Nämä asiat kertovat, että kirjanpitäjällesi pitäisi antaa potkut!

Julkaistu: 19.9.2016
Nämä asiat kertovat, että kirjanpitäjällesi pitäisi antaa potkut!

Tilitoimiston vaihtaminen koetaan usein hankalaksi

Internetin syövereistä löytyy paljon tarinoita, joissa yhteistyö yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä takkuaa pahemman kerran.

Usein asiat lähtevät sivuraiteille silloin, kun kirjanpitäjää tai tilitoimistoa valittaessa on sorruttu halvimpaan tai ensimmäisenä vastaan tulleeseen vaihtoehtoon.

Huonoa liikesuhdetta saatetaan kuitenkin pitkittää tarpeettomasti, sillä monet yrittäjät kokevat, että kirjanpitäjän tai tilitoimiston vaihtaminen on hankala ja aikaa vievä operaatio.

Tilitoimiston vaihtaminen kuitenkin kannattaa, jos hommat eivät lähde rullaamaan toivotulla tavalla.

Mistä sitten tietää, että vanhan kirjanpitäjän heivaamista kannattaisi ainakin harkita? Huonoja kirjanpitokokemuksia koskevat kertomukset ovat usein hyvin samankaltaisia, ja listasimme muutamia mahdollisia ongelmakohtia asiaan liittyen.

Jos joudut miettimään joitakin seuraavista asioista, kannattaa miettiä, olisiko saatavilla jotain parempaa.

1) ”Yhteydenpito kirjanpitäjän kanssa on vaivalloista”

Kirjanpitäjät ja tilitoimistot ovat keskenään erilaisia, mutta niin ovat myös niiden asiakkaat. Siinä missä jotkut haluavat käydä yrityksen asioita läpi kasvotusten, toisille riittää puhelin- tai sähköpostiasiointi silloin tällöin.

Varsinkin yhteistyön alkutaipaleella yrittäjällä saattaa olla paljon kysyttävää omaan liiketoimintaan liittyen. Jos vastauksia sähköposteihin joutuu odottamaan useita päiviä tai samoja asioita joutuu vatvomaan puhelimessa monta kertaa, varsinaiseen työhön keskittyminen voi olla hankalaa.

Kirjanpitäjää valittaessa kannattaakin muiden olennaisten seikkojen lisäksi varmistua siitä, että asiakaspalvelu toimii ketterästi ja kirjanpitäjä on tavoitettavissa riittävän nopeasti sinulle sopivilla keinoilla.

2) ”Kirjanpitäjä ei kunnolla ymmärrä minua, enkä minä kirjanpitäjää”

Monien kirjanpitäjien ja tilitoimistojen palvelut ovat erittäin kattavia, mutta varsinkin pienyrittäjät lähtevät kirjanpidon ulkoistamisessa pienestä liikkeelle. Termiviidakossa setviminen on monesti hankalaa, sillä yrittäjät eivät luonnollisestikaan aina ole selvillä aivan kaikista kirjanpidollisista asioista.

Yrittäjällä on oikeus vaatia kirjanpitäjältään selkokielisiä, ammattislangista riisuttuja vastauksia. Kun kommunikaatio pelaa, on helpompi varmistua siitä, että maksaa kirjanpitäjälle vain niistä palveluista, joita oma yritys todella tarvitsee.

Kemioiden kohdatessa yhteydenpito on sulavampaa, ja kirjanpitäjäkin on paremmin kartalla asiakkaan tarpeista. Tällöin pystytään paremmin katsomaan myös tulevaan, eikä kirjanpito ole pelkkää numerojen pyörittelyä ja asioiden nykytilan vatvomista.

3) ”Saamani palvelu ei ole tarpeeksi personoitua”

Moni yrittäjä saattaa olla sitä mieltä, että kirjanpitäjä hoitaa hyvin niin sanotut perushommansa, mutta ei mitään sen päälle. Hyvä kirjanpitäjä tai tilitoimisto ei vain hoida tehtäviään, vaan osaa tarvittaessa toimia myös sparraajana ja suositella uusia toimintamalleja, jos niistä saattaisi olla yritykselle apua.

Normaalitöiden hoitamisellakin pääsee monesti pitkälle, mutta lisäarvoa syntyy helposti, jos kirjanpitäjä on numeroiden ja talouslukujen lisäksi hyvin perillä asiakkaan toimialasta. Kirjanpitäjien ja tilitoimistojen palvelut siirtyvät koko ajan enemmän konsultoivaan muotoon, joten asiakkailla on oikeus vaatia personoituja palveluja.

Jokaisen yrittäjän onkin aihetta pohtia, kuinka hyvin oma kirjanpitäjä tuntee yrityksen toimialan sekä sen haasteet ja kehittymisen.

4) ”Kirjanpitäjäni tarjoamat sähköiset ratkaisut eivät ole ajan tasalla”

Kirjanpito- ja tilitoimistoala digitalisoituu koko ajan lisää, ja myös pienempien yritysten on mahdollista sähköistää taloushallintonsa aiempaa edullisemmin ja kustannustehokkaammin.

Tarjolla olevien palvelujen kirjo on laaja, ja lähes kaikki alan toimijat tuntuvat markkinoivan itseään ”sähköisten ratkaisujen edelläkävijöinä”.

Hyvä kirjanpitäjä on perillä alan uusista tuulista ja osaa tarvittaessa suositella asiakkaalle uusia ratkaisuja. Omaa kirjanpitäjää tai tilitoimistoa kannattaa vertailla muihin vastaavankokoisiin tai –hintaisiin toimijoihin ja tarkastella, onko saatavana samat sähköiset palvelut kuin kilpailijoillakin.

Joskus myös kirjanpitäjä saattaa itse toimia muutoksen ja digitalisoitumisen jarruna,  esimerkiksi tilanteessa jossa asiakas ehdottaa uutta toimintamallia tai sähköisiä palveluita yhteiskäyttöön otettavaksi. Tämä asenne voi olla merkki vanhanaikaisista ja tehottomista toimintamalleista.

5) ”Kirjanpitäjä on liian tuttu, enkä kehtaa vaihtaa”

Uuden yrityksen alkutaipaleella moni saattaa ulkoistaa kirjanpidon lähipiirin kautta löytyvälle henkilölle tai yritykselle.  Jos kirjanpitäjänä toimii esimerkiksi oma sukulainen tai tuttava, vaihtaminen saatetaan kokea epämukavaksi.

Myös pitkään jatkunut asiakassuhde ulkopuolisen toimijan kanssa saattaa johtaa siihen, että kynnys vaihtaa parempaan kasvaa, vaikka tarvetta laajemmille palveluille olisi.

Tutussa kirjanpitäjässä on toki hyvät puolensa, sillä molemminpuolinen luottamus lienee kunnossa ja usein hintakin saattaa olla normaalia matalampi.

Asioita kannattaa silti tarkastella objektiivisesti, eikä oman yrityksen kehittämistä kannata junnata vain sen takia, ettei pahoittaisi kenenkään mieltä.

Asiat pystyy aina perustelemaan järkisyillä, eikä huonossa tai kelvollisessa ratkaisussa kannata pysytellä pelkästään kehtaamissyistä. Hyvä kirjanpito on aina järjen eikä tunteen asia.

Suosittelemme vahvasti ennen kirjanpitäjän vaihtamista antamaan kirjanpitäjälle paljon palautetta ja kehitysehdotuksia siitä miten voisit olla vieläkin tyytyväisempi asiakas. Mikäli konkreettisesta palautteesta huolimatta yhteistyö ei lähde sujumaan, voi vaihto olla ajankohtainen.  

Kirjanpitäjän tai tilitoimiston vaihtaminen saattaa tuntua isolta ja hankalalta ratkaisulta, mutta yrittäjänä et ole sen kanssa yksin. Hyvä tilitoimisto osaa kertoa tarkasti, mitä kaikkia asioita vaihtoa harkittaessa tulee ottaa huomioon. Kannattaa siis olla rohkea, jos asiat eivät nykyisen kirjanpitäjän kanssa luista toivotulla tavalla yrityksestä huolimatta.

Lue myös: 7 vinkkiä oikean tilitoimiston löytämiseen


Joel Ojala

Huhujen mukaan Duracell-pupu käy hakemassa itselleen lisävirtaa Joelilta. Tilitoimisto-kumppanuuksien lisäksi Joelin kanssa ovat päässeet asioimaan myös monet muut eTaskun sidosryhmien edustajat.

Lue myös nämä blogikirjoitukset: