eTaskun uusi kortti a+ -niminen yrityskortti tarjoaa pienyrityksille sujuvamman tavan maksamiseen ja kulujen hallintaan. Tässä artikkelissa tutustumme lyhyesti siihen, miten yrityskorttien käyttöönotto voi käytännössä helpottaa pienyrityksen kulujenhallintaprosessia, kirjanpidon muodostamista sekä työntekijöiden arkea.
Eroon kululaskuista ja omien rahojen käytöstä
Asiakaslounaat, toimistotarvikkeet, matkaliput ja parkkimaksut ovat tavanomaisia esimerkkejä pienistä kuluista, joita työntekijät joutuvat välillä maksamaan omasta pussistaan ja perimään rahat takaisin kululaskua vastaan.
Yrityksen käytännöistä ja kululaskujen hyväksymiskierrosta riippuen rahojen takaisinsaanti voi kestää päivästä viikkoihin. Pienetkin summat voivat olla tavalliselle työntekijälle merkittäviä, joten oman rahan käyttäminen ei välttämättä ole kaikille mielekästä.
Yrityskortin käyttöönoton jälkeen kulut veloitetaan suoraan yritykseltä, eikä työntekijöiden tarvitse jäädä odottelemaan rahojaan. eTaskun kortti a+:sta voidaan luoda maksutta virtuaalikortteja työntekijöiden käyttöön tai verkko-ostoksia varten. Kortti on toki saatavilla myös fyysisenä, lompakkoon sujautettavana versiona.
Kulukorvattavien tositteiden määrä ja kululaskujen käsittelyyn uppoava aika vähenevät oleellisesti, kun mahdollisimman suuri osuus ostoista keskitetään yrityksen käytössä olevalle kortille. Pienyritys voi päästä kululaskuista jopa kokonaan eroon, jos kaikki työntekijöiden tekemät hankinnat tehdään jatkossa yrityksen maksuvastuulla olevalla kortilla.
Yhtenäiset toimintamallit sujuvoittavat kirjanpitoa ja vähentävät virheitä
Saman yrityksen sisällä voi olla useita erilaisia käytäntöjä sille, miten työntekijät maksavat työnteosta aiheutuvia kuluja ja millä tavoin tositteet ostoista toimitetaan kirjanpitoon.
Vaikka osalla työntekijöistä olisikin jo käytössä yrityskortti, ei ole lainkaan harvinaista, että välillä ostoksia maksellaan myös henkilökohtaisilla korteilla tai käteisellä. Kuitit ostoista voivat päätyä kirjanpitäjälle niin kirjekuoressa, sähköpostilla kuin erilaisten pilvipalvelusovellusten kautta.
Aineistojen koonti, selitteiden lisääminen tai puuttuvien kuittien metsästäminen vie vähemmän aikaa, jos maksukäytännöistä ja aineistojen toimitustavoista on sovittu yhteiset pelisäännöt. Mitä vähemmän manuaalisia työvaiheita kulujen raportointiin ja tositteiden toimittamiseen liittyy, sitä pienempi on yleensä myös riski virheille ja viivästyksille.
eTaskun mobiilisovellus on olennainen osa uuden kortti a+:n toimintaa. Tiedot kortilla tehdyistä maksuista välittyvät suoraan eTaskuun, joka tarvittaessa muistuttaa käyttäjää puuttuvista kuiteista. Kuvatut kuitit ja korttitapahtumat yhdistetään automaattisesti, ja sovellus osaa ehdottaa oikeita tiliöintejä. eTasku sisältää integraatiot kaikkiin yleisimpiin kirjanpito-ohjelmistoihin, joten tiedot välittyvät palvelusta toiseen saumattomasti.
Kun ostokset tehdään samalla maksutavalla, puuttuvista kuiteista muistuttaminen, kustannusten seuranta ja tapahtumien täsmäyttäminen helpottuvat merkittävästi. Niin yritys kuin tilitoimisto voivat seurata ja käsitellä tositteita yhdessä ja samassa järjestelmässä.
Lisää ennakoitavuutta ja ajantasaisuutta kulujen hallintaan
Kulujen seuraaminen ja raporttien koostaminen on usein sitä työläämpää, mitä enemmän erilaisia maksutapoja on käytössä. Sama pätee kulujen hallinnan ajantasaisuuteen: tiedot työntekijöiden omilla rahoilla maksamista kuluista ovat yrityksen tiedossa vasta siinä vaiheessa, kun työntekijä tekee kululaskun.
Hankintojen keskittäminen yhdelle kortille auttaa yritystä muodostamaan paremman kokonaiskuvan siitä, mistä työntekijöiden maksamat kulut koostuvat ja paljonko niitä on. Yrityskortilla maksetut kulut ovat nopeasti yrityksen tiedossa, mikä helpottaa myös kustannusten ennakointia ja tulevien hankintojen budjetointia.
Toistuvat verkkomaksut hoituvat virtuaalikortilla
Toistuvia verkkomaksuja varten kortti a+:sta voidaan luoda erillisiä virtuaalikortteja omilla käyttörajoillaan. Virtuaalikortille voidaan keskittää esimerkiksi kuukausimaksullisten SaaS-palveluiden tai ohjelmistolisenssien maksaminen sekä Google- ja Facebook-mainonnasta aiheutuvat kulut.
Virtuaalikortti toimii ainoastaan verkkomaksuissa. Eri käyttötarkoituksia varten voidaan tarvittaessa luoda omat virtuaalikorttinsa, joten yrityksen on helppo seurata, miten esimerkiksi verkkomainontaan käytetyt kulut jakautuvat eri kanavien välillä.
Uutta: Maksuton yrityskortti eTaskun asiakkaille
Yrityksen maksuvastuulla olevat yrityskortit tarjoavat vahvan perustan pienyrityksen kulujen hallinnan tehostamiselle. eTaskun kortti a+ on suunniteltu erityisesti pienyritysten tarpeisiin, ja se on eTaskun asiakkaille täysin maksuton.
eTaskun mobiilisovelluksessa seuraat reaaliajassa, mihin rahaa kuluu. Työnantajayritysten lisäksi kortti sopii mainiosti myös yksinyrittäjän kulujen hallintaa sujuvoittamaan.
