Tilintarkastusmateriaali sähköisenä vai paperilla? ”Epämieluisin tilanne on näiden hybridi”

Julkaistu: 26.2.2021. Muokattu viimeksi: 26.2.2021.
Tilintarkastusmateriaali sähköisenä vai paperilla? ”Epämieluisin tilanne on näiden hybridi”

Talven kääntyessä kohti kevättä tilintarkastusten ruuhkahuippu alkaa pikkuhiljaa olla käsillä. Kysyimme tamperelaisen Talousvahvistus Oy:n HT-tilintarkastaja Jarno Kuusistolta, mitä hyötyä sähköisessä muodossa olevasta kirjanpitoaineistosta on tilintarkastuksen sujuvuudelle ja yrityksen kehittämiselle.


Täyssähköinen taloushallinto on ollut monille yrityksille arkipäivää jo kauan, mutta kovinkaan harvinaista aineistojen säilyttäminen paperimapeissa ei silti edelleenkään ole. HT-tilintarkastaja Jarno Kuusiston mielestä vastakkainasettelu paperisen ja sähköisen arkistoinnin välillä ei kuitenkaan ole olennaisin kysymys tilintarkastusaineistojen säilyttämisestä puhuttaessa.

Tärkeämpää on, että kaikki keskeinen hallintoaineisto ja tositteet olisivat saatavilla samalla kertaa ja yhdestä paikasta. Useimmiten tämä toki tarkoittaa paperimappirivistöjen sijaan pilvipohjaista taloushallinnon järjestelmää.

”Tilintarkastajan kannalta epämieluisin on tilanne, jossa osa tositteista on arkistoitu sähköisesti, mutta ei kuitenkaan kaikki. Tositteita saattaa tällöin löytyä yrittäjän paperiarkistoista ja osa on jemmassa kirjanpitäjän pöydällä”, Kuusisto sanoo.


Aika on rahaa myös tilintarkastuksessa

Haja-arkistointi lisää huomattavasti tilintarkastukseen käytettävää aikaa ja voi samalla aiheuttaa epävarmuutta kirjanpidon ja hallinnon luotettavuudesta. Tositteiden ja dokumenttien hukkumisen riski kasvaa, mikä voi koitua kalliiksi verotarkastuksen yhteydessä.

Kuusisto muistuttaa, että paperiaineistojen vaatimat logistiset järjestelyt ja hitaampi läpikäyminen näkyvät nopeasti myös tilintarkastuksen hinnassa. Puolisähköisen aineiston käsittely ei ole ajallisesti tai rahallisesti optimaalista asiakkaalle eikä myöskään tilintarkastajalle.

”Viime aikoina olemme joutuneet kannattavuussyiden takia jopa kieltäytymään paperitositepohjaisista tilintarkastuksista.”


Hyödyllisempää dataa sähköisestä aineistosta

Tilintarkastusten yhteydessä tehtävistä erilaisista data-analyyseista havaintoineen voi olla merkittävästi hyötyä asiakasyritykselle. Kuusisto toteaa, että sähköinen tosite- ja kirjanpitoaineisto mahdollistaa datamassan tehokkaamman käsittelyn paperiaineistoon verrattuna, jolloin esimerkiksi tositteiden alv-käsittelyn asianmukaisuudesta voidaan varmistua paremmin ja näin saada kiinni rahanarvoisia tiliöintivirheitä.

”Lisäksi data-analyyseilla tuotettavien raporttien avulla voidaan herätellä yrittäjiä pohtimaan esimerkiksi kassavirran hallintaan tai kustannusrakenteeseen liittyviä kysymyksiä.”

Aukottomasti hoidetusta tositteiden ja dokumenttien arkistoinnista on hyötyä myös yrityksen liiketoiminnan muuttuessa ja kasvaessa. Tyypillisiä tilanteita ovat yritysjärjestelyt tai rahoituksen hakeminen.

”Yrityksen myyminen sekä onnistuneet rahoitusneuvottelut ovat todennäköisempiä ja vaivattomampia, kun kirjanpitoaineisto sekä keskeinen hallintodokumentaatio ovat ajan tasalla ja järjestelmällisesti arkistoituina. Tällöin ne voidaan toimittaa kauppaneuvotteluiden yhteydessä eri osapuolten käyttöön viiveettömällä aikataululla.”


Reaaliaikaisempaa tilannekuvaa päätöksenteon tueksi

Sähköisen kirjanpidon ansiosta myös yrityksen taloudellista tilannetta pystytään arvioimaan huomattavasti reaaliaikaisemmin verrattuna kerran kuussa tai harvemmin laadittuun paperitositepohjaiseen kirjanpitoon.

Kuusiston mielestä kuukausittain tehtävien tilannearvioiden pitäisi olla ehdoton minimivaatimus jokaisessa yrityksessä.

”Ikävä kyllä hyvin usein näkee sitä, että yrityksen taloudellista tilannetta pysähdytään arvioimaan vain tilinpäätöksen laadinnan yhteydessä, jos silloinkaan. Omasta mielestäni arviointia tulisi tehdä päivittäin, jotta saadaan suuntaa operatiivisten ponnisteluiden onnistumisesta. Samalla kerätään tietoa päätöksenteon tueksi ja korjaaviin toimenpiteisiin voidaan tarvittaessa ryhtyä ajoissa.”

Kuva: iStock

 

Yrittäjä, lopeta tuskailu tositteiden kanssa!

eTasku on mobiilisovellus, jolla toimitat kirjanpitäjällesi kuitit, matkalaskut ja kaikki muutkin yrityksesi tositteet yksinkertaisimmalla mahdollisella tavalla.

Yli puolet suomalaisista tilitoimistoista vastaanottaa aineistoja eTaskun avulla, joten palvelu on todennäköisesti tuttu myös omalle kirjanpitäjällesi.

Voit testata eTaskua 30 päivän ajan ilmaiseksi ilman sitoumuksia ja päättää sen jälkeen, haluatko jatkaa käyttöä.

Ps. Yli 90 prosenttia palvelua testanneista jatkaa aineistojen toimittamista eTaskulla ilmaisen testijakson jälkeen.


Lue myös nämä blogikirjoitukset: