Näin kuittirumban sähköistäminen helpotti kirjanpidon rutiineja WSP:llä

Julkaistu: 16.5.2017
Näin kuittirumban sähköistäminen helpotti kirjanpidon rutiineja WSP:llä

Muun muassa yhdyskuntasuunnitteluun ja rakennetekniikkaan erikoistunut suunnitteluyritys WSP työllistää Suomessa yli 450 asiantuntijaa, joten työntekijöiltä kertyy kuukaudessa kirjanpitoon melkoinen määrä erilaisia kuitteja ja tositteita.

WSP:n kirjanpitäjä Ariitta Setälä kertoo, että tällä hetkellä yrityksen työntekijöistä noin kuutisenkymmentä maksaa kuukausittain työhön liittyviä kuluja yrityksen luottokorteilla. Näistä kuiteista aiheutuvaa kiirettä WSP on viime syksystä lähtien helpottanut eTaskun avulla.

”Kun yhdeltä kortinkäyttäjältä tulee kuukaudessa keskimäärin parikymmentä kuittia, niin siitä on helppo laskea millainen massa tositteita yhteensä kertyy.”

Setälä toteaa, että aiemmin kuitteja toimitettiin kirjanpitoon lähinnä kuukauden loppupuolella, ja niiden käsittely ja vertaileminen laskuihin vei kosolti aikaa. Kuittikuorman kanssa kamppailemiseen on kuitenkin saatu uutta ryhtiä eTaskun avulla.

Palvelu on auttanut jakamaan kuukausittaista työtaakkaa, kun kaikkia luottokorttikuitteja ei enää toimiteta kirjanpitoon yhdessä rytäkässä. eTaskun avulla taloushallinnon kuittirumbaa on myös mahdollista hoitaa useamman työntekijän voimin.

”Lisäksi kulujen seuraamisesta on tullut reaaliaikaisempaa ja hukkuvien kuittien määrä on selvästi vähentynyt. Paperin määrääkin on toimistolla saatu suitsittua, kun sellaista turhaa leikkaa-liimaa-askartelua on karsiutunut pois työstä”, Setälä kertoo.

Uusi sähköinen tapa on nopea omaksua

Kun yrityksen henkilöstömäärä on suuri, vanhojen toimintatapojen muuttaminen ei aina onnistu hetkessä. Setälän mukaan eTaskun käyttöönotto sujui kuitenkin verrattain kivuttomasti.

”Tiedotimme asianosaisia työntekijöitä, että tällainen mahdollisuus kuittien toimittamiseen on tulossa käyttöön. eTaskun työntekijä kävi pitämässä asiasta lyhyen infon, ja sen jälkeen palveluun luotiin kertarysäyksellä tunnukset.”

eTaskun käytöstä laskutetaan yritystä aktiivikäyttäjien määrän mukaan. Setälä kertoo, että WSP:llä työntekijät ovat lähteneet rohkeasti kokeilemaan uutta tapaa toimia.

”Jos työntekijä on jo muutenkin tottunut käyttämään mobiilisovelluksia, niin eTaskun käyttöönotto sujuu melkeinpä ohjeita lukematta. Luonnollisesti kaikki eivät välttämättä halua ladata mobiiliapplikaatiota, vaan jotkut esimerkiksi hoitavat kuitit kirjanpitoon mieluummin selainsovelluksen kautta.”

Setälä on tyytyväinen, että palvelua on tarvittaessa mahdollista räätälöidä yrityksen tarpeiden mukaan. Vaikka jokaista toivetta ei aina pystyttäisikään toteuttamaan, kehitysideoihin reagoiminen saa kirjanpitäjältä kiitettävän arvosanan.

”Ylipäätään eTaskun käyttö on meidän näkökulmastamme sujunut niin myönteisissä merkeissä, että myös työntekijöiltä tulevat kulukuitit on jossain vaiheessa tarkoitus siirtää palvelun piiriin”, Setälä sanoo.

 


Autamme asiakkaitamme luomaan uutta ja korjaamaan vanhaa. Tutkimme, konsultoimme ja muotoilemme rakennettua ympäristöä viihtyisäksi niin, että se kestää ja luo kilpailukykyä. Meillä työskentelee yli 450 asiantuntijaa eri puolella Suomea ja liikevaihtomme oli 35 miljoonaa euroa vuonna 2016. Suomen WSP on osa globaalia WSP:tä, jossa työskentelee noin 36 000 asiantuntijaa 500 toimistossa ympäri maailmaa.

 

Näitä asioita eTasku tehostaa yrityksen kirjanpidossa

• Kuittien kirjaamiseen kuluva aika jaksottuu paremmin pitkin kuukautta.
• Hukkuvien tai toimittamatta jäävien kuittien määrä vähenee.
• Paperin määrää kirjanpidossa saadaan karsittua.
• Kuluja pystytään seuraamaan aiempaa reaaliaikaisemmin.

Lue lisää eTaskun hyödyistä yrityksen taloushallinnolle tai kysy lisätietoja asiakaspalvelusta.


Lue myös nämä blogikirjoitukset: