Takkuaako yhteistyö kirjanpitäjän kanssa, mutta tilitoimiston vaihto tuntuu turhan työläältä urakalta? Varsin tuttu tunne monelle yrittäjälle. Tässä artikkelissa käsittelemme lyhyesti tilitoimiston vaihtamiseen liittyviä käytännön toimia sekä yleisimpiä tilanteita, joissa vaihto voi tulla ajankohtaiseksi.
Mistä syistä tilitoimistoa useimmiten vaihdetaan?
Tavanomaisimpia syitä kirjanpitäjän tai tilitoimiston vaihtamiseen ovat laskutukseen liittyvät epäselvyydet, kommunikaatio-ongelmat sekä tyytymättömyys palveluiden laatuun.
Jos tilitoimistosta saapuva lasku sisältää jatkuvasti yllätyskuluja, kirjanpidon vuosikustannusten budjetointi on vaikeaa. Tästä syystä yrittäjän on aina oltava tarkasti selvillä tilitoimiston käyttämästä hinnoittelumallista.
Kirjanpidon hinta voi perustua:
-
- käytettyjen tuntien määrään
- tositteiden määrään
- kiinteään kuukausihintaan tai
- edellä mainittujen yhdistelmään.
Monet tilitoimistot tarjoavat pienyrittäjille myös kiinteitä palvelupaketteja. Tällöin hintaan voi sisältyä tietty lukumäärä tositteita, mutta jotkut lisäpalvelut veloitetaan tuntihinnalla. Sekaannuksien välttämiseksi hinnoitteluperusteista on aina syytä sopia kirjallisessa muodossa.
Kommunikaatio-ongelmilla puolestaan viitataan useimmiten siihen, että kirjanpitäjää on vaikea tavoittaa tai häneltä ei saa ymmärrettäviä vastauksia omiin kysymyksiin. Puutteellinen viestintä johtaa helposti aikamääreistä lipsumisiin tai huonoimmassa tapauksessa jopa suoranaisiin virheisiin kirjanpidossa. Viimeistään tällöin kirjanpitäjän vaihtamista kannattaa harkita vakavasti.
Aina vaihdoksen taustalla ei kuitenkaan tarvitse olla mitään negatiivista.
Esimerkiksi liiketoiminnan nopea kasvu tai yrityksessä tapahtuva sukupolvenvaihdos ovat yleisiä tilanteita, joissa tilitoimistopalvelut tai sähköiset ohjelmat halutaan päivittää yrityksen nykyisiä tarpeita vastaaviksi.
Yksinyrittäjätkin saattavat päätyä etsimään uutta kirjanpitäjää, jos nykyinen kumppani toimii digijarruna paperisen taloushallinnon nykyaikaistamisessa. Myös pelkkä kalliiksi mielletty hinta voi ajaa monet yrittäjät vaihtamaan tilitoimistoa kilpailutuksen kautta, vaikka palveluissa ei sinänsä moitittavaa olisikaan.
Katsotaan seuraavaksi, mitä tilitoimiston vaihto käytännön tasolla vaatii.
Miten kirjanpitäjän vaihtaminen käytännössä tapahtuu?
Tilitoimiston tai kirjanpitäjän vaihtaminen ei ole lainkaan niin monimutkainen projekti kuin saatat luulla.
Varsinkin yksinyrittäjille ja pienyrityksille kyseessä on parhaimmillaan erittäin suoraviivainen operaatio, jossa uusi tilitoimisto voi halutessasi hoitaa valtakirjalla lähes kaikki käytännön toimet.
Valtakirjan tilitoimiston vaihtoon voit tehdä itse tai kysyä apua uudelta kirjanpitäjältäsi.
Älä kuitenkaan vaihda tilitoimistoa pelkästään hetken mielijohteesta, vaan käy mahdollisia ongelmia ja kehityskohteita ensin läpi yhdessä nykyisen kirjanpitäjäsi kanssa.
Ellei mikään muutu, vaihtoa koskevista käytännöistä on hyvä tietää ainakin seuraavat asiat:
1. Kuinka pitkä on tilitoimiston irtisanomisaika?
Nykyisen sopimuksen irtisanomisaika kannattaa yleensä selvittää ensiksi. Monesti sen pituus on 2–3 kuukautta, mutta muustakin on voitu sopia.
2. Tapahtuuko tilitoimiston vaihto kesken tilikauden vai uuden tilikauden alusta?
Yhtä oikeaa ajankohtaa ei ole olemassa. Voit siis aivan hyvin vaihtaa tilitoimistoa vaikka kesken tilikauden.
Jos vuosi on kuitenkin jo lopuillaan, vanha tilitoimisto voi tarvittaessa hoitaa tilinpäätöksen ja veroilmoituksen maaliin asti. Näin uusi kirjanpitäjäsi pääsee aloittamaan puhtaalta pöydältä uuden tilikauden alusta.
Asia on silti aina tilannekohtainen. Mikäli nykyisen tilitoimiston palveluissa on perustavanlaatuisia puutteita, yhteistyötä on turha jatkaa yhtään pidempään kuin on pakko.
Jos tilitoimiston vaihto tehdään kesken tilikauden, uusi kirjanpitäjäsi tarvitsee tietysti käyttöönsä tiedot kaikista siihenastisista tapahtumista − näin varmistetaan kirjanpidon jatkuvuus.
Asiakaslähtöinen tilitoimisto kertoo sinulle aina sen, miten materiaalien siirto käytännössä hoituu.
3. Onko vaihtoon liittyvä työnjako selvillä?
Sovi aina tarkasti siitä, mitä velvoitteita vanha tilitoimisto vielä hoitaa ja mihin päivämäärään asti.
Myös uuden tilitoimiston kanssa tulee käydä läpi yhteistyön alkamisajankohta, materiaalien toimittamiseen liittyvä työnjako sekä tarvittavien valtuuksien (esim. Suomi.fi) siirtäminen. Tilitoimisto tarvitsee valtuutuksen esimerkiksi tulorekisteriin liittyviä ilmoituksia tehdäkseen.
Uuden kirjanpitäjäsi tai yhteyshenkilösi tulisi aina antaa sinulle selkeät ohjeet siitä, mitä asioita joudut itse huomioimaan ja mitkä toimenpiteet ovat tilitoimiston kontolla.
4. Mitä kirjanpito-ohjelmistoja vanha ja uusi tilitoimisto käyttävät?
Tilitoimiston vaihtaminen helpottuu entisestään, jos vanha ja uusi tilitoimistosi käyttävät samaa sähköisen taloushallinnon ohjelmistoa.
Tällöin kirjanpitoaineistoja ei tarvitse siirrellä eri järjestelmien välillä, mikä nopeuttaa vaihtoa ja samalla vähentää jonkin verran kustannuksia.
Mikäli kirjanpitäjät käyttävät eri kirjanpito-ohjelmistoja, selvitä aineiston siirtämisestä koituvat mahdolliset kulut.
Tarkista uudelta tilitoimistolta myös se, kuinka nopeasti palvelu saadaan käyttöön.
Jos päädyt tilitoimiston vaihdon yhteydessä uusimaan itse käyttämäsi sähköisen taloushallinnon ohjelman, selvitä sen mahdollisen irtisanomisajan pituus.
Varmista uudelta tilitoimistokumppanilta myös se, millä tavalla ohjelmaan kertynyt aineisto saadaan helpoiten siirrettyä ja mitä asioita varmuuskopioinnin kanssa on syytä huomioida.
5. Tarjoaako uusi tilitoimisto ajantasaisia ratkaisuja kirjanpitorutiinien hoitamiseen?
Kaikki nykyaikaiset tilitoimistot tarjoavat myös yksin- ja pienyrittäjille soveltuvia sähköisiä työkaluja, joiden käyttämiseksi yrittäjän ei todellakaan tarvitse olla kirjanpidon asiantuntija.
Kun hoidat helpot rutiinityöt ja aineistojen toimittamisen sähköisesti, kirjanpitäjäsi ei enää joudu kuluttamaan työaikaansa paperilla olevien tietojen kirjaamiseen tai puuttuvien tositteiden perään soitteluun. Ajansäästön lisäksi hyödyt näkyvät myös kirjanpidon madaltuvina kustannuksina.
Yksinkertaisimmillaan sähköinen kirjanpito tarkoittaa pienyrittäjälle sitä, että myynti- ja ostolaskut sekä tositteiden lähettäminen hoidetaan yhdellä ohjelmalla, joka toimii niin tietokoneen selaimessa kuin mobiililaitteissa.
6. Miten vältät ongelmat uuden tilitoimiston kanssa?
Käy uuden kirjanpitäjäsi kanssa läpi ne syyt, joiden takia päädyit vaihtamaan tilitoimistoa. Jos vaihdon taustalla oli esimerkiksi tiedonkulkuun tai palveluiden hinnoitteluun liittyviä epäselvyyksiä, samoja virheitä on turha toistaa montaa kertaa.
Varmista lisäksi se, että saat tarvittaessa riittävän opastuksen käyttämääsi sähköisen kirjanpidon ohjelmaan. Myös varayhteyshenkilön nimi on syytä olla selvillä, jos vastuukirjanpitäjäsi esimerkiksi jää sairauslomalle tai vaihtaa työpaikkaa.
Lopuksi: varaa riittävästi aikaa uuden tilitoimiston etsimiseen
Työläin vaihe tilitoimiston vaihtamisessa on useimmiten uuden kirjanpitokumppanin löytäminen.
Vinkkejä hyvän tilitoimiston valintaan kannattaa kysellä yrittäjätuttavilta, mutta suositusten lisäksi sinun tulee toki huomioida monia muitakin seikkoja.
Yleisin virhe on juosta pelkästään halvimman hinnan perässä. Mistä sitten ikinä lähdetkään etsimään itsellesi uutta tilitoimistoa, muista varata vaihtoehtojen puntarointiin riittävästi aikaa.
Taloushallinnon alalla pitkät asiakassuhteet ovat hyvin yleisiä, joten sopivan tilitoimiston löydettyäsi yhteistyönne saattaa jatkua vielä vuosikymmenien päästä.
- Lue seuraavaksi: 7 vinkkiä hyvän tilitoimiston löytämiseen