Toiminimi vai osakeyhtiö? Näin valitset yritysmuodon tai muutat sitä tarvittaessa

Pikaopas yritysmuodon valintaan ja vaihtamiseen

Kaupparekisteriin merkityistä yrityksistä ylivoimainen valtaosa on yksityisiä elinkeinonharjoittajia ja osakeyhtiöitä, joten yritysmuoto valitaan lähes aina näiden kahden vaihtoehdon väliltä.

Mihin asioihin valintaa tehdessä kannattaa kiinnittää huomiota, ja milloin yritysmuodon muuttaminen toiminimestä osakeyhtiöön voi olla fiksu veto? Entä miten muutos käytännössä toteutetaan?

Olitpa sitten aloittava tai yritysmuodon muutosta harkitseva kokeneempi yrittäjä, löydät tästä artikkelista vastauksia näihin ja moniin muihin aihetta koskeviin kysymyksiin.

Toiminimi vai osakeyhtiö – mitkä ovat erot aloittavan yrittäjän kannalta?

Toiminimiyrittäjyyden ja osakeyhtiön keskeiset erot liittyvät muun muassa:

• verotukseen
• kirjanpidon velvoitteisiin
• yrittäjän vastuisiin
• palkanmaksuun
• yrityksen pitkän tähtäimen suunnitelmiin ja
• toiminnan aloittamiseen ja lopettamiseen.

Alla on käyty jokainen osa-alue läpi hieman seikkaperäisemmin.

Osakeyhtiön edut verotuksessa nousevat esille tulojen kasvaessa

Yksityisenä elinkeinonharjoittajana eli toiminimiyrittäjänä tahkoamasi tulos on automaattisesti kyseisen vuoden verotettavaa tuloasi.

Suurella osalla toiminimiyrittäjistä kaikki tulot verotetaan ansiotuloina. Jos toiminimellesi on kuitenkin kertynyt nettovarallisuutta, osa tuloksesta voidaan halutessasi verottaa pääomatulona. Korkealla ansiotasolla veroprosentti nousee joka tapauksessa korkeaksi aivan samaan tapaan kuin normaalissa palkkatyössä.

Osakeyhtiössä voisit vastaavassa tilanteessa maksaa itsellesi palkkaa sopivaksi katsomasi määrän ja jättää loput yrityksen voitoksi tulevien vuosien varalle. Tekemästään voitosta osakeyhtiösi maksaa 20 prosentin suuruisen yhteisöveron.

Kannattavassa ja jatkuvasti hyvin voittoa tekevässä yritystoiminnassa osakeyhtiö tarjoaa näin ollen paremman mahdollisuuden verotuksen optimointiin. Kertyneitä voittovaroja voit nostaa osakeyhtiöstäsi ulos osinkoina tai käyttää niitä myöhempinä vuosina palkanmaksuun.

Toiminimellä vastaat itse kaikista liiketoimintasi veloista ja velvoitteista

Toiminimi olet sinä itse. Sen sijaan osakeyhtiömuodossa sinä ja yrityksesi olette toisistaan erillisiä, itsenäisiä oikeushenkilöitä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että toiminimiyrittäjänä olet aina henkilökohtaisella omaisuudellasi vastuussa kaikista liiketoimintasi veloista ja sitoumuksista. Osakeyhtiöllä yrittäessäsi vastuu rajoittuu lähtökohtaisesti yritykseen sijoittamasi pääoman määrään.

Osakeyhtiömuotokaan ei toki turvaa sinua sellaisilta sitoumuksilta, jotka olet taannut henkilökohtaisesti – tyypillisin esimerkki lienee uudelle osakeyhtiölle otettu laina. Osakeyhtiön taakse et myöskään voi piiloutua rikosoikeudelliselta vastuulta.

Oy-muoto tarjoaa kuitenkin lähtökohtaisesti parempaa turvaa, jos liiketoiminnassa liikkuvat rahamäärät alkavat kasvaa ja samaan aikaan jokin menee pieleen.

Toiminimen kirjanpito on mahdollista toteuttaa yhdenkertaisena

Toiminimiyrittäjänä voit tehdä tiettyjen ehtojen puitteissa yhdenkertaista maksuperusteista kirjanpitoa. Tällöin kyse on yksinkertaisimmillaan siitä, että pidät kirjaa tuloistasi ja menoistasi sitä mukaan, kun rahaa tulee tai lähtee pankkitililtä. Tilinpäätöksen tekeminen ei ole pakollista.

Osakeyhtiöiltä sen sijaan vaaditaan aina kahdenkertainen kirjanpito sekä tilinpäätös. Useimmiten nämä velvoitteet ulkoistetaan tilitoimistolle.

Myös muiden niin sanottujen paperitöiden määrä on osakeyhtiömuodossa hieman isompi. Esimerkiksi varsinainen yhtiökokous on vuosittain toistuva rutiini, vaikkakin yksinyrittäjän kohdalla kyse on helpoimmillaan muutaman paperilapun täyttämisestä. Halutessasi tilitoimisto auttaa tarvittavien pöytäkirjojen kanssa.

Yritysmuodosta riippumatta huomioi kuitenkin se, että kirjanpidossa on kyse paljon muustakin kuin tulojen ja menojen ynnäämisestä. Hyvä kirjanpitäjä auttaa sinua esimerkiksi silloin, kun tarvitset apua matkakulujen vähentämiseen, arvonlisäverotuksen kysymyksiin tai edustus- ja neuvottelukulujen erotteluun.

Ammattilaisen kanssa varmistat, että kirjanpito ja sen pohjalta muodostuva verotus hoituvat asianmukaisesti.

Palkanmaksu osakeyhtiön ja toiminimen välillä eroaa toisistaan

Toiminimiyrittäjänä et voi maksaa itsellesi palkkaa, vaan nostat rahaa toiminimen tililtä vapaasti käyttöösi yksityisottoina. Kulujen jälkeen käteen jäävät tienestit ovat kyseisen vuoden verotettavaa tuloa riippumatta siitä, nostatko rahat käyttöösi vai jätätkö jemmaan toiminimesi tilille.

Osakeyhtiöissä rahojen liikuttelu yrityksen tililtä omaan pussiin ei suju aivan yhtä jouhevasti, ja useimmiten palkanlaskenta ulkoistetaan tilitoimistolle. Osakeyhtiössä voit kuitenkin hyödyntää palkanmaksun luontoisetuja, joista tyypillisimpiä lienevät matkapuhelin- ja lounasetu.

Toiminimen perustat yksin – osakeyhtiöön tarvitset hallituksen varajäsenen

Toiminimi rekisteröidään aina vain yhden ihmisen nimiin, mutta voit harjoittaa toimintaa myös yhdessä puolisosi kanssa – tällä on vaikutusta molempien verotukseen.

Osakeyhtiötä et voi perustaa täysin itsenäisesti. Vaikka olisit yksinyrittäjä ja huolehtisit itse kaikesta osakeyhtiösi liiketoiminnasta, tarvitset silti firman hallitukseen yhden varajäsenen. Usein tämä rooli lankeaa puolison tai muun perheenjäsenen kontolle.

Myös perustamiskuluissa on pienoisia eroja:

• Toiminimen perustamisilmoitus kaupparekisteriin maksaa verkossa tehtynä 60 euroa.
• Osakeyhtiöillä vastaava lukema on 240-320 euroa.

Yksityiseksi elinkeinonharjoittajaksi voit tiettyjen ehtojen täyttyessä ryhtyä myös ilman kaupparekisterimerkintää, jolloin aloittaminen on OmaVeron kautta täysin maksutonta. Tällöin et kuitenkaan voi rekisteröidä käyttöösi virallista ja käyttösuojattua toiminimeä (esim. Valokuvaamo M. Korhonen), vaan toimit yksityisenä elinkeinonharjoittajana omalla nimelläsi (Matti Korhonen).

Vielä takavuosina osakeyhtiöön tuli myös löytyä vähintään 2500 euron osakepääoma, mutta kesällä 2019 voimaan astuneen lakimuutoksen jälkeen kyseistä alkupanosta ei ole enää vaadittu.

Alkupääomaa ei kuitenkaan ole kannattanut aiemminkaan mieltää kuluksi, sillä kyseisen rahan on voinut vapaasti käyttää osakeyhtiön alkuinvestointeihin, kuten esimerkiksi kone-, laite- tai tarvikehankintoihin. Palkkaa tuolla summalla et kuitenkaan ole voinut itsellesi maksaa.

Rekisteröintimaksun lisäksi myös muut kulut voivat osakeyhtiömuodossa olla aavistuksen verran isompia toiminimiin verrattuna. Nämä kustannukset voivat liittyä esimerkiksi ulkoistettuun kirjanpitoon tai yritystilin avaamiseen.

Osakeyhtiöiltä vaaditaan aina oma erillinen yritystili, joiden hinnoissa voi olla eroavaisuuksia pankista riippuen.

Sekä osakeyhtiön että toiminimen perustaminen onnistuu helposti YTJ.fi-palvelussa.

Elätätkö vain itsesi vai onko tarkoituksena kasvaa?

Osakeyhtiö on paras yritysmuoto kasvuhakuisen liiketoiminnan aloittamiseen, sillä toiminimiin verrattuna oy-muoto mahdollistaa huomattavasti sutjakammin uusien osakkaiden tai rahoittajien mukaantulon.

Lisäksi mahdollisten työntekijöiden palkkaamiseen liittyvät taloudelliset riskit pysyvät yrittäjän kannalta pienempinä, jos taustalta löytyy osakeyhtiö.

Osakeyhtiön lopettaminen ei suju sormia napsauttamalla

Jos tarkoituksenasi on vain kokeilla yritystoimintaa ilman pitkän tähtäimen suunnitelmia, osakeyhtiön perustaminen ei välttämättä ole mielekästä.

Toiminimiyrittäjille riittää lopettamisilmoituksen tekeminen, mutta osakeyhtiön omaehtoinen lopettaminen on huomattavasti monimutkaisempi ja pitkäkestoisempi operaatio.

Yritystoiminnan lopettamiseen liittyvistä käytännöistä voit lukea seikkaperäisemmin Accountorin artikkelista.

Eli kumpi on parempi: tmi vai oy?

Se riippuu.

Toiminimi on edelleen monissa tilanteissa paras ja ketterin vaihtoehto pienen liiketoiminnan aloittamiseen. Tämä pätee erityisesti silloin, jos yritystoiminnassasi liikkuvat rahasummat ovat kohtalaisen maltillisia ja tarkoituksenasi on vain tienata oma toimeentulosi ilman suuria kasvuhaaveita.

Jos taas lähdet yrittämään isommalla porukalla tai tarkoituksena on heti tavoitella kovaa tulosta tai kasvua, osakeyhtiö on paras yritysmuoto.

Kerrasta ei tarvitse osua maaliin, sillä yritysmuodon muutos toiminimestä osakeyhtiöksi on kohtalaisen suoraviivainen operaatio.

Seuraavat kappaleet luettuasi tiedät, missä tilanteissa muutos tulee useimmiten ajankohtaiseksi ja miten yritysmuodon muuttaminen käytännössä toteutetaan.

Milloin siirtyminen toiminimestä osakeyhtiöksi voi olla kannattavaa?

Toiminimen muuttaminen osakeyhtiöksi voi tulla eteen yhdestä tai useammastakin eri syystä.

Varsin usein toistuvia tilanteita ovat seuraavat:

1. Tulotasosi alkaa nousta, etkä tarvitse kaikkea käyttöön heti

Kuvittele, että yritystoimintasi lähtee kunnolla lentoon ja tahkoat vuoden aikana tulosta 100 000 euroa. Toiminimiyrittäjänä kaikki tulosi verotetaan automaattisesti kyseisen vuoden verotuksessa, jolloin veroprosentti nousee väistämättä korkeaksi.

Jos pärjäät arjessa maltillisemmillakin tuloilla, voisit osakeyhtiön avulla maksaa itsellesi palkkaa sopivan määrän ja jättää loput osakeyhtiön voitoksi tulevien vuosien varalle. Voitosta osakeyhtiösi maksaa 20 prosentin yhteisöveron. Palkkana tai osinkoina nostetut rahat sen sijaan verotetaan henkilökohtaisena tulonasi.

Laskelmien tekeminen ei ole yksiselitteistä, joten apua kannattaa pyytää kirjanpitäjältä. Karkean nyrkkisäännön mukaan kirjanpitäjän olkapäätä voi olla syytä koputella, jos toiminimen tulos alkaa nousta kohti 60 000-70 000 euroa, josta osa olisi varaa jättää niin sanotusti sukanvarteen.

Osakeyhtiö voi olla verotuksen optimoinnin kannalta varteenotettava ratkaisu myös sellaisissa tilanteissa, joissa tienaat hyvin palkkatöissäsi ja sinulla on samaan aikaan sivutoimista yritystoimintaa.

Aivan pienen säästön takia yritysmuodon muutos ei kuitenkaan välttämättä ole tarpeellinen, koska osakeyhtiömuodossa myös kulut ja ajankäyttö tyypillisesti kasvavat.

Myös itse vaihdoksesta aiheutuu joitakin kustannuksia: esimerkkeinä mainittakoon osakeyhtiön rekisteröintimaksu sekä kirjanpitoon tai mahdollisiin sopimusten tai lupien uusimisiin liittyvät kulut.

2. Yritystoiminnassasi liikkuvat rahamäärät kasvavat

Vaikka viivan ei vielä jäisikään mojovia potteja, myös pelkkä liikevaihdon kasvu voi riskienhallinnan kannalta olla hyvä syy vaihtaa toiminimi osakeyhtiöksi.

Kun nollien määrä sopimussummien perässä kasvaa, myös riskit nousevat. Jos jokin menee pieleen, osakeyhtiö antaa sinulle parempaa turvaa.

Toiminimiyrittäjänä olet henkilökohtaisessa vastuussa kaikista veloista ja sitoumuksista. Osakeyhtiössä vastaat veloista ja velvoitteista lähtökohtaisesti vain siihen sijoittamallasi pääomalla.

3. Haluat palkata työntekijöitä

Myös työnantajana toimimiseen liittyy vastuita ja velvoitteita, joiden edessä osakeyhtiö antaa sinulle parempaa suojaa asioiden mennessä metsään.

Vaikka toiminimikin voi palkata työntekijöitä, usein lisätyövoiman tarve on selkeä merkki siitä, että yritysmuodon muutos saattaisi olla ajankohtainen.

4. Haluat laajentaa yrityksen omistuspohjaa

Toiminimiyrittäjänä et voi noin vain ottaa yritystoimintaasi mukaan uusia omistajia tai sijoittajia. Osakeyhtiömuodossa omistuspohjan laajentamiseen löytyy aivan eri tavalla joustavuutta.

Joidenkin julkisten yritystukien hakeminen voi myös edellyttää osakeyhtiömuotoa. Esimerkiksi innovaatiosetelin kaltaisia pieniä Business Finland -tukia et voi hakea toiminimiyrittäjänä.

5. Haluat parantaa yrityksesi imagoa

Toiminimiyrittäjyys näyttää pieneltä liiketoiminnalta. Älä kuitenkaan ymmärrä väärin: toimialastasi ja asiakaskunnastasi riippuen asialla ei välttämättä ole minkäänlaista merkitystä.

Varsinkin yritysten välisessä kaupankäynnissä osakeyhtiö voi kuitenkin näyttäytyä pysyvämpänä ja pitkäkestoisempana yhteistyökumppanina.

Asetu itse asiakkaasi rooliin: Jos käyt parturi-kampaajalla tai tilaat häihisi valokuvaajan, sinua tuskin kiinnostaa hänen yritysmuotonsa. Riittää, että työnjälki on priimaa.

Eri asia on, jos olet tuoreen startupin kehitysjohtaja ja etsit pitkäaikaista strategista markkinointikumppania johdattamaan firmasi kohti kansainvälistä kasvua.

6. Suunnittelet yritystoimintasi myymistä tai sukupolvenvaihdosta

Yritysmuodon vaihtamisen syynä voi olla myös edessä siintävä yrityksen myyminen tai sukupolvenvaihdos.

Toiminimen liiketoiminnan myymisestä voi koitua yrittäjälle iso kertaluonteinen tuloerä, joka luonnollisesti näkyy kyseisen vuoden verotuksessa.

Osakeyhtiö tarjoaa verotuksen optimoinnin kannalta joustavammat vaihtoehdot niin yrityksen myyntiin kuin myös sukupolvenvaihdosten verohuojennuksiin.

Miten yritysmuodon muutos toiminimestä osakeyhtiöksi käytännössä toteutetaan?

Toiminimen muutos osakeyhtiöksi toteutetaan perustamalla uusi yritys, joka saa uuden y-tunnuksen.

Jos haluat uudelle osakeyhtiöllesi vanhan yritysnimen, sinun pitää joko lopettaa toiminimi, poistaa se kaupparekisteristä tai muuttaa toiminimen nimeä. Osakeyhtiön nimeen sinun tulee toki lisätä lyhenne Oy tai sana osakeyhtiö.

Useimmiten looginen valinta on lopettaa toiminimi samassa yhteydessä osakeyhtiön perustamisen kanssa. Lopettamisilmoitus on maksuton, mutta osakeyhtiön perustamisen käsittelymaksu on 240-320 tai 380 euroa riippuen siitä, teetkö ilmoituksen sähköisesti vai paperilla.

Voit siirtää toiminimellesi kertyneen kaluston, varaston tai muun varallisuuden uuteen osakeyhtiöön ilman veroseuraamuksia tiettyjen ehtojen puitteissa.

• Varojen ja velkojen on siirryttävä uudelle yhtiöllesi samoissa kirjanpitoarvoissa tuloverolain 24 §:n mukaisesti.
• Liiketoimintasi tulee myös jatkua aiemman kaltaisena, eli yrityksen identtisyyden tulee säilyä.
• Sinun tulee myös aluksi itse merkitä kaikki uuden osakeyhtiön osakkeet. Muita omistajia tai sijoittajia voit toki ottaa mukaan myöhemmin.

Osakeyhtiön perustamismaksun lisäksi kuluja voi aiheutua kirjanpidollisista töistä sekä erilaisten sopimusten, lupien ja lomakkeiden päivittämisestä, koska yrityksen y-tunnus sekä mahdollisesti myös nimi ovat muuttuneet.

Yhtiömuodon muutos voi olla hyvä ajoittaa toiminimen tilikauden päättymiseen tai liiketoiminnan hiljaisempiin hetkiin, jos sellaisia kalenterista löytyy. Muutoksen läpivientiin on hyvä varata ainakin muutamia viikkoja – kaupparekisteri-ilmoitusten käsittelyajoista löydät ajantasaista tietoa PRH:n verkkosivuilta.

Kirjanpito ulkoistetaan yleensä heti tai viimeistään osakeyhtiömuotoon siirryttäessä – eTaskun avulla sujuvoitat yhteistyötä kirjanpitäjäsi kanssa

Yritysmuodosta riippumatta valtaosa päätoimisista aloittavista yrittäjistä ulkoistaa kirjanpitonsa heti tilitoimistolle. Ammattilaisen pestaaminen on ehdoton valinta viimeistään silloin, kun toiminimestä siirrytään osakeyhtiömuotoon.

Vaikka palkkaisitkin toiminimellesi tai uudelle osakeyhtiöllesi kirjanpitäjän, sinun pitää silti itse toimittaa hänelle kirjanpitoon kuuluva materiaali.

eTasku tekee tästä hyvin yksinkertaista: se on mobiilisovellus, jolla lähetät kirjanpitäjällesi kuitit, matkalaskut ja kaikki muutkin yrityksesi tositteet suoraviivaisimmalla mahdollisella tavalla.

Voit hallinnoida eTaskuun lisäämiäsi tositteita myös selaimessasi millä tahansa laitteella, kunhan vain nettiyhteys toimii.

Näin hyödyt, kun otat eTaskun käyttöön:

1. Kuitin toimittaminen kirjanpitoon onnistuu nopeimmillaan 10 sekunnissa

Kun nappaat älypuhelimellasi kuvan kuitista, eTasku lukee siitä automaattisesti päivämäärän, summan, ostopaikan, arvonlisäveroerittelyn sekä maksutavan. Tallennettu kuitti on heti kirjanpitäjäsi nähtävillä, ja kuvatun paperikuitin voit heittää roskiin.

2. Hoidamme arkistoinnin puolestasi

Myös varmuuskopiointi on hoidettu puolestasi, sillä kaikki tallentamasi materiaali pysyy automaattisesti säilössä kirjanpitolain vaatiman ajan. Vastaamme arkistoinnista, vaikka asiakassuhde tai yritystoimintasi päättyisikin.

eTaskun avulla sinun ei tarvitse enää koskaan miettiä, mistä löydät pari vuotta vanhat takuukuittisi. Kaikki materiaali on säilössä samassa paikassa ja hyvässä järjestyksessä.

3. Teet matkalaskut samalla sovelluksella ja nappaat veroedut lyhimmistäkin työmatkoista

Matkalaskut koostat työmatkojesi jälkeen puhelimella vaikka kotipihasta käsin.

Syötät vain sovellukseen työmatkasi alku- ja päätepisteen sekä kellonajat, niin eTasku laskee automaattisesti kilometrikorvaukset ja mahdolliset päivärahat.

Sen jälkeen matkalasku on kirjanpitäjäsi nähtävillä.

4. Myös kirjanpitäjäsi säästää aikaa – saatat huomata sen kirjanpitosi hinnassa

eTasku on yhteensopiva kaikkien yleisimpien suomalaisissa tilitoimistoissa käytettävien kirjanpito- ja taloushallinto-ohjelmien kanssa. Tämä tarkoittaa, että kirjanpitäjäsi saa siirrettyä tositteesi kirjanpitoon normaalia pienemmällä vaivalla.

Automatisaatio helpottaa kirjanpitäjän työtä, ja eTaskun käyttö onkin usein helppo tapa pienentää tilitoimistosta saapuvaa laskua.

Yli puolet suomalaisista tilitoimistoista vastaanottaa aineistoja eTaskun avulla, joten palvelu on todennäköisesti tuttu myös omalle kirjanpitäjällesi.

5. Sähköpostikuittien ohjaaminen eTaskuun onnistuu kädenkäänteessä

Kun saat sähköpostiisi kuitin tekstimuodossa tai sähköpostin liitetiedostona, voit välittää sähköpostiviestin eteenpäin osoitteeseen oma(at)etasku.fi

eTasku tunnistaa sähköpostiosoitteen perusteella, että kyseinen tosite kuuluu juuri sinulle ja lisää tositteen eTasku-tilillesi kuluvan päivän kohdalle. Jos tosite on liitetiedostona, tuotetut tiedostomuodot ovat pdf ja jpg.

Edellytyksenä on toki se, että lähetät kuitin samasta sähköpostista, jolla olet eTaskuun rekisteröitynyt. Kuittien välittäminen onnistuu kuitenkin tarvittaessa myös muista sähköpostiosoitteista.

6. eTaskun kokeilu ei maksa mitään, eikä sido sinua mihinkään

Voit testata eTaskua 30 päivän ajan ilmaiseksi ilman sitoumuksia ja päättää sen jälkeen, haluatko jatkaa käyttöä. Yli 90 prosenttia palvelua testanneista jatkaa aineistojen toimittamista eTaskulla ilmaisen testijakson jälkeen.

Kaikkiaan eTaskua käyttää jo yli 20 000 suomalaista yritysasiakasta toimialasta ja yrityksen koosta riippumatta.

Aloita ilmainen kokeilu >>