Yrittäjä, miten sinä säilytät firmasi tärkeitä dokumentteja?

Julkaistu: 31.7.2019

Ajankäytön tehostaminen, kirjanpitolain vaatimuksiin vastaaminen sekä tietoturvariskien minimointi ovat olennaisimpia syitä säilyttää yrityksen tärkeät asiakirjat hyvässä järjestyksessä ja nopeasti löydettävinä. Etaskuun viime vuonna lisätyllä Dokumenttiarkisto-ominaisuudella tositeralliaan rauhoittaa jo useampi tuhat yrittäjää.


Hyvinkin pienillä yrityksillä yksinyrittäjistä lähtien kertyy kuukausittain kirjanpitoon runsaasti muutakin materiaalia kuin ostokuitteja ja myyntilaskuja. Tositteiden paikantaminen ja toimittaminen omalle kirjanpitäjälle takkuaa useimmiten silloin, kun dokumentteja säilötään lukuisissa eri paikoissa ja muodoissa. Osa aineistosta saattaa löytyä paperisena pöytälaatikosta, ja toinen puolikas on tallennettu sähköisesti tietokoneelle, sähköpostien liitetiedostoihin sekä erilaisiin pilvipalveluihin. Tällöin ei ole mikään ihme, jos kirjanpitäjä silloin tällöin kuumottelee puuttuvien tositteiden perään.

Etaskuun noin vuosi sitten lisätty Dokumenttiarkisto-ominaisuus tarjoaa helpon ja suoraviivaisen tavan pienyrityksen asiakirjojen lähettämiseen, säilyttämiseen sekä arkistointiin. Viime vuonna voimaan astuneen GDPR-tietosuoja-asetuksen tiimoilta kehitetty ominaisuus on otettu eTaskun asiakkaiden keskuudessa mukavasti vastaan, sillä aktiivikäyttäjiä löytyy jo useampi tuhat.

”Dokumenttiarkiston rakentamisen tausta-ajatuksena oli tarjota yrittäjille ja tilitoimistoille yksinkertainen ja turvallinen tapa lähettää ja säilyttää henkilötietoja sisältäviä materiaaleja. Nyt arkisto kuitenkin toimii käytännössä aivan kaikenlaisten yrityksen dokumenttien välittämiseen ja arkistointiin tiedostomuodosta riippumatta”, eTaskun toimitusjohtaja Tommi Keränen kertoo.

Kaikki yrityksen asiakirjat yhdessä paikassa – sähköisesti ja varmuuskopioituna

Tyypillisiä dokumenttiarkistoon lisättäviä asiakirjoja ovat muun muassa kokouspöytäkirjat, sopimukset, verottajalta tulleet kirjeet, tiliotteet sekä myyntiraportit. Yrittäjä pystyy itse määrittelemään, kenelle lisätyt materiaalit näkyvät. Yksinyrittäjien tapauksessa pääsy aineistoihin on vain yrittäjällä ja kirjanpitäjällä, mutta isommassa firmassa lukuoikeuksia voi halutessaan jakaa laajemmin työntekijöiden kesken.

Tietojen välittäminen dokumenttiarkiston avulla onnistuu molempiin suuntiin, eli myös kirjanpitäjä voi lisätä aineistoja yrittäjän nähtäväksi.

”Palkkalaskelmat ja muut henkilötietoja sisältävät tositteet on kätevä toimittaa yrittäjälle suoraan dokumenttiarkiston kautta. Käyttäjä saa heti ilmoituksen arkistoon lisätyistä uusista materiaaleista”, Keränen sanoo.

Tiedostojen lisääminen dokumenttiarkistoon tehdään selaimessa toimivaan websovellukseen kirjautumalla, mutta älypuhelimellakin dokumentteja voi selata mistä ja milloin tahansa. Eri materiaaleja pystyy luokittelemaan asiakirjalajeittain, joten esimerkiksi sopimukset tai vanhat tiliotteet löytyvät siistissä järjestyksessä yhdestä ja samasta paikasta. Vuosiakaan vanhojen dokumenttien metsästämiseen ei enää tarvitse käyttää muutamaa sekuntia kauempaa.

Myös lain asettamat vaatimukset tulevat täytetyksi samalla kertaa, sillä dokumenttiarkistoon lisätyt materiaalit säilyvät automaattisesti varmuuskopioituina kirjanpitolain vaatiman ajan – eli vähintäänkin 6-10 vuotta tositelajista riippuen.

”Olennaisin hyöty yrittäjälle koituu kuitenkin siitä, että kaikki kirjanpitoon vaadittu materiaali on helposti löydettävissä yhdestä paikasta, johon myös kirjanpitäjällä on pääsy. Niin yrittäjän kuin kirjanpitäjänkään kannalta ei ole mielekästä, että tositteiden paikantamiseen ja aineistojen toimittamiseen käytetään yhtään enempää aikaa kuin on pakko”, Keränen tiivistää.



Lue myös nämä blogikirjoitukset: