Digitalisaation määritelmä on usein höttösanoilla kuorrutettu
Digitalisaatio on 2010-luvun muotisana, jota toistellaan kyllästymiseen asti jokaisessa yritystoiminnan kehittämistä koskevassa hankesuunnitelmassa, raportissa ja PowerPoint-esitelmässä.
Määritelmiä sanalle tuntuu löytyvän yhtä monta kuin määrittelijöitäkin. Koska käsite on vaikeaselkoinen, ei ole ihme, että monelle yrittäjälle digitalisaatio näyttäytyy suoranaisena kirosanana, jonka sisällöstä on vaikea ottaa mitään tolkkua.
Aihetta on tutkittukin. OP-pankin viimevuotisessa selvityksessä ilmeni, että vain kolmannes pienyrittäjistä uskoo digitalisaation tuovan kilpailuetua omalle yritykselle. Sen sijaan lähes puolet yrittäjistä koki digitalisaation enemmän pakoksi kuin mahdollisuudeksi kehittää liiketoimintaa.
Negatiivinen suhtautuminen on helppo ymmärtää, koska yrityksen digitalisaatio kuulostaa usein vaikeasti ja hitaasti toteutettavalta prosessilta, jossa huseerataan samaan aikaan kymmenen eri asian kimpussa.
Hyvin pientenkin yrityksen toimintojen kehittäminen uusia ratkaisuja hyödyntämällä ei kuitenkaan ole tähtitiedettä, ja asioita kannattaa tehdä pieni askel kerrallaan.
Mitä digitalisaation mahdollisuudet sitten käytännössä tarkoittavat niille mikro- ja pienyrittäjille, joilla ei ole varaa isompien toimijoiden käyttämiin ajallisiin ja rahallisiin panostuksiin?
Ajatuksia herättääksemme listasimme kolme helposti ymmärrettävää ja toisiinsa nivoutuvaa esimerkkiä asiasta. Ne luettuasi saatat huomata, että yrityksessäsi onkin jo tehty paljon pieniä asioita, jotka voidaan lukea osaksi pienyrityksen alkuvaiheen digitalisaatiokehitystä.
Jos kaikki mainitut asiat ovat olleet yrityksessäsi arkipäivää jo vuosia, voit onnitella itseäsi: olet edellä monia muita yrittäjiä, jotka vielä tekevät helppoja asioita vaikeilla ja aikaavievillä tavoilla.
1) Joustavoita työntekoa pilvipalveluilla – ”Toimiston on oltava siellä missä sinäkin!”
Monissa ammateissa työnteko ei ole enää pitkään aikaan ollut paikkaan sidottua ja iso osa töistä voidaan tarvittaessa hoitaa kotoa tai vaikka kahvilasta käsin tietokonetta naputellen.
Kaikilla aloilla tämä ei tietenkään ole mahdollista, mutta se ei tarkoita sitä, etteikö yrityksen toimintaa voisi silti viedä pienillä teoilla yhä joustavampaan suuntaan.
Vaikka fyysinen työ tehtäisiinkin aina työpaikalla, yrityksen asioita joutuu silti hoitamaan usein myös työajan ulkopuolella. Kannattaa siis varmistua, että ”paperihommien” pyörittäminen onnistuu tarvittaessa myös jollain muulla laitteella kuin toimiston wanhalla tietokoneella.
Erilaiset pilvipalvelut mahdollistavat työn tekemisen fiksusti ja joustavasti myös työpaikan seinien ulkopuolelta kannettavalla tietokoneella tai mobiililaitteella.
Pilvipalvelu tarkoittaa erittäin yksinkertaistetusti sitä, että ohjelmisto toimii palveluna internetin kautta – arkipäiväinen esimerkki pilvipalvelusta on Googlen sähköposti Gmail, johon pääset käsiksi tietokoneella, älypuhelimella tai tabletilla mistä tahansa internet-yhteyden avulla.
Muistatko vielä ajan, jolloin pääsit työsähköpostiisi käsiksi vain työpaikkasi tietokoneelta? Aivan liian moni muistanee.
Pilvipalvelujen isoin hyöty on palveluiden tavoitettavuus sijainnistasi riippumatta.
Pilvipalvelujen hyödyntäminen kehittää työntekoa joustavammaksi ja tehokkaammaksi. Esimerkiksi se, että joudut vain unohtuneen matkalaskun täyttääksesi tai yrityksesi talouslukuja tutkiaksesi piipahtamaan firman toimistolla, ei enää kuulu vuoteen 2024.
Myöskään perinteisten toimisto-ohjelmien käyttö ei enää pitkään aikaan ole ollut työpisteelle sidottua. Esimerkiksi Office-ohjelmistot (mm. Word & Excel) toimivat kätevästi pilvessä melkein laitteella kuin laitteella ja ovat muokattavissa ja jaettavissa internet-yhteyden avulla missä tahansa.
Erilaiset älypuhelinsovellukset ja sähköiset työkalut on tehty helpottamaan arkea ja vapauttamaan enemmän aikaa tuottavaan työhön.
Esimerkiksi tärkeiden tiedostojen jakaminen työkavereille (mm. Office tai Slack), kuittien toimittaminen kirjanpitoon (eTasku) tai yrityksen reaaliaikaisen kassavirtatilanteen tarkastaminen ovat asioita, joiden pitää onnistua vaikka moottoritien pysähdyspaikalta nopeasti muutamassa minuutissa.
Pilvipalvelut mahdollistavat tämän kaiken ja tekevät työnteosta tehokkaampaa. Niiden hyödyntäminen on oma pieni osansa yrityksen digitalisaatiota.
Mieti siis, olisiko joku tarjolla olevista palveluista hyödyntämisen arvoinen.
2) Varmista yrityksesi näkyvyys mobiilissa – ”Millä vuosikymmenellä yrityksesi verkkosivut elävät?”
Kuvittele asiakas, joka etsii älypuhelimellaan tietoa kotikaupungistaan saatavilla olevasta palvelusta tai tuotteesta. Hän syöttää hakukoneeseen etsittävän kohteen ja kaupungin nimen ja valitsee jonkin hakutuloksista.
Klikkaus vie paikallisen yrityksen kotisivuille, mutta sivuja selatessa kaikki teksti ei kuitenkaan näy kerralla puhelimen näytöllä ja lukeminen on hankalaa. Entä mistäs ne yhteystiedot löytyvätkään?
Muutamassa minuutissa lukija tuskastuu ja palaa back-nappulan avulla takaisin selailemaan muita hakutuloksia. Valitettavaa, eikö?
Palveluita ja tuotteita etsitään Googlesta yhä enemmän älypuhelimilla ja tablettilaitteilla. Tietokoneella tapahtuvan nettiselailun osuus on sen sijaan koko ajan vähenemään päin. Siksi on harmillista, että yllättävän monen pienyrityksen verkkosivut eivät toimi mobiililaitteilla niin hyvin kuin niiden pitäisi.
Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että sivu ei lataudu kunnolla, valikot eivät näy tai että näyttöä joutuu jatkuvasti zoomailemaan, jotta näkisi kaiken sivuilla lukevan tekstin. Tällaiset kotisivut ovat helppo keino karkottaa potentiaalinen asiakas kilpailijan sivustolle.
Tietoja palveluista ja tuotteista etsitään koko ajan enemmän älypuhelimilla.
Nykyään kotisivuja rakennettaessa on itsestäänselvyys, että sivut toimivat moitteetta myös älylaitteilla. Jos yrityksesi kotisivut ovat kuitenkin jo muutaman vuoden takaa, näin ei välttämättä ole. Asia kannattaa hoitaa kuntoon, sillä mobiilissa tapahtuvan nettiselailun osuus tulee kasvamaan tänäkin vuonna.
Jos yrityksesi kotisivu ei mielestäsi näytä tarpeeksi selkeältä tai hyvältä älypuhelimen näytöllä, kannattaa selvittää asiaa sivuston luoneen tahon kanssa ja päivittää sivusto ajan tasalle.
Varmista myös, että yhteystiedot puhelinnumeroineen ovat ajan tasalla ja riittävän helposti löydettävissä. Pystyykö puhelimella sivustoasi selaava asiakas tarvittaessa soittamaan sinulle yhdellä napinpainalluksella tai ottamaan yhteyttä esimerkiksi lomakkeen tai selaimeen avautuvan chatin kautta?
Jos peruasioissa on toivomisen varaa, hakusana- tai somemainonnastakaan tuskin on mitään hyötyä.
3) Automatisoi työpäiväsi aikasyöppöjä rutiineja – ”No mutta kun näin meillä tehtiin jo 1980-luvulla!”
Monella työpaikalla toistetaan yhä tänäkin vuonna vanhoja ja huonoja käytäntöjä, jotka vievät aikaa oikeiden töