Osakeyhtiön kirjanpito – mitä pienyrittäjän kannattaa huomioida?

Kirjanpidon järjestäminen kuuluu ensimmäisiin hallinnollisiin asioihin, joita joudut pohtimaan osakeyhtiötä perustaessasi. Perusasioiden omaksumisesta on paljon hyötyä, vaikka olisitkin jo tehnyt järkipäätöksen kirjanpidon ulkoistamisesta tilitoimistolle. Tästä artikkelista löydät vastauksia yleisimpiin pienten osakeyhtiöiden kirjanpitoa koskeviin kysymyksiin.

Miksi kirjanpitoa tehdään?

Kirjanpidon laatiminen on lakisääteinen velvollisuus jokaiselle yritykselle. Vaikka olisitkin jo päättänyt ulkoistaa osakeyhtiösi kirjanpidon tilitoimistolle, perusteet on silti hyvä hallita myös itse.

Tietämys perusasioista helpottaa yhteistyötä kirjanpitäjäsi kanssa, ja saat enemmän irti hänen sinulle tuottamista luvuista ja raporteista.

Kirjanpito ei ole pelkkää tulojen ja menojen ynnäämistä, eikä sitä tehdä vain verottajaa varten. Parhaimmillaan kirjanpito auttaa sinua tekemään parempia taloudellisia päätöksiä ja ohjaamaan osakeyhtiösi liiketoimintaa oikeaan suuntaan.

Myös yrityksesi sidosryhmät – kuten esimerkiksi rahoittajat tai tavarantoimittajat – osaavat arvostaa säntillisesti laaditun kirjanpidon tuottamaa tietoa.

Kirjanpidon pohjana toimivat tositteet, joita syntyy liiketapahtumista, kuten esimerkiksi ostoista ja myynneistä. Tositteiden sisällön perusteella kirjanpitäjä tekee kirjaukset kirjanpitoon.

Kirjausten pohjalta puolestaan laaditaan vuosittain tilinpäätös, joka kertoo osakeyhtiösi toiminnan kannattavuudesta ja varallisuudesta.

Tilinpäätös laaditaan tilikausittain. Tilikauden pituus on normaalisti 12 kuukautta, mutta yritystoiminnan alussa tai lopussa tilikausi voi poikkeuksellisesti olla tätä pidempi tai lyhyempi. Maksimipituus on kuitenkin 18 kuukautta.

Varsin usein tilikausi on kalenterivuosi, mutta voit yhtä hyvin valita muunkin 12 kuukauden mittaisen ajanjakson.

Siinä missä toiminimiyrittäjien on mahdollista tehdä kirjanpitonsa yhdenkertaisena, osakeyhtiöiltä vaaditaan aina kahdenkertainen kirjanpito.

Mitä kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa?

Kahdenkertainen kirjanpito tarkoittaa, että jokaisesta kirjanpidon tapahtumasta – esimerkiksi myynnistä tai ostosta – tehdään aina merkintä vähintään kahdelle kirjanpidon tilille.

Tapahtuma kirjataan toisen tilin vasemmalle puolelle (debet) ja toisen tilin oikealle puolelle (kredit). Debet kertoo, mihin raha kohdistuu ja kredit puolestaan osoittaa, mistä raha on peräisin.

Alla yksinkertaistettu esimerkki, jossa asiakkaalle on myyty laskulla 200 euroa (alv 0) maksava tuote.

Laskun lähettämisen jälkeen summa merkitään ensin myyntisaamisten debet-puolelle ja myyntien kreditiin. Kun asiakas maksaa laskun, kirjaukset tehdään pankkitilin debetiin ja myyntisaamisten kreditiin. Myyntisaamiset nollautuvat ja pankkitilille ilmestyy 200 euroa.

Esimerkissä ei huomioitu arvonlisäveroa, josta myös tehtäisiin omat kirjauksensa.

Kahdenkertaisesta kirjanpidosta näet koko ajan, mihin rahaa on kulunut, mistä sitä on vielä tulossa ja mitä laskuja itselläsi on maksamatta. Näin osakeyhtiön talouden seuraaminen on koko ajan reaaliaikaista.

Yleensä kahdenkertainen kirjanpito kannattaa antaa suosiolla kirjanpitäjän hoidettavaksi. Kirjanpidon ulkoistamista on käsitelty tarkemmin hieman tuonnempana tässä artikkelissa.

Kirjanpitoon tehtyjen kirjausten perusteella kirjanpitäjäsi muodostaa tilinpäätöksen, johon liittyvät keskeiset termit on käyty lyhyesti läpi alla.

Mitä osakeyhtiön tilinpäätöksestä on hyvä tietää?

Tilinpäätös tarkoittaa tilikaudelta tehtävää laskelmaa, josta selviää yrityksesi tulos ja varallisuusasema. Se muodostaa pohjan verotukselle ja tarjoaa oleellista tietoa paitsi itsellesi, myös viranomaisille ja yrityksesi sidosryhmille.

Osakeyhtiöille tilinpäätös on aina pakollinen, ja se on annettava viimeistään neljän kuukauden kuluttua tilikauden päättymisestä.

Jos osakeyhtiösi tilikausi päättyy joulukuun loppuun, tilinpäätös on laadittava viimeistään 30. huhtikuuta.

Tämän jälkeen tilinpäätös on vielä vahvistettava yhtiökokouspöytäkirjassa viimeistään puoli vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.

Pienillä osakeyhtiöillä tilinpäätös sisältää:

• taseen, joka kuvastaa osakeyhtiösi taloudellista asemaa tilinpäätöspäivänä
• tuloslaskelman, joka kuvaa osakeyhtiösi tuloksen muodostumista
• liitetiedot.

Rahoituslaskelma ja toimintakertomus eivät ole pakollisia pienyrityksille, joilla liikevaihto ei pyöri kymmenissä miljoonissa euroissa.

Tase, tuloslaskelma ja liitteet lyhyesti

Tase kertoo osakeyhtiösi taloudellisesta tilanteesta. Näet taseesta yhtiösi varallisuuden, velat sekä oman pääoman määrän tilikauden lopussa. Taseen kahta puolta kutsutaan termeillä vastaavaa ja vastattavaa.

Vastaavaa-puolella on esitetty yhtiön varallisuus ja vastattavaa-puolella se, mistä tämä varallisuus on peräisin. Molempien puoliskojen tulee olla samansuuruiset.

Esimerkiksi pankista otettu 10 000 euron laina löytyy vastaavaa-puolelta Rahat ja pankkisaamiset -kohdan alta, kun taas vastattavaa-puolella sama summa kuuluu Vieras pääoma -luokituksen alle.

Tuloslaskelma sen sijaan on raportti, josta näet tilikautesi tulot ja menot. Tuloslaskelma kertoo, tekikö yhtiö voittoa vai tappiota ja miten kyseinen tulos muodostui.

Tase ja tuloslaskelma muodostavat yhdessä kokonaiskuvan yrityksesi taloudellisesta tilanteesta.

Kovaakin tulosta tahkoava yritys voi olla pahoissa veloissa tai päinvastaisesti varakkaan yrityksen liiketoiminta voi olla selvästi kannattamatonta.

Tilinpäätöksen liitetiedoilla viitataan sellaisiin täsmentäviin tietoihin, jotka täydentävät tuloslaskelman ja taseen sisältämää informaatiota. Kyseiset liitetiedot on lueteltu seikkaperäisesti kirjanpitoasetuksessa.

Kirjanpitäjäsi kyllä kertoo, jos jokin tarvettava liite on jäänyt uupumaan.

Paljonko osakeyhtiön tilinpäätös maksaa?

Osakeyhtiön tilinpäätös voidaan veloittaa osana kirjanpidon kiinteää hintaa tai kokonaan erikseen. Erikseen veloitetun tilinpäätöksen hinta pienelle osakeyhtiölle lähtee usein muutamasta sadasta eurosta ylöspäin.

Toimiala ja liiketoiminnan luonne voivat kuitenkin vaikuttaa kuluihin merkittävästi, joten mainittu hintahaitari on suuntaa-antava.

Tilinpäätöstä tehdessä voi avautua mahdollisuus verosuunnittelulle, joten työhön kuluva tarkka tuntimäärä ei välttämättä ole täysin aukottomasti ennustettavissa etukäteen.

Tämän takia tilinpäätös voidaan veloittaa tuntihinnalla, vaikka hinnoittelu olisi muutoin kiinteää.

Milloin osakeyhtiö tarvitsee tilintarkastajan?

Tilintarkastus tarkoittaa lakisääteistä valvontaprosessia, jossa yrityksesi kirjanpito, tilinpäätös ja hallinto tarkastetaan. Tilintarkastuksen tavoitteena on saavuttaa varmuus siitä, että tilinpäätös on laadittu säännösten mukaisesti ja yrityksesi taloudellisesta asemasta annettu kuva on oikea.

Tilintarkastuksen rajat on säädelty tilintarkastuslaissa. Osakeyhtiön ei tarvitse valita tilintarkastajaa, jos sekä päättyneellä että sitä välittömästi edeltäneellä tilikaudella on täyttynyt enintään yksi seuraavista kriteereistä:

• taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
• liikevaihto tai vastaava tuotto on yli 200 000 euroa
• palveluksessa on keskimäärin yli kolme henkilöä.

Pienillä osakeyhtiöillä tilintarkastusvelvollisuuden rajat eivät läheskään aina täyty. Tällöin tilintarkastajaa ei ole pakko valita, ellei yhtiöjärjestyksessä, yhtiösopimuksessa tai osakeyhtiön säännöissä ole sitä erikseen määrätty.

Tilintarkastus on kuitenkin edeltävistä ehdoista riippumatta aina pakollinen sellaisille yrityksille:

• joiden pääasiallisena toimialana on arvopapereiden omistaminen tai hallinta ja
• joilla on huomattava vaikutusvalta toisen kirjanpitovelvollisen liiketoimintaan tai rahoituksen johtamiseen.

Tilintarkastuksen teettäminen vapaaehtoisesti voi kuitenkin olla pienelle osakeyhtiölle varsin perusteltua, jos se on hakemassa lähitulevaisuudessa rahoitusta tai yritystukia tai solmimassa merkittäviä sopimuksia.

Pienen osakeyhtiön tilintarkastuksen hinta on yleensä edullisimmillaankin muutamista sadoista euroista ylöspäin.

Muuttuvia osia on kuitenkin paljon. Esimerkiksi puutteet tositteiden tietosisällöissä tai yritysjärjestelyjen kaltaiset poikkeustapahtumat tilikauden aikana voivat vaikuttaa merkittävästi tilintarkastuksen työläyteen, kestoon ja sitä kautta hintaan.

Miksi osakeyhtiön kirjanpitoa ei yleensä kannata tehdä itse?

Osakeyhtiöiltä vaadittavaa kahdenkertaista kirjapitoa ei yleensä kannata lähteä tekemään itse, vaan se kannattaa ulkoistaa kirjanpitäjälle. Perustelujakaan ei tarvitse kauaa miettiä:

• Osakeyhtiön kirjanpidon ulkoistaminen säästää sinulta huomattavan määrän työtunteja käytettäväksi johonkin muuhun – esimerkiksi varsinaiseen liiketoimintaasi, josta asiakkaasi sinulle maksavat.
• Toiseksi kirjanpito tulee varmemmin tehtyä oikein, kun sen hoitaa ammattilainen. Kirjanpitäjäsi tietämys verotuksen ja kirjanpidon lakikoukeroista, asetuksista ja viranomaisasioinnista on takuulla parempi kuin sinulla. Tämä tarkoittaa säästettyjä euroja.

Perusteltu syy omatoimikirjanpitoon voi kuitenkin olla esimerkiksi aiempi kokemus kirjanpidon tekemisestä sekä tietämys verotukseen ja kirjanpitoon liittyvästä lainsäädännöstä.

Myös yritystoiminnan sivutoimisuus ja hyvin vähäinen liiketapahtumien määrä voi olla kelpo syy tehdä osakeyhtiön kirjanpito itse.

Hyvä kirjanpitäjä auttaa sinua säästämään rahaa

Aloittavalta yrittäjältä saattaa helposti unohtua, että kirjanpidossa on kyse paljon muustakin kuin tulojen ja menojen ynnäämisestä sekä veroilmoitusten tekemisestä.

Kirjanpitäjäsi osaa auttaa sinua esimerkiksi seuraavissa hyvin tavanomaisissa kysymyksissä, joita pienten osakeyhtiöiden yrittäjät usein kohtaavat:

• Paljonko osakeyhtiöstä kannattaa nostaa palkkaa, jos tahkoat hyvää tulosta ja haluat optimoida verotaakkaasi?
• Mitä luontoisetuja sinun kannattaa hyödyntää osakeyhtiön omistajayrittäjänä?
• Mitkä osakeyhtiön kulut ovat kirjanpidossa vähennyskelpoisia ja mitkä eivät?
• Miten käännetty verovelvollisuus toimii, jos ostat esimerkiksi sähköisiä palveluita toiseen EU-maahan sijoittuneelta yritykseltä?
• Onko auto fiksuinta pitää omissa vai firman nimissä?
• Miten saat matkakorvaukset helpoiten talteen työmatkoista?
• Mitä julkisia yritystukia voit hyödyntää liiketoiminnassasi?
• Onko kyseessä edustus- vai markkinointikulu, jos ostat liikelahjan asiakkaallesi?

Vastaavia esimerkkejä löytyisi helposti lisää kymmenittäin.

Et todennäköisesti säästä mitään, jos pakerrat itse joka kuukausi viisi tuntia kirjanpidon ja verokysymysten parissa. Kirjanpitäjä hoitaa samat asiat tunnissa ja auttaa sinua säästämään rahaa kaikki mahdolliset verovähennykset huomioimalla.

Kirjanpidon voit ulkoistaa paikalliselle kirjanpitäjälle, isommalle tilitoimistolle tai jollekin verkossa toimivalle kirjanpitopalvelulle. Kirjanpitäjän fyysisellä sijainnilla ei ole merkitystä, ellei sinulla ole tarvetta asioida paikan päällä.

Tilitoimiston valintaa käsittelevään artikkeliin olemme listanneet seitsemän asiaa, joita sinun kannattaa pohtia hyvää kirjanpitäjää etsiessäsi.

Procountorin blogissa puolestaan on käsitelty olennaisimpia asioita, jotka yrittäjän on hyvä tietää kirjanpitolaista, vaikka kirjanpito olisikin ulkoistettu tilitoimistolle.

Seuraavaksi käymme läpi, paljonko pienen osakeyhtiön kirjanpito tyypillisesti maksaa ja miten voit itse vaikuttaa kuluihin.

Paljonko osakeyhtiön kirjanpidon hinta on ulkoistettuna?

Me eTaskulla toteutimme jokin aika sitten yrittäjille suunnatun kyselyn, jonka osana kartoitimme tilitoimistopalveluiden hinnoittelua. Kyselyyn vastasi yhteensä 379 sellaista yrittäjää, joiden osakeyhtiöiden liikevaihto oli enintään miljoona euroa.

Kyselyn perusteella pienen osakeyhtiön kirjanpidon hinta kuukaudessa asettuu useimmiten 100-200 euron tai 200-300 euron hintahaarukkaan. Nämä hintaluokat olivat selvästi yleisimpiä alle 250 000 euroa liikevaihtoa tekevillä osakeyhtiöillä.

Kun liikevaihto ylitti 250 000 euroa, tilitoimistopalveluiden kuukausihintakin alkoi vastausten perusteella kohota yhä useammin 300-500 euroon ja siitä ylöspäin. 500 000-1 000 000 euron liikevaihtoluokan yrityksistä puolet maksoi tilitoimistoilleen yli 500 euroa kuukaudessa.

Yleisimmin palvelupakettiin kuului kirjanpidon, tilinpäätöksen ja veroilmoitusten lisäksi myös palkanlaskenta. Varsinkin isomman liikevaihtoluokan yrityksistä valtaosa osti tilitoimistolta myös veroneuvontaa ja muita lisäpalveluja.

Olennaisimpia hintaan vaikuttavia tekijöitä ovat liiketapahtumien ja niistä syntyvien tositteiden määrä, hinnoitteluperuste sekä liiketoiminnan luonne.

Huomioi, että kyselyn tekemisen jälkeen yleinen hintataso Suomessa on noussut, eivätkä taloushallintopalvelut ole poikkeus.

Tilitoimistojen hinnoittelua olemme käsitelleet tarkemmin erillisessä tekstissä, jonka saat auki linkin takaa.

Alta sen sijaan löydät muutamia vinkkejä siihen, miten voit itse varmistaa, että osakeyhtiösi kirjanpitokulut pysyvät aisoissa ja yhteistyö tilitoimiston kanssa toimii.

Miten voit sujuvoittaa yhteistyötä tilitoimiston kanssa?

Mitä helpommaksi kirjanpitäjäsi työskentelyn teet, sitä edullisemmaksi tilitoimiston palvelut usein tulevat. Käytännössä tämä tarkoittaa seuraavia hyvin yksinkertaisia asioita:

1. Toimita kaikki kirjanpitoon tarvittava materiaali ajoissa

Kirjanpitäjäsi tarvitsee kuitit, osto- ja myyntilaskut sekä muut tositteet ajoissa, jotta hän pystyy muodostamaan kirjanpitosi ja verottajalle lähtevät ilmoitukset.

Kuittien hukkaaminen tai tositteiden toimittaminen myöhässä aiheuttaa lisää työtä ja nostaa kirjanpidon kuluja.

Työnjaosta, aikamääreistä ja hinnoitteluperusteista on tärkeää sopia tarkasti ja kirjallisesti heti yhteistyön alussa.

Mikäli osakeyhtiösi liikevaihto jää alle 100 000 euron, voit halutessasi hakeutua pidemmän verokauden piiriin. Tällöin arvonlisäveroja ei tarvitse ilmoittaa ja maksaa verottajalle joka kuukausi.

2. Lähetä materiaalit helposti käsiteltävässä muodossa

Kirjekuoressa tai sähköpostin liitetiedostoina toimitetut materiaalit eivät siirry kirjanpitoon itsestään. Kirjanpitäjäsi työ nopeutuu, kun lähetät tositteet siistissä järjestyksessä ja oikeassa tiedostomuodossa.

Sähköisissäkin toimitustavoissa on huomattavia eroja sen suhteen, paljonko kirjanpitäjäsi joutuu käyttämään aikaa yksittäisen tositteen käsittelyyn.

Jos et usko meitä, niin lue kirjanpitäjän perustelut sille, miksi kuitit ja muutkin tositteet kannattaa sähköpostin tai Google Driven sijaan toimittaa tilitoimistoon erikseen tätä varten suunnitellulla työkalulla. Alla oleellinen sitaatti artikkelista:

”eTaskun kuukausimaksu on yleensä yksi edullinen keino pienentää kirjanpitäjän laskua.”

eTaskun avulla huolehdit samalla tositteiden arkistoinnista, sillä kaikki sovelluksen kautta lähetetty materiaali varmuuskopioidaan automaattisesti kirjanpitolain vaatimaksi ajaksi.

3. Pidä kirjanpitäjäsi ajan tasalla yritystoimintasi muutoksista

Liiketoiminnassasi tapahtuvat muutokset voivat herkästi vaikuttaa kirjanpidon työläyteen tai tositteiden määrään.

Et voi olettaa selviäväsi alun perin sovitulla kiinteällä hinnalla, jos tositteiden määrä äkkiä kaksinkertaistuu tai liiketoiminnassasi tapahtuu merkittäviä muutoksia.

Kirjanpitäjäsi ei ole ajatustenlukija, joten pidä hänet kartalla yrityksesi tulevista suunnitelmista, sopimuksista ja investoinneista.