Ajankäytön tehostaminen, kirjanpitolain vaatimuksiin vastaaminen sekä tietoturvariskien minimointi ovat olennaisimpia syitä säilyttää yrityksen tärkeät asiakirjat hyvässä järjestyksessä ja nopeasti löydettävinä. Etaskuun viime vuonna lisätyllä Dokumenttiarkisto-ominaisuudella tositeralliaan rauhoittaa jo useampi tuhat yrittäjää.
Hyvinkin pienillä yrityksillä yksinyrittäjistä lähtien kertyy kuukausittain kirjanpitoon runsaasti muutakin materiaalia kuin ostokuitteja ja myyntilaskuja. Tositteiden paikantaminen ja toimittaminen omalle kirjanpitäjälle takkuaa useimmiten silloin, kun dokumentteja säilötään lukuisissa eri paikoissa ja muodoissa. Osa aineistosta saattaa löytyä paperisena pöytälaatikosta, ja toinen puolikas on tallennettu sähköisesti tietokoneelle, sähköpostien liitetiedostoihin sekä erilaisiin pilvipalveluihin. Tällöin ei ole mikään ihme, jos kirjanpitäjä silloin tällöin kuumottelee puuttuvien tositteiden perään.
Etaskuun noin vuosi sitten lisätty Dokumenttiarkisto-ominaisuus tarjoaa helpon ja suoraviivaisen tavan pienyrityksen asiakirjojen lähettämiseen, säilyttämiseen sekä arkistointiin. Viime vuonna voimaan astuneen GDPR-tietosuoja-asetuksen tiimoilta kehitetty ominaisuus on otettu eTaskun asiakkaiden keskuudessa mukavasti vastaan, sillä aktiivikäyttäjiä löytyy jo useampi tuhat.
”Dokumenttiarkiston rakentamisen tausta-ajatuksena oli tarjota yrittäjille ja tilitoimistoille yksinkertainen ja turvallinen tapa lähettää ja säilyttää henkilötietoja sisältäviä materiaaleja. Nyt arkisto kuitenkin toimii käytännössä aivan kaikenlaisten yrityksen dokumenttien välittämiseen ja arkistointiin tiedostomuodosta riippumatta”, eTaskun toimitusjohtaja Tommi Keränen kertoo.
Kaikki yrityksen asiakirjat yhdessä paikassa – sähköisesti ja varmuuskopioituna
Tyypillisiä dokumenttiarkistoon lisättäviä asiakirjoja ovat muun muassa kokouspöytäkirjat, sopimukset, verottajalta tulleet kirjeet, tiliotteet sekä myyntiraportit. Yrittäjä pystyy itse määrittelemään, kenelle lisätyt materiaalit näkyvät. Yksinyrittäjien tapauksessa pääsy aineistoihin on vain yrittäjällä ja kirjanpitäjällä, mutta isommassa firmassa lukuoikeuksia voi halutessaan jakaa laajemmin työntekijöiden kesken.
Tietojen välittäminen dokumenttiarkiston avulla onnistuu molempiin suuntiin, eli myös kirjanpitäjä voi lisätä aineistoja yrittäjän nähtäväksi.
”Palkkalaskelmat ja muut henkilötietoja sisältävät tositteet on kätevä toimittaa yrittäjälle suoraan dokumenttiarkiston kautta. Käyttäjä saa heti ilmoituksen arkistoon lisätyistä uusista materiaaleista”, Keränen sanoo.
Tiedostojen lisääminen dokumenttiarkistoon tehdään selaimessa toimivaan websovellukseen kirjautumalla, mutta älypuhelimellakin dokumentteja voi selata mistä ja milloin tahansa. Eri materiaaleja pystyy luokittelemaan asiakirjalajeittain, joten esimerkiksi sopimukset tai vanhat tiliotteet löytyvät siistissä järjestyksessä yhdestä ja samasta paikasta. Vuosiakaan vanhojen dokumenttien metsästämiseen ei enää tarvitse käyttää muutamaa sekuntia kauempaa.
Myös lain asettamat vaatimukset tulevat täytetyksi samalla kertaa, sillä dokumenttiarkistoon lisätyt materiaalit säilyvät automaattisesti varmuuskopioituina kirjanpitolain vaatiman ajan – eli vähintäänkin 6-10 vuotta tositelajista riippuen.
”Olennaisin hyöty yrittäjälle koituu kuitenkin siitä, että kaikki kirjanpitoon vaadittu materiaali on helposti löydettävissä yhdestä paikasta, johon myös kirjanpitäjällä on pääsy. Niin yrittäjän kuin kirjanpitäjänkään kannalta ei ole mielekästä, että tositteiden paikantamiseen ja aineistojen toimittamiseen käytetään yhtään enempää aikaa kuin on pakko”, Keränen tiivistää.
Yrittäjä, toimita kaikki materiaali kirjanpitäjällesi yhdellä sovelluksella!
eTasku on sekä puhelimessa että nettiselaimessa toimiva mobiili- ja websovellus, jolla kuvaat kuitit, teet matkalaskut ja lähetät kaikki tarvittavat aineistot helposti suoraan kirjanpitäjällesi.
Yli 15 000 yritysasiakastamme käyttävät eTaskua muun muassa seuraavista syistä:
- Et enää hukkaa ainuttakaan kuittia, ja saat vietyä kaikki firmasi kulut varmasti kirjanpitoon.
- Kuittien lisäksi toimitat samalla sovelluksella kirjanpitäjällesi kaikki muutkin hänen tarvitsemansa materiaalit, kuten tiliotteet, pöytäkirjat ja sopimukset.
- Myös matkalaskujen teko onnistuu eTaskulla niin helposti, että muistat napata verottomat matkakorvaukset talteen myös kaikkein lyhimmiltä työmatkoilta.
- Vähennät huomattavasti kuittien ja muiden yrityksesi dokumenttien käsittelyyn kuluvaa aikaa.
Helppokäyttöinen eTasku taipuu niin yksinyrittäjän kuin isommankin yrityksen tarpeisiin. Myös kirjanpitäjäsi näkökulmasta eTasku on yksinkertainen ratkaisu, sillä sovellus toimii yhteen kaikkien suosituimpien kirjanpito-ohjelmistojen kanssa. Jo yli puolet suomalaisista tilitoimistoista ottaa asiakkailtaan vastaan kuitteja ja muita tositteita eTaskun avulla.
Tutustu eTaskun ominaisuuksiin tai kokeile heti 30 päivää ilmaiseksi ilman sitoumuksia.