Hyvät ja toimivat työkalut tekevät työnteosta helpompaa ja nautittavampaa alasta riippumatta. Oli kyseessä sitten kirvesmies tai näyttöpäätettä tapittava tietotyöläinen, hyvien työvälineiden valinta säästää aikaa, rahaa ja hermoja.
Tietokone- ja mobiiliohjelmistojen osalta internet suorastaan pursuaa vaihtoehtoja, joten löytöjen tekeminen informaatiotulvan seasta voi välillä olla vaikeaa. Poimimme tarjonnan seasta kahdeksan työntekoa helpottavaa ohjelmistoa, joita yhdistää helppokäyttöisyys, nopeus ja ajan säästyminen. Useimmat alla esiteltävistä ohjelmistoista ovat saatavilla täysin ilmaiseksi.
GeckoBoard on työkalu, joka pukee yrityksen eri osa-alueiden – esimerkiksi markkinoinnin, myynnin tai talouden – avainlukuja ja dataa helposti tarkasteltavaan ja ymmärrettävään muotoon, joka mahdollistaa jatkuvan reaaliaikaisen seurannan. Luvuista koostuvan näyttötaulun pystyy yhdistämään näkyville esimerkiksi yrityksen toimiston tv-ruutuihin tai tietokonenäyttöihin.
Esimerkiksi yrityksen markkinointiosasto pystyy GeckoBoardin avulla kätevästi ja yhdellä näkymällä tarkastelemaan, millaista liikennettä yrityksen somekanavissa on, mitä kautta kävijät löytävät yrityksen kotisivuille, ja kuinka iso prosentti heistä päätyy kokeilemaan palvelua – edellä mainitut vain muutamana esimerkkinä. Ilmaisen kokeilujakson jälkeen GeckoBoardin käyttö on maksullista.
Slack on pikaviestipalvelu, joka on varsinkin monien IT-alan yritysten ja työyhteisöjen suosiossa. Huomattavasti sähköpostia ketterämpi ja nopeampi kommunikointitapa mahdollistaa niin ryhmä- kuin kahdenväliset keskustelut sekä tiedostojen jakamisen. Isossa toimistossa Slack vähentää turhaa ramppaamista työpisteiden välillä, ja etätyötä tehdessä työkaverit ovat kätevästi muutaman napinpainalluksen päässä.
Slack toimii niin selaimessa kuin mobiililaitteillakin, joten reagointi saapuneisiin viesteihin onnistuu nopeasti ja missä tahansa. Slackin peruskäyttö on ilmaista, mutta halutessaan käyttöönsä saa myös pidemmälle vietyjä lisäominaisuuksia pienellä kuukausimaksulla.
Trello on huippusuosittu projektinhallintatyökalu, joka toimii niin selaimessa kuin mobiililaitteissa. Yksi suurimmista syistä Trellon suosioon lienee sen yksinkertaisuus ja helppo käytettävyys.
Trellon käyttö perustuu projektilistoihin, joihin käyttäjät voivat lisätä omia tehtäväkorttejaan. Tehtäväkortit tarkoittavat käytännössä sähköisiä muistilappuja. Trellon käyttäjä näkee selain- tai mobiilinäkymässään meneillään olevat projektit ja niihin liittyvät muistilaput yhdellä kertaa, joten asioiden unohtaminen on tehty vaikeaksi ja meneillään olevien töiden koordinointi on helppoa.
Työasioiden lisäksi monet käyttävät Trelloa myös vapaa-ajalla esimerkiksi harrastuksiin tai yhdistys- ja kerhotoimintaan liittyvien projektien yhteydessä. Trellon peruskäyttö on ilmaista, lisäominaisuuksista joutuu maksamaan.
4) Evernote – muistiinpanot yhdessä jemmassa
Evernote on muistiinpano- ja tiedonhallintapalvelu, jota voisi kutsua isoksi sähköiseksi muistilapuksi. Selaimessa toimivaan Evernoteen voi syöttää muistiinpanoja niin teksti-, ääni-, video- kuin kuvamuodossakin. Paperia, aikaa ja muistia säästävään pilvipalveluun voi siis jemmata halutessaan vaikkapa kontaktilistoja tai valokuvia, josta ne löytää uudestaan kätevästi ja nopeasti yhdestä paikkaa.
Evernotea pystyy käyttämään niin yksin kuin työyhteisössäkin, sillä omat muistiinpanot pystyy halutessaan jakamaan muiden kanssa. Evernotea käyttämällä moni on päässyt eroon työpöydälle syntyneestä muistiinpanojen sekamelskasta. Palvelun käyttö on ilmaista, mutta lisäominaisuuksista joutuu maksamaan.
5) MailChimp – Uutiskirjeet ja seuranta yhdellä työkalulla
MailChimp on sähköpostimarkkinointia varten tehty monipuolinen työkalu, jolla on maailmalla jo yli 10 miljoonaa käyttäjää. MailChimpilla verkkosivustot ja -kaupat pystyvät luomaan asiakkaille kohdennettuja näyttäviä uutiskirjeitä, joihin voi lisätä tekstin lisäksi myös kuvaa.
MailChimpin avulla lähetettyjen uutiskirjeiden tehokkuutta pystyy tarkastelemaan seurantatyökalujen avulla. MailChimp esimerkiksi kertoo, kuinka monta kertaa lähetetty uutiskirje on avattu ja onko uutiskirjeen avaaminen johtanut ostotapahtumaan. Palvelua voi käyttää ilmaiseksi siihen saakka, kunnes uutiskirjeillä on yli 2000 vastaanottajaa.
6) LeadDesk – Helppoa ja nopeaa asiakaskontaktointia
LeadDesk on pilvipohjainen puhelinkeskusohjelmisto, jota käytetään niin asiakaspalvelun, myynnin kuin markkinoinnin tukena. Alustaa käyttävät muun muassa erilaiset palvelukeskukset, ajanvaraustiimit ja telemarkkinointiyritykset.
LeadDeskin avulla esimerkiksi eTasku saa automaattisesti tiedon kaikista asiakkaistaan, jotka tarvitsevat yhteydenottoa tai avustusta palvelun käytössä. Ohjelman avulla yritys myös pääsee käsiksi B2C- ja B2B-suoramarkkinointikontakteihin. Selainpohjaisen LeadDeskin käytöstä maksetaan käytön mukaan.
7) Procountor – helppo ja kevyt taloushallinnan ohjelmisto
Procountor on pilvipohjainen, helppokäyttöinen ja erittäin kevyt taloushallinnon ohjelmisto, jonka käyttöönotto onnistuu ripeässäkin tahdissa. Kuukausimaksulla toimivan Procountorin avulla voit tuoteversiosta riippuen hoitaa muun muassa myynti- ja ostolaskukäsittelyä, kirjanpitoa, reskontraa, palkanlaskentaa sekä sähköistä arkistointia. Selaimessa toimiva ohjelmisto myös sisältää valmiit yhteydet muun muassa pankkiyhteyksien hoitoa sekä verkkolaskujen lähetystä ja vastaanottamista varten.
Procountorilla asiakasyrityksen ja tilitoimiston välinen yhteispeli on helppoa, sillä asiakasyrityksen käyttäessä Procountoria myös tilitoimisto saa maksutta käyttöönsä saman järjestelmän. Yhteisesti saatavilla oleva data helpottaa tietojen jakamista ja keskinäistä työnjakoa.
8) eTasku – eroon kuittirumbasta!
Mobiilisovellus eTasku on tehty helpottamaan kuittien ja matkalaskujen kanssa tuskailevien työntekijöiden elämää. eTaskulla kuittien ja matkalaskujen toimittaminen kirjanpitoon vie aikaa noin minuutin verran ja säästää ajan lisäksi rahaa, paperia ja hermoja.
Kuitin tai matkalaskun lähettämisen jälkeen kyseiset tositteet ovat reaaliaikaisesti sekä käyttäjän että kirjanpitäjän saatavilla – arkistoituna ja varmuuskopioituna. Ei enää hukattuja kuitteja tai epäolennaisuuksiin tuhlattuja työtunteja!
Jo yli 10 000 suomalaisyritystä skannaa kuitit kirjanpitoon eTaskun avulla.
Kuvat: ruutukaappaukset YouTubesta
Pekka Äijälä
eTaskun palloa potkiva markkinointihahmo, joka syttyy uuden oppimisesta. Pekka vastaa eTaskulla markkinoinnista ja asiakaskokemuksesta.
