eTasku-taloushallintopalvelu – seloste käsittelystä

1 TIETOJEN KÄSITTELIJÄ JA REKISTERINPITÄJÄ

Toimittaja /” Tietojen käsittelijä”

eTasku Solutions Oy, Itsenäisyydenkatu 17 A 15, 33500 Tampere (Y-tunnus 2487226-8)

Tässä selosteessa mainittu Toimittaja on sopimusosapuoli, joka on sitoutunut toimittamaan Asiakkaalle taloushallintopalvelun ja siihen liittyvän ylläpidon. Taloushallintopalvelun tuotenimi on eTasku.

Toimittaja toimii Tietojen käsittelijänä Asiakkaan lukuun.

Asiakas / “Rekisterinpitäjä”

Tässä selosteessa mainittu Asiakas on sopimusosapuoli, joka on hyväksynyt Toimittajan käyttöehdot eTasku-taloushallintopalvelun käyttämisestä sekä siihen liittyvästä ylläpidosta. Käyttöönoton yhteydessä on sovittu siitä, kuka Asiakkaan puolelta toimii Asiakkaan pääkäyttäjänä ja tallentaa sekä ylläpitää Asiakkaan yhteys- ja käyttäjätiedot eTasku- taloushallintopalveluun.

Asiakas toimii omien henkilötietojensa osalta (Asiakkaan henkilötiedot) rekisterinpitäjänä.

2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Tätä henkilörekisteriä koskevissa asioissa ota yhteys oman yrityksesi tietosuojavastaavaan ja/tai pääkäyttäjään.

Asiakas informoi tietosuojakäytännöistään omaa henkilökuntaansa ja omia asiakkaitaan omien käytäntöjensä mukaisesti.

Toimittajan tietosuojavastaavan yhteystiedot löytyvät eTasku Solutions Oy:n virallisilta internetsivustoilta kohdasta: https://www.etasku.fi/yhteystiedot

3 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE

Kaikki henkilörekisterit ja niiden sisältö on perustettu Toimittajan ja Asiakkaan välisen toimitussopimuksen toimeenpanemiseksi. Henkilötietoihin kuuluu eTasku-järjestelmää käyttävien henkilökohtaiset käyttäjätunnukset.

Toimittaja ei käsittele Asiakkaan tietoja missään muussa tarkoituksessa kuin mitä käyttöehdoissa on sovittu ja vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen käyttöehtojen täyttämiseksi.

4 REKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT

Käyttäjätunnusten hallinta ja käyttöoikeuksien anto eTasku-taloushallintopalvelussa tehdään Asiakkaan toimesta. Myös Toimittajan henkilöstö voi luoda ja muokata hallinta- ja käyttöoikeuksia Asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti.

Erityiset henkilötietoryhmät (Luottamuksellisemmat tiedot)

Henkilöstöhallinnon palveluissa käsitellään tyypillisesti suurempaa luottamuksensuojaa vaativia henkilötietoja. Näitä ovat muun muassa henkilötunnus, kotiosoite, henkilökohtainen puhelinnumero, pankkitilitiedot, ammattiliiton jäsenyys, terveystiedot sekä palkka- ja verotiedot.

Tällaisia sovelluksia ovat:

  • Palkanlaskenta- ja henkilöstöhallintosovellukset
  • Matka- ja kululaskujen käsittely
  • Viranomaisilmoitukset mm verottajalle ja muille vastaaville virallisille sidosryhmille

Toimittajan tukipalveluhenkilöstö ei itsenäisesti käsittele Asiakkaan tietoja, vaan tarvittaessa sovellukseen talletettuja tietosisältöjä tarkastellaan Asiakkaan tukipyynnön perusteella.

