Kuitti maksutapahtuman todisteena – vastauksia yleisimpiin kysymyksiin

Tutustu kuittien sisältövaatimuksiin, säilytykseen ja kuitinantovelvollisuuteen

”Ei kuittia, kiitos” on yleisimpiä kauppojen kassoilla kuultuja lausahduksia. Yrittäjäksi ryhtyessäsi kuittien keräilyyn kannattaa kuitenkin suhtautua astetta tarmokkaammin, sillä liiketoimintaan liittyvistä kuiteista huolehtiminen on lakisääteinen velvollisuutesi.

Erityisesti yritystoiminnan alkuvaiheessa uudet yrittäjät kyselevät kirjanpitäjiltään paljon kuitteihin liittyviä kysymyksiä. Tässä artikkelissa vastaamme niistä yleisimpiin.

Mikä on kuitti?

Kuitti on paperisessa tai sähköisessä muodossa oleva asiakirja, joka todentaa maksutapahtuman. Kuitti on todistus siitä, että kuitilla mainittu palvelu tai tuote on myyty ostajalle ja maksu on saatu kortilla, käteisellä tai niihin rinnastettavalla maksutavalla.

Kirjanpitoon tehtävien kirjausten on lain mukaan perustuttava päivättyihin ja järjestelmällisesti numeroituihin tai vastaavalla tavalla yksilöityihin tositteisiin. Kuitti on tavanomaisin esimerkki tositteesta.

Pelkkä tiliotteella näkyvä maksu ei kelpaa todisteeksi kirjanpitoon, vaan tapahtuma pitää todentaa tarkemmat tiedot sisältävällä tositteella.

Jos tuotteita tai palveluita ostetaan laskulla, tositteeksi kirjanpitoon riittää pelkkä lasku, kunhan siltä löytyy kaikki lain vaatimat laskumerkinnät. Laskumerkintävaatimuksia koskevat tiedot löytyvät arvonlisäverolaista.

Mitä tietoja kirjanpitokelpoinen kuitti sisältää?

Kuitin sisältämistä tiedoista on säädetty laissa, joka koskee kuitintarjoamisvelvollisuutta käteiskaupassa. Kuitin pitää sisältää:

• myyjäyrityksen nimen, y-tunnuksen ja yhteystiedot
• kuitin antamispäivän
• kuitin tunnistenumeron tai muun yksilöivän tunnisteen
• tiedon myytyjen tavaroiden tai palveluiden määrästä ja lajista
• suoritetun maksun määrän arvonlisäveroineen ja verokantoineen.

Tunnistenumero tarkoittaa käytännössä kuitissa näkyvää juoksevaa numeroa, joka yksilöi tositteen. Juoksevan numeroinnin tarkoitus on varmistaa, ettei maksuja ole jäänyt välissä kirjaamatta.

Kuten jo edellä todettiin, kuitti voi olla joko paperinen tai sähköinen. Olomuotoa tärkeämpää on kuitin tietosisältö, jota voi tarvittaessa täydentää. Kirjanpitäjän on tiedettävä, millä tavalla kuitti liittyy yrityksen liiketoimintaan.

Välillä kuiteissa saattaa esiintyä pelkkiä tuotekoodeja, jotka eivät selkeästi kerro, mitä tosiasiassa on ostettu. Myös juhlamokat ja pullapitkot ovat kirjanpitoon kelpaava kulu vasta siinä vaiheessa, kun täsmennät kyseisten tarjottavien tulevan liikeneuvotteluihin. Ostetusta palvelusta tai tuotteesta riippuen kuitin tietoja voi siis välillä olla syytä täydentää.

Hyvin laadittu kuitti on selkeä, informatiivinen ja se täyttää kaikki laissa asetetut vaatimukset.

Tarvitaanko kirjanpitoon alkuperäinen kuitti?

Kirjanpitoon ei tarvita alkuperäistä paperikuittia. Esimerkiksi pdf-muotoinen kuitti tai kuitista napattu valokuva riittää kirjanpitokelpoiseksi kuitiksi. Sähköisessä muodossa oleva kuitti ei voi haalistua tai hukkua yhtä helposti kuin paperinen kuitti.

Sähköisten kuittisovellusten hyödyntäminen auttaa pitämään kuitit tallessa ja helpottaa niiden toimittamista kirjanpitoon.

Kaikki eTasku-sovellukseen kuvatut kuitit ovat heti kirjanpitäjän nähtävillä, ja ne pysyvät automaattisesti tallessa ja varmuuskopioituina kirjanpitolain vaatiman ajan.

• Lue myös: Kuittien kuvaaminen eTaskuun

Mitä tarkoittavat sähköinen tai digitaalinen kuitti?

Puhekielessä termillä sähköinen kuitti voidaan viitata mihin tahansa sähköisessä muodossa olevaan kuittiin – esimerkiksi sähköpostitse saapuvaan pdf-kuittiin tai kuitista otettuun valokuvakopioon.

Kaikkein pisimmälle viety sähköinen kuitti on niin sanottu eKuitti eli digitaalinen kuitti. eKuitti tarkoittaa kuittia, jonka data siirtyy rakenteisessa muodossa automaattisesti järjestelmästä toiseen.

Helppo esimerkki eKuitin toimintaperiaatteesta on tilanne, jossa olet yhdistänyt yrityksen maksukortin käyttämääsi taloushallintosovellukseen. Kortilla maksaessasi kuittidata siirtyy automaattisesti sovellukseen, eikä kuittia tarvitse erikseen tulostaa, kuvata tai välittää eteenpäin sähköpostista.

Kuinka pitkään kuitteja pitää säilyttää?

Kuittien säilytysaika on kuusi vuotta. Aika lähtee raksuttamaan sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Esimerkiksi 31.12.2023 päättyvän tilikauden kuitit on pidettävä tallessa vuoden 2029 loppuun saakka. Säilytysvelvollisuus ei lopu, vaikka yrityksen toiminta lakkaisi.

Kuitit kannattaa arkistoida sähköisessä muodossa, jotta niiden tietosisältö pysyy luettavana. Paperisten kuittien tiedot voivat haalistua ajan saatossa.

Olemme kirjoittaneet kirjanpitoaineistojen ja kuittien säilytyksestä kattavamman artikkelin, jonka voit lukea linkin takaa.

Kuiteista huolehtiminen on tärkeää, jotta kirjanpito ja sen pohjalta tehtävät ilmoitukset Verohallinnolle saadaan tehtyä oikein.

Hukkuneet kuitit myös maksavat yritykselle rahaa, jos esimerkiksi pieniä käteiskuitteja jää hukuksiin ja sen takia kirjanpidon ulkopuolelle. Itse laadituista kulutositteista ei myöskään saa talteen arvonlisäverovähennyksiä.

Myös kirjanpidon hinta voi nousta, jos kirjanpitäjä joutuu jatkuvasti kyselemään puuttuvien kuittien perään.

Yksityishenkilön kuittien säilytysaika

Yrittäjien lisäksi myös yksityishenkilöiden on tietyissä tilanteissa pidettävä kuitit tallessa. Henkilökohtaiseen veroilmoitukseen kirjattuja tulonhankkimismenoja tai kotitalousvähennyksiä koskevat kuitit on säilytettävä kuusi vuotta verovuoden päättymisestä alkaen.

Pidempikin säilytysaika on usein perusteltu, jos kyse on myyntivoiton tai -tappion todentavista kuiteista. Esimerkiksi kesämökin rakennus- tai remonttikuluja koskevat kuitit kannattaa siksi pitää visusti tallessa niin pitkään kuin mahdollista.

Kuittien pitäminen tallessa helpottaa ja nopeuttaa myös takuuasioiden selvittelyä, jos myydyssä tuotteessa ilmenee myöhemmin virhe. Usein ostokuitti toimii takuutodistuksena, mutta välillä liikkeet saattavat tarjota myös erillisen takuukuitin.

Takuukuitin olemassaolo ei kuitenkaan itsessään ratkaise sitä, onko vian korjaaminen myyjäyrityksen vastuulla vai ei. Kadoksissa oleva osto- tai takuukuitti ei siis poista oikeuttasi valittaa ja saada hyvitystä virheellisestä tuotteesta, jos osto pystytään todentamaan muulla tavalla.

Miten kuitit toimitetaan kirjanpitäjälle?

Yrittäjän on hyvä sopia kirjanpitäjän kanssa heti yhteistyön alussa, milloin ja miten kuitit toimitetaan tilitoimistoon. Säntillisyys ja aikamääreissä pysyminen on tärkeää, jotta kirjanpitäjä pystyy tekemään ajoissa kirjanpidon ja muodostamaan arvonlisäveroilmoitukset Verohallinnolle. Näin vältytään turhilta myöhästymismaksuilta.

Mikään ei estä paperikuittien sullomista kirjekuoreen, mutta sähköisempien ratkaisujen suosiminen säästää aikaa sekä yrittäjältä että kirjanpitäjältä. Olipa kuittien toimitustapa sitten kirjekuori, sähköposti, Dropbox tai eTasku, aineistojen olisi syytä saapua tilitoimistoon:

• ajoissa ja sovitussa muodossa
• hyvässä järjestyksessä
• kaikilla tarvittavilla tiedoilla varustettuna.

Kadonneet kuitit tai kuiteista puuttuvat merkinnät aiheuttavat lisätyötä sekä kirjanpitäjälle että yrittäjälle. Kirjanpitäjältä säästyvä työaika näkyy yleensä myös kirjanpidon hinnassa.

Lisätietoa aiheesta:

• Kuitit kirjanpitäjälle kirjekuoressa, sähköisesti vai kuittisovelluksen kautta?
• Mitä tositteita kirjanpitäjälle pitää toimittaa?

Entä jos yrityksen kuitti katoaa tai on lukukelvoton?

Ei ole lainkaan harvinaista, että välillä yrityksen kuitteja jää kadoksiin tai maksuautomaatti tarjoaa lukukelvottoman kuitin. Yleensä myyjäliike pystyy onneksi pyydettäessä toimittamaan kopion kuitista.

Kirjanpitolaissa todetaan, että kirjanpitoon tehtyjen kirjausten on ”perustuttava päivättyyn ja järjestelmällisesti numeroituun tai vastaavalla tavalla yksilöityyn tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman”.

Jos ulkopuolisen antamaa tositetta – eli tässä tapauksessa kuittia – ei kuitenkaan ole saatavilla, kirjaus tulee lain mukaan todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatimalla ja asianmukaisesti varmennetulla tositteella.

Tällaisessa tilanteessa yrittäjän on itse annettava kirjanpitäjälle kirjallinen selvitys, josta ilmenevät muun muassa seuraavat asiat:

• Mitä on ostettu, milloin ja keneltä?
• Mitä ostos maksoi ja miten se liittyi yritystoimintaan?

Olemme kirjoittaneet hukkuneista kuiteista ja itse laadituista ostoselvityksistä kattavamman tietopaketin, jossa on vastattu yleisimpiin aiheeseen liittyviin kysymyksiin.

Mitä tarkoittaa kuitinantovelvollisuus?

Kuitinantovelvollisuus on määritelty laissa. Se tarkoittaa, että elinkeinonharjoittajien on tarjottava palvelun tai tavaran ostajalle maksutapahtumasta todisteeksi kuitti, jos ostos maksetaan käteisellä rahalla, kortilla tai esimerkiksi lounas- tai liikuntasetelillä.

Vuonna 2014 voimaan tulleen lain tarkoituksena on torjua harmaata taloutta eli käytännössä sitä, ettei verotettavia tuloja jäisi kirjaamatta kirjanpitoon.

Kuitti voi olla sähköinen tai paperinen, ja se voidaan tarvittaessa kirjoittaa myös käsin. Kaikki tämän artikkelin alussa mainitut pakolliset tiedot on sisällytettävä kuitille.

Kuitintarjoamisvelvollisuus on kuitenkin rajattu siten, että laki ei koske:

• automaatista tapahtuvaa myyntiä
• arpajaislainsäädännössä tarkoitettua toimintaa
• ulkotiloissa tapahtuvaa markkina- ja torikauppaa (pois lukien alkoholin vähittäismyynti ja anniskelu)
• sähköistä kaupankäyntiä, laskun maksamista tai muita sellaisia maksutilanteita, joissa ostaja voi itsenäisesti maksaa tuotteen tai palvelun ilman elinkeinonharjoittajan läsnäoloa.

Lakia myös sovelletaan vain sellaiseen liiketoimintaan, jonka tilikauden liikevaihto ylittää 10 000 euroa.

Asiakkaan ei tarvitse ottaa kuittia vastaan, mutta yrittäjän on toki merkittävä kaikki tapahtumat kirjanpitoon – halusi asiakas kuitin tai ei. Jos asiakas ei halua kuittia, sitä ei ole pakko tulostaa.

Kuitintarjoamisvelvollisuuden laiminlyönnistä voi saada seuraamismaksun, jonka määrä vaihtelee 300 eurosta 1000 euroon.

Verohallinnon verkkosivuilta voit lukea lisätietoa yleisimmistä kuitinantovelvollisuuteen liittyvistä kysymyksistä.

Ilmainen kuittipohja ja kuitin kirjoittaminen käsin

Maksupäätteessä oleva vika tai kassakoneen temppuilu ei poista yrittäjän kuitintarjoamisvelvollisuutta. Kuitin kirjoittaminen on mahdollista myös käsin, ja piirongin kätköistä löytyvä paperinen kuittivihko voikin olla yrittäjälle hyvä hätävara.

Kenties vielä näppärämpi työkalu on sähköisessä muodossa oleva ilmainen kuittipohja, josta löydät esimerkin Isoltan verkkosivuilta. Kuittipohjan avulla luodun kuitin voi tulostaa tai lähettää asiakkaan sähköpostiin.

Valmis kuittipohja voi olla hyödyllinen myös yksityishenkilölle, joka myy yritykselle käytetyn tavaran, kuten kannettavan tietokoneen. Yritys tarvitsee ostosta kuitin, jotta se voi merkitä hankinnan kirjanpitoon vähennyskelpoiseksi kuluksi.

Kuittiin tulee merkitä myyjän ja ostajan tiedot sekä tieto siitä, mitä on myyty, milloin ja millä hinnalla.