Tulorekisteri kurkkii jo nurkan takaa – mitä perusasioita KATRE:sta on hyvä tietää?

KATRE:n eli kansallisen tulorekisterin käyttöönotto lähenee kuukausi kuukaudelta. Mistä tammikuussa voimaan astuvassa uudistuksessa onkaan kyse, ja miten muutos vaikuttaa yrityksiin ja tavallisiin palkansaajiin? Jos perusasiat eivät vielä ole tuttuja, ne on hyvä kerrata viimeistään nyt.

Kansallinen tulorekisteri pähkinänkuoressa

Kansallinen tulorekisteri tarkoittaa sähköistä tietokantaa, joka kokoaa yhteen paikkaan tiedot kansalaisten saamista palkkatuloista, etuuksista ja eläkkeistä. KATRE otetaan käyttöön vaiheittain:

• Tammikuusta 2019 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot maksetuista palkoista, työkorvauksista, luontoiseduista ja muista ansiotuloista. Myös verottomat matkakulukorvaukset tulee ilmoittaa.

• Vuoden 2021 alussa uudistus laajenee koskemaan myös eläkkeitä ja etuuksia, kuten työttömyys-, sairaus- ja äitiyspäivärahoja.

Työnantajien näkökulmasta tulorekisterin tarkoitus on yksinkertaistaa palkanmaksuun liittyviä hallinnollisia velvoitteita. Kun nykyään työnantajat ilmoittavat palkkatietoja useille tahoille eri aikoihin, jatkossa tiedot välittyvät eteenpäin yhdellä kertaa tulorekisterin kautta.

Päällekkäisen raportoinnin poistamisen lisäksi KATRE aikaistaa palkkatietojen ilmoittamista. Aiemman vuosi-ilmoitusmenettelyn sijaan tiedot maksetuista palkoista on jatkossa ilmoitettava tulorekisteriin työntekijäkohtaisesti viiden päivän sisällä maksupäivän jälkeen.

KATREn käyttöönottovaihe vuoden alussa tulee olemaan työntäyteinen niin tilitoimistoille kuin palkanmaksusta itse huolehtiville yrityksille. Kiireisen alkutaipaleen jälkeen rekisterin tavoite on kuitenkin vähentää ilmoitteluun liittyvää työtä ja byrokratiaa.

Kenelle tulorekisterin kautta ilmoitetut tiedot menevät?

KATREn kautta ilmoitetut tiedot kulkeutuvat heti viranomaisten nähtäville, ja tammikuusta 2019 alkaen tietoja hyödyntävät:

• Kansaneläkelaitos,
• Verohallinto,
• Eläketurvakeskus,
• eläkelaitokset sekä
• Työttömyysvakuutusrahasto.

Myöhemmin tiedot alkavat välittyä tulorekisterin kautta myös kuntien, vahinkovakuutusyhtiöiden, työttömyyskassojen ja työsuojeluviranomaisten (jne.) käyttöön.

Vaikka tulorekisteri muuttaa tulotietojen ilmoittamistapaa ja -aikataulua, se ei laajenna tai luo viranomaisille uusia tiedonsaantioikeuksia kansalaisten tulotiedoista – entuudestaan tutut tiedot ovat vain jatkossa saatavilla hieman helpommin ja reaaliaikaisemmin.

Uudistus koskee vain ilmoittamista, eli esimerkiksi maksamisiin tai eräpäiviin se ei vaikuta. Tulorekisterin käyttöönotossa ei myöskään ole GDPR-tyylistä siirtymäaikaa, eikä rekisteriin ilmoitettaville tiedoille ole säädetty euromääräistä alarajaa.

Kenelle muutokset näkyvät?

Uudistus vaikuttaa kaikkiin palkanmaksun kanssa tekemisissä oleviin toimijoihin. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• Palkanmaksusta itse huolehtivat työnantajayritykset.

• Palkanlaskentaa tekevät tilitoimistot.

• Kotitaloudet, jotka maksavat palkkoja esimerkiksi siivoojille, remontoijille tai lastenhoitajille. Satunnaisiksi työnantajiksi luokiteltavat kotitaloudet voivat ilmoittaa palkkatiedot rekisteriin normaalia myöhemmin, eli vasta maksukuukautta seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä.

• Viranomaiset, jotka tarvitsevat palkka- ja etuustietoja omiin käyttötarkoituksiinsa.

Jokaisen palkkoja maksavan yrityksen on syytä varmistua hyvissä ajoin siitä, että käytössä olevat palkka- ja matkalaskujärjestelmät vastaavat KATRE:n muuttuvia tarpeita.

Jos yrityksen palkanlaskenta on ulkoistettu tilitoimistolle, KATRE:a koskevat ilmoituskäytännöt kannattaa jumpata yhdessä kuntoon hyvissä ajoin. Tilitoimistoissa tulosrekisterin käyttöönottoon on valmistauduttu jo pitkään järjestelmien päivitysten ja henkilöstön kouluttamisen osalta – yrittäjät ovat varmasti huomanneet tämän lisääntyneenä asiakastiedottamisena.

Monille palkanlaskennan ulkoistaneille mikro- ja pienyrityksille muutokset voivat näkyä hyvin vähäisinä. Käytäntöjä saatetaan kuitenkin joutua viilailemaan uusiksi esimerkiksi normaalien palkka-ajojen ulkopuolella tehtävien maksujen ja matkalaskukäytäntöjen kanssa.

Työnantajayritysten lisäksi muutos näkyy myös itselleen palkkaa maksavan osakeyhtiön omistajayrittäjän velvoitteissa. Toiminimiyrittäjien yksityisnostoja sen sijaan ei ilmoiteta tulorekisteriin, koska kyse ei ole palkanmaksusta.

Miten tulorekisterin käyttöönotto vaikuttaa tavalliseen palkansaajaan?

Tavallisen kansalaisen näkökulmasta tulorekisteri helpottaa omiin tulotietoihin liittyvää tiedonsaantia sekä nopeuttaa asiointia viranomaisten kanssa.

Jatkossa omat palkkatiedot ovat nähtävissä KATREn sähköisessä asiointipalvelussa ajantasaisesti. Kyse on nimenomaan omista tiedoista, eli naapurin nauttimia palkkoja tai etuuksia ei rekisterin kautta tietenkään pääse kurkistelemaan.

Myös asioiminen virastoissa voi nopeutua turhan paperirallin vähentyessä. KATRE:n ansiosta viranomaistahojen – esimerkiksi Kelan käsittelijän – on helppo saada rekisteristä tarvitsemansa tiedot etuuksien maksamista varten. Näin ollen hakijan ei enää tarvitse toimitella erillisiä tuloihin liittyviä todistuksia tai muita liitteitä – ainakaan samassa määrin kuin ennen.

Mikäli palkansaajan työhön kuuluu paljon matkustusta, KATRE saattaa näkyä muutoksina myös matkalaskuihin liittyvissä käytännöissä ja maksuprosesseissa.

Millä laajuudella tiedot ilmoitetaan rekisteriin?

Työnantajayritys voi ilmoittaa palkkatietonsa joko suppeammalla tai laajemmalla tarkkuustasolla.

• Suppeampi vähimmäistaso – eli ilmoitustapa 1 – tarkoittaa maksettujen rahapalkkojen ilmoittamista yhteissummana.

• Laajemmassa vaihtoehdossa – eli ilmoitustavassa 2 – maksetut rahapalkat eritellään tarkemmin tulolajeittain.

Esimerkki: Suppeammassa ilmoitustavassa työntekijälle maksettu 2500 euron palkka ilmoitetaan yhteissummana. Laajemmalla tasolla eritellään, mistä tulolajeista summa koostuu. Esimerkiksi 2000 euroa voi olla aikapalkkaa ja loput 500 euroa koostua bonuksista, iltavuorolisistä ja ylityökorvauksista.

Pakollisia tietoja ovat kuitenkin aina yksilöinti- ja tunnistetiedot. Näitä ovat esimerkiksi palkanmaksupäivä ja -kausi sekä tiedot suorituksen maksajasta ja saajasta.

Myös tiedot päivärahoista, verovapaista kilometrikorvauksista sekä palkasta vähennettävistä eristä (esim. ennakonpidätys) ilmoitetaan tulorekisteriin. Pakolliset ja täydentävät ilmoitustiedot sekä eri tulolajit on listattu kokonaisuudessaan Verohallinnon sivuille.

Suppeampi vai laajempi ilmoitustapa?

Vaikka suppeampi ilmoitustapa on yksinkertaisempi, se voi myöhemmin aiheuttaa tarvetta lisäselvityksille ja arkistojen perkuulle.

Eri viranomaiset tarvitsevat tarkkoja tulolajitietoja esimerkiksi etuuksien ja korvausten maksamista tai asiakasmaksujen määräytymistä varten, ja riittävät tiedot selviävät vain ilmoitustavalla 2.

Laajempi ilmoitustapa mahdollistaa sen, että ilmoitusvelvollisuuksista selvitään aidosti yhdellä kertaa. Ainoastaan pakolliset tiedot ilmoittamalla tulorekisterin hyödyt jäävät pieniksi.

Miten palkkatiedot ilmoitetaan Tulorekisteriin?

Tarvittavat tiedot tulorekisteriin on mahdollista ilmoittaa parillakin eri tavalla.

• Helpointa on käyttää niin sanottua teknistä rajapintaa. Se tarkoittaa käytetyn palkkajärjestelmän ja tulorekisterin välille rakennettua sähköistä yhteyttä, jonka kautta tiedot siirtyvät automaattisesti. Tämä vähentää manuaalista työtaakkaa.

• Vaihtoehtoisesti tiedot voi myös ilmoittaa sähköisessä asiointipalvelussa (tulorekisteri.fi) joko manuaalisesti verkkolomakkeella tai lataamalla tiedot tiedostona.

Paperi-ilmoittaminen on sallittua vain erityisistä syistä – esimerkiksi teknisen esteen vuoksi.

Runsaasti yksityiskohtaisempaa lisätietoa tulorekisteristä löydät Verohallinnon verkkosivuilta. Tarkentavia kysymyksiä Tulorekisterin asiakaspalvelijalle voit esittää myös chatin kautta.