Tuotantoympäristön ylläpitohenkilöstöllä on laajemmat käyttöoikeudet Asiakkaan tietoihin. Tämä ryhmä on kuitenkin hyvin rajoitettu ja he ovat allekirjoittaneet erityiset salassapitosopimukset.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakassopimukset kirjataan eTasku-taloushallintopalveluun. Asiakas päivittää ja ylläpitää itse palvelun toteuttamiseksi tarvittavia rekistereitä ja antaa käyttöoikeudet oman toimintansa mukaisesti.

Toimittajan palveluksessa olevan henkilökunnan nimet ja sähköpostiosoitteet sekä käyttöoikeudet päivitetään eTasku-taloushallintopalveluun Toimittajan pääkäyttäjän toimesta.

Säilytysaika

Asiakkaiden, joilla on voimassa oleva sopimus Toimittajan kanssa, tiedot säilytetään tukipalvelujärjestelmässä vähintään sopimussuhteen ajan.

Käyttöehdoissa on määritelty Asiakkaan tietojen säilyttämisajasta sopimuksen päättämistilanteessa.

Toimittajan henkilöstöä koskevat henkilötietojen säilytysajat liittyvät työsopimuksen ehtoihin ja ovat tarkastettavissa työsopimuksesta ja Toimittajan henkilökunnan ohjeista.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietoja ei luovuteta Toimittajan toimesta edelleen tai käytetä muuhun tarkoitukseen kuin mitä käyttöehdoissa on mainittu.

6 HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET

Asiakkaan henkilötietoja käsittelee ainoastaan Toimittajan henkilökunta, joka vastaa käyttöehtojen mukaisen palvelun tuottamisesta. Toimittajan käyttöoikeuksien hallinta tapahtuu roolipohjaisella käyttäjänhallintaprosessilla, jossa kullekin työntekijälle annetaan vain hänen tehtäväänsä ja toimenkuvaansa kuuluvat käyttöoikeudet.

Kaikkiin Asiakasta koskeviin tietoihin on pääsy vain niihin oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Alihankkijat

Toimittajan pilvipalveluympäristön alihankkijana toimii suomalainen UpCloud Oy.

Toimittajan pilvipalveluympäristön varmuuskopioista vastaa suomalainen Nebula Oy.

Toimittajan myynti- ja ostoreskontraa ylläpidetään Accountor Finago Oy:n tuottamassa Procountor-palvelussa.

Perintätilanteissa kumppanina toimii Svea Ekonomi Oy.

Tekstiviestipalvelut tuottaa Link Mobility Oy.

7 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaan Asiakkaan ja Toimittajan henkilötiedot muodostavat henkilörekisterin, johon rekisteröidyillä henkilöillä on tietojaan koskevia säädettyjä ja lakiin kirjattuja oikeuksia.

Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus), vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.

Asiakkaan käyttäjän tai eTasku-taloushallintopalvelun rekistereihin rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä oman yrityksensä tietosuojavastaavaan tai pääkäyttäjään halutessaan käyttää laillisia oikeuksiaan.

Toimittaja ei suoraan vastaa Asiakkaan käyttäjiltä vastaanotettuihin tiedusteluihin tai pyyntöihin, jotka koskevat käyttäjän otsikossa mainittuja oikeuksia, koska kaikki eTasku- taloushallintopalvelujärjestelmään talletetut henkilötiedot perustuvat Asiakkaan käyttäjien ylläpitämiin tietoihin.

Toimittajan henkilökunnan halutessa käyttää otsikonmukaisia oikeuksiaan heidän tulee ottaa yhteyttä Toimittajan tietosuojavastaavaan.

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että Asiakas tai Toimittaja ei ole noudattanut sovellettavaa tietosuojasääntelyä.

8 YHTEYDENOTOT

Kaikissa tätä selostetta koskevissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä epäselvissä kysymyksissä Asiakkaan tulee olla yhteydessä: www.etasku.fi/yhteystiedot

Toimittaja voi tarvittaessa pyytää Asiakasta antamaan lisätietoja tai täsmentämään pyyntöään kirjallisesti.

Tarkastelu ja päivitys vuosittain joulukuussa.