Mitä tositteita kirjanpitäjälle pitää toimittaa?

Lähetä kirjanpitoaineisto tilitoimistoosi ajoissa, järjestyksessä ja täydellisenä – säästät tunteja ja euroja

Vaikka uutena yrittäjänä päättäisit heti ulkoistaa kirjanpidon, omalle kontollesi jää huolehtia siitä, että kaikki tarvittavat aineistot kulkeutuvat tilitoimistoosi sovittujen aikamääreiden puitteissa.

Asiakassuhteen alussa mielessäsi saattaa olla paljon kysymyksiä, jotka koskevat kirjanpitäjälle toimitettavaa materiaalia ja sen lähettämistä.

Mitä kaikkia tositteita kirjanpitäjä tarvitsee käyttöönsä, ja millä eri tavoilla kyseiset aineistot voi tilitoimistoon toimittaa? Muun muassa näihin kysymyksiin löydät vastaukset tästä lyhyestä tietoiskusta.

Mitä tarkoittaa tosite?

Tosite tarkoittaa todistusaineistoa jostakin yrityksesi liiketoimintaa koskevasta tapahtumasta.

Jos rahaa liikkuu tai teet liiketoimia, joilla on vaikutusta yrityksesi kirjanpitoon ja sitä kautta verotukseen, asia pitää pystyä todentamaan tositteen avulla. Tosite voi olla joko sähköisessä tai paperisessa muodossa – tärkeintä on tositteen asiasisältö, ei olomuoto.

Yksinkertaisin ja tutuin esimerkki tositteesta on tietysti ostoksesta saatava kuitti, mutta myös kymmenet muut asiakirjat ja dokumentit voidaan niputtaa tositteen määritelmän sisään.

Alla muutamia tavanomaisimpia esimerkkejä tositteista, joita yritystoiminnastasi saattaa syntyä:

• osto– ja myyntilaskut
• tiliotteet
• vuokrasopimukset
• takuuvuokrakuitit
• kauppakirjat
• vakuutussopimukset
• verotuspäätökset
• velkakirjat lainoista
• matkalaskut
• ajopäiväkirjat
• ja niin edelleen.

Oikein tehty kirjanpito muodostaa pohjan verotukselle, ja tositteiden avulla kirjanpitäjäsi saa käyttöönsä tarvittavat tiedot, joiden perusteella hän saa muodostettua kirjanpitosi lakipykälien edellyttämällä tavalla.

Mitä tositteita kirjanpitäjälle toimitetaan?

Kirjanpitäjälle pitää lähtökohtaisesti toimittaa kaikki tositteet, joita yrityksesi liiketoimista kertyy. Yleisimmät esimerkit tositteista lueteltiin yllä, mutta toimialastasi riippuen tositteiksi luokiteltavia asiakirjoja ja dokumentteja voi tietysti olla muitakin.

Nyrkkisääntö on kuitenkin selvä: jos asia liittyy yrityksesi liiketoimintaan ja siitä syntyy dokumentoitavaa, toimita aineisto kirjanpitäjällesi.

Mikäli poikkeuksia on, kirjanpitäjäsi kyllä kertoo sen sinulle: esimerkiksi pankin palvelumaksujen osalta tiliotteessa esiintyvät tiedot ovat riittäviä, eikä erillistä menotositetta tarvita.

Hyvä lähtökohta kirjanpitomateriaalien toimittamiselle on, että perkaat läpi yritystilisi tiliotteen ja katsot, että kaikista tuloista ja menoista on tallessa tosite kirjanpitoa varten.

Jos olet maksanut joitain kuluja henkilökohtaiselta tililtäsi tai omalla luottokortillasi, toimita tositteet myös näistä ostoista.

• Lue myös: Mitä teen, jos olen hukannut yrityksen kuitin?

Muutamia huomioita tositteiden sisältövaatimuksista

• Kun teet yritystoimintaasi varten ostoja kortilla, sinulle tulostuu usein kaksi paperia: maksupäätetosite sekä kassakuitti. Pelkkä ostopaikan ja summan sisältävä maksupäätetosite ei ole tarpeellinen, vaan sen sijaan kirjanpitäjäsi haluaa sinulta kuitin, josta ilmenee mitä olet ostanut ja millä hinnalla ja arvonlisäverokannalla. Kuitista tulee ilmetä myös päivämäärä, myyjäliikkeen nimi sekä y-tunnus.

• Varmista myös, että kuitin ostotiedot ovat selkeät. Pelkkä tuotekoodi C15PHS ei kerro kirjanpitäjällesi mitään, vaan tässä tapauksessa sinun pitäisi itse tehdä selkoa siitä, mitä tosiasiassa olet ostanut. Täydennä siis tositteen tietosisältöä tarvittaessa.

• Kerro myös se, millä tavalla osto liittyy yrityksesi liiketoimintaan. Leivonnaisten ostaminen on yrityksesi kulu vasta siinä vaiheessa, kun tuot ilmi, että kyse on liikeneuvotteluiden tarjoiluista. Muista täsmentää, ketä kestitettiin ja miksi.

• Mikäli lasku tai muu tosite sisältää useamman sivun, muista toimittaa ne kaikki. Näin ollen kirjanpitäjän ei tarvitse käyttää laskutettavaa työaikaansa puuttuvien tietojen kyselemiseen.

• Jos vahingossa hukkaat kuitin, voit tehdä ostosta itse selvityksen kirjanpitäjällesi esimerkiksi sähköpostilla. Huomioi kuitenkin, että ostoon sisältyvää arvonlisäveroa et tällöin saa vähennettyä omien myyntiesi sisältämistä arvonlisäveroista. Tämä aiheuttaa turhaa rahanmenoa, ja toistuvasti hukkuvista kuiteista muodostuu riski myös verotarkastuksessa. Useimmiten hukkuneesta kuitista saa pyydettyä kopion myyjäliikkeestä, mutta varsinkin pienempien käteisostojen kohdalla tilanne voi olla toinen.

Lue myös: Nämä asiat yrittäjän on hyvä tietää kirjanpidon ja kuittien arkistoinnista

Miten kirjanpitäjälle toimitettava materiaali lähetetään?

Asiakassuhteen alussa sinä ja kirjanpitäjäsi sovitte, milloin ja missä muodossa kirjanpitoon tarvittavat tositteet toimitetaan.

Oli tapa mikä tahansa, olennaisinta on pysyä sovituissa aikatauluissa ja toimittaa aineisto hyvässä järjestyksessä ja täydellisenä. Jatkuva lipsuminen ja puuttuvien tietojen perään kyseleminen nostaa kirjanpitosi hintaa.

Kirjekuori, muovipussi ja kenkälaatikko ovat toimialan vanhoja klassikoita, mutta hieman nykyaikaisempia ratkaisuja hyödyntämällä säästät niin omaa kuin kirjanpitäjäsi aikaa.

• Lue myös: Kuitit kirjanpitäjälle kirjekuoressa, sähköisesti vai erillisen kuittisovelluksen kautta? Valinta voi näkyä lompakossasi

Miten eTasku helpottaa pienyrittäjän kuitti- ja tositerumbaa?

eTasku on tietokoneen selaimessa sekä puhelimessa toimiva sovellus, jonka avulla toimitat kirjanpitäjällesi kuitit sekä kaikki muutkin yrityksesi liiketoimintaa koskevat tositteet. Kun nappaat ostoksesi kuitista kuvan eTaskulla, saat välitettyä sen heti eteenpäin kirjanpitäjäsi nähtäville.

Yli puolet suomalaisista tilitoimistoista vastaanottaa tositteita eTaskun avulla, ja sovellus toimii yhteen kaikkien suosituimpien taloushallinnon ohjelmistojen kanssa. Näin kirjanpitäjäsi saa siirrettyä kuitin eTaskusta suoraan omaan ohjelmistoonsa ilman manuaalista näpyttelytyötä.

Jo yli 20 000 suomalaista yritysasiakasta vähentää kuittien ja tositteiden käsittelyyn tuhraantuvaa aikaa eTaskun avulla – joukkoon mahtuu niin yksinyrittäjiä kuin isompiakin yrityksiä kaikilta toimialoilta.

Yrittäjänä hyödyt eTaskun käytöstä muun muassa seuraavilla tavoilla:

• Et enää hukkaa ainuttakaan kuittia ja saat vietyä kaikki pienimmätkin yritystoiminnan kulut täysimääräisinä kirjanpitoon. Pitämällä kuitit tallessa varmistat myös sen, että saat kaikkien ostojesi arvonlisäverot vähennettyä. Et voi vähentää ostojesi alveja omien myyntiesi sisältämistä arvonlisäveroista, mikäli sinulla ei ole esittää ostoksestasi kuittia.

• eTaskulla teet myös matkalaskut niin helposti, että muistat kirjata ne ylös kaikkein lyhimmiltäkin työmatkoilta. Matkalaskun tekeminen eTaskulla kestää noin minuutin.

• Sähköisesti vastaanottamiesi kuittien siirtäminen eTaskuun on helppoa. Jos sait ostoksestasi kuitin sähköpostiin, lähetä se vain eteenpäin osoitteeseen oma@etasku.fi. Tällöin kuitti kulkeutuu eTaskuun, kunhan vain lähetät emailin palveluun rekisteröimästäsi sähköpostiosoitteesta.

• Kaikki eTaskuun lisäämäsi kuitit ja tositteet säilyvät automaattisesti varmuuskopioituina kirjanpitolain vaatiman ajan.

• Kuittien lisäksi voit lisätä eTaskuun kirjanpitäjäsi nähtäville myös kaikki muut yrityksesi tärkeät asiakirjat ja dokumentit. Yhteistyö sujuu jouhevasti, kun kaikki materiaali löytyy kootusti yhdestä paikasta.

• eTaskua käyttämällä vähennät huomattavasti kuittien ja tositteiden hallinnointiin kuluvaa aikaa. Säästyneen ajan voit käyttää siihen työhön, josta voit laskuttaa omia asiakkaitasi.

Voit kokeilla eTaskua ilmaiseksi ensimmäisen 30 päivän ajan. Yli 90% palvelua kokeilleista käyttäjistä jatkaa palvelun parissa ilmaisen kuukauden jälkeen. Kokeilu ei sido sinua mihinkään. Tutustu asiakkaiden kokemuksiin tai aloita heti ilmainen kokeilukuukausi.

Lue lisää ja aloita ilmainen kokeilu!