvaiheessa ilmenneestä virheestä ja joudut aloittamaan koko urakan alusta. Valitettavan tuttua?

Hyvän matkalaskuohjelman perusvaatimuksia ovat selkeys ja käyttäjäystävällisyys. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että ohjelma opastaa matkalaskun tekijää tietoja syötettäessä.

Itsestään selvää on myös se, että ohjelma laskee kilometrit ja eurot puolestasi, sekä muistuttaa ja neuvoo heti, jos jotakin olennaista puuttuu. Ummikonkin on osattava käyttää ohjelmaa heti ensiyrittämällä.

Kun nämä asiat ovat kunnossa, matkalaskun naputtamisesta tulee nopeaa melkein itsestään. Tietojen syöttämiseen on turha käyttää aikaa minuuttitolkulla vain sen takia, että käytetty ohjelmisto on liian hidas tai monimutkainen.

Matkalaskun teko ei saa olla työmatkan hermojaraastavin etappi. Voit halutessasi käyttää siihen aikaa vaikka puoli tuntia, mutta hyvällä ohjelmistolla naputtelet laskun yhdessä minuutissa — yhtään enempää aikaa et tarvitse!

Puhelin kulkee aina mukanasi, joten myös matkalaskun näpyttelyn pitää onnistua sen avulla. Samalla voit kuvata matkasi kulukuitit talteen puhelimesi kameralla. 

4) Nopea käyttöönotto ja ilmainen kokeilu — aloitusmaksut ovat mennyttä aikaa

Hyvän matkalaskuohjelman käyttöönottoon ei tarvita viikon mittaista henkilöstökoulutusta tai konsulttien armeijaa.

Mobiilien ja pilviteknologiaan pohjautuvien matkalaskuohjelmien iso hyöty on myös se, että aikaa vieviä ohjelmistoasennuksia tai laitehankintoja ei tarvita. Tämä tarkoittaa sitä, että varsinaisen käytön lisäksi myös käyttöönotto on sekä nopeaa että helppoa.

Uutta ohjelmistoa on myös voitava testata ilmaiseksi – tarvittaessa ensin vaikka pienemmällä pilottiryhmällä. Aloitusmaksut eivät ole nykyaikaa, sillä ethän halua ostaa sikaa säkissä.

5) Ilmainen ja nopeasti tavoitettava asiakaspalvelu ja käyttäjätuki

Kun kohdat 1-4 ovat kunnossa, et todennäköisesti koskaan tule tarvitsemaan apua matkalaskuohjelman käytössä. Jos kuitenkin jotain kysyttävää tulee, käyttäjätuen on oltava nopeasti ja maksutta saatavilla puhelimen, sähköpostin ja verkon välityksellä.

Ketterää matkalaskuohjelmistoa käyttäessäsi sinun ei tarvitse etsiä 100-sivuisia manuaaleja toimiston kirjavitriineistä pölyttymästä, vaan saat mieltäsi askarruttaviin kysymyksiin nopeasti vastauksen oikealta ihmiseltä.

Yhteenveto hyvästä matkalaskuohjelmasta

Kun yllä luetellut viisi kohtaa on työpaikallasi hoidettu kuntoon, matkalaskun tekeminen sujuu kuin tanssi. Työntekijät voivat myös olla varmoja, että heidän pankkitileilleen kilahtaa matkan jälkeen oikea euromäärä ilman ylimääräistä säätämistä.

Matkalaskujen tekemisestä ei varmasti tule vieläkään työmatkojen suurinta nautintoa, mutta kyseisen työvaiheen voi silti tehdä työntekijöille nopeaksi ja vaivattomaksi! Varmista siis, että työpaikallasi on käytössä hyvä ja riittävän helppokäyttöinen matkalaskuohjelma.

Tutustu nyt eTaskun Matka-ominaisuuteen!


Joel Ojala

Huhujen mukaan Duracell-pupu käy hakemassa itselleen lisävirtaa Joelilta. Tilitoimisto-kumppanuuksien lisäksi Joelin kanssa ovat päässeet asioimaan myös monet muut eTaskun sidosryhmien edustajat.

Lue myös nämä blogikirjoitukset: