4 vinkkiä, joilla saat enemmän irti tilitoimiston palveluista
Tuntuuko sinusta joskus siltä, että yhteistyö kirjanpitäjäsi kanssa on vaikeaa ja et oikeastaan aina edes tiedä, mistä tilitoimistolta tuleva lasku oikein koostuu?
Me kysyimme 1000:lta eTaskua käyttävältä tilitoimistolta ja 2000 kirjanpitäjältä mikä heitä ärsyttää omissa asiakkaissaan.
Lisäksi pyysimme kirjanpitäjiltä neuvoja siihen, kuinka yritykset voisivat helpottaa yhteistyötä ja saada tilitoimiston palveluista enemmän irti.
Tässä blogissa kerromme neljä konkreettista vinkkiä, joiden avulla saat yhteistyön kirjanpitäjäsi kanssa sujumaan kuin rasvattu.
Bonuksena saatat kirjoituksen lomasta myös bongata, minkä takia tilitoimistolta tuleva lasku voi olla joskus hieman tavallista suurempi.
1. Toimita kirjanpitomateriaalit ajoissa
”Toimita kaikki liiketoimintaasi liittyvä materiaali toimistolle – oli kyse sitten laskuista, sopimuksista yms. – ja luota siihen että yrityksesi talousasiat ovat hyvissä käsissä. Keskity oman yrityksesi asiakkaiden palvelemiseen ja käytä tilitoimistosi ammattilaista hyväksesi kun teet oman yrityksesi talouteen liittyviä päätöksiä.”
Sinulla on varmasti välillä todella kiire ja tuntuu siltä, että vuorokaudesta loppuvat tunnit kesken. Yrityksellä on kuitenkin lakisääteisiä velvollisuuksia, jotka tulee hoitaa ajallaan.
Toki mikäli haluat tehdä verottajasta uuden kirjekaverisi, voit jättää nämä velvollisuudet hoitamatta, mutta kovin pitkäjänteistä tämä ei kuitenkaan ole.
Esimerkiksi arvonlisäverot ja työnantajasuoritukset tulee ilmoittaa aina kuun 12. päivä. Nämä ilmoitukset eivät kuitenkaan valmistu tilitoimistossa silmänräpäyksessä. Muista siis toimittaa materiaali hyvissä ajoin!
Materiaalien toimittaminen sovittujen aikataulujen mukaisesti helpottaa myös tilitoimiston työtä.
Yhdellä kirjanpitäjällä voi olla hoidettavanaan kymmenien muidenkin yritysten kirjanpito ja työt on aikataulutettu.
Mikäli toimitat materiaalisi myöhässä, menee tilitoimiston työrytmi sekaisin ja tämä usein nostaa kirjanpidon hintaa.
2. Edesauta kirjanpitäjää poistamaan rutiinityöt
”Myönteinen asenne uusiin toimintoja helpottaviin menetelmiin, kuten sähköisiin laskutuksen, ostolaskujen ja kuittien kierrätyksiin helpottaa yhteistyön sujumista ja jättää tilitoimistolle aikaa perehtyä asiakkaan tilanteeseen syvemmin, kun ei tarvitse käyttää aikaa rutiineihin, jotka on mahdollista hoitaa automaattisesti.”
Kirjanpitäjät ajattelevat sinun ja yrityksesi parasta. Eivät he suosittele sinua ottamaan käyttöön uutta ohjelmistoa, mikäli he eivät näe siitä olevan sinulle aidosti hyötyä.
Sähköisen taloushallinnon ratkaisut helpottavat sinun työtäsi ja tämän lisäksi kirjanpitäjältäsi poistuvat turhat työvaiheet ja he voivat käyttää aikansa tehokkaammin yrityksesi auttamiseen.
Kuuntele siis kirjanpitäjääsi avoimin mielin sähköisen taloushallinnon ratkaisuista.
Mitkä ovat omasta mielestäsi ne tilitoimiston palvelut, joista sinä haluat heille rahaa maksaa?
Pulitatko tilitoimistolle samaa tuntihintaa mielummin kuittien kopioimisesta vai yrityksesi taloudelliseen tilaan perehtymisestä?
3. Kysy, mikäli jokin asia mietityttää
”Kysy jos jokin mietityttää. Jos et uskalla kysyä kirjanpitäjältäsi neuvoa, vaihda sellaiseen, jonka kanssa kemiat kohtaavat paremmin.”
Yrityksen taloushallinnon ja kirjanpidon hoitaminen on yhteistyötä. Sujuvan yhteistyön tärkein yksittäinen elementti on toimiva kommunikaatio.
Mikäli kirjanpidon raportteja tarkastellessasi sinusta tuntuu kuin hieroglyfejä yrittäisit tulkita, älä häpeä tai arkaile pyytää kirjanpitäjääsi selventämään asiaa.
Mikäli et oikeasti ymmärrä raportteja ja niissä olevia lukuja vaarannat pahimmillaan koko yrityksesi ja elinkeinosi tulevaisuuden.
Muista myös, että kirjanpitäjät eivät sinun kiusaksesi yritä nyhtää sinulta selvityksiä tositteisiin liittyen.
Kirjanpito pohjautuu lakiin ja lain mukaan kirjanpidon tositteista tulee määrättyjen asioiden käydä ilmi.
Mikäli tiedot ovat puutteellisia tulee kirjanpitäjän kysyä sinulta tarvittavat lisätiedot.
Lue myös: Huomioi nämä 7 asiaa tilitoimiston valinnassa
4. Taloushallinto on yhteistyötä, ei yksilösuoritus
”Muista, että kirjanpitäjän ja yrittäjän suhde on nimenomaan yhteistyötä. Kumpikaan ei hoida kaikkea, vaan yhdessä päästään parhaaseen lopputulokseen. Ole itsekin aktiivinen. Yrittäjä ei voi paeta velvoitteitaan sanomalla, ettei tiennyt jostain asiasta ja että luuli kirjanpitäjän hoitavan. Kaikkien täytyy tietää, missä mennään.”
Vaikka kirjanpitäjä onkin varsinainen monitaituri ja hän on hyvin yrityksesi asioista perillä, ei hän kuitenkaan ole ajatustenlukija.
Mikäli yrityksesi tekee merkittäviä sopimuksia tai suunnittelee investointeja, kerro näistä myös kirjanpitäjällesi hyvissä ajoin.
Mikäli et hänelle näistä suunnitelmista kerro ei, hän myöskään voi sinua asian suunnitteluvaiheessa auttaa.
Muista vielä tämä:
Kirjanpito perustuu aina faktoihin. Kirjanpito ei perustu ennusteisiin tai arvioihin vaan toteumaan, ja se antaa sinulle lukuihin perustuvan kuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta.
Kunnioita ja hyödynnä tätä hyvin yksinkertaista faktaa.
Pidä nämä hyvin yksinkertaiset ohjeet mielessäsi ja jatkossa yhteistyö sujuu kuin valssi ja saat samalla enemmän irti tilitoimiston palveluista :)
Toivoo kaikella rakkaudella,
Hyvin suurella todennäköisyydellä myös sinun kirjanpitäjäsi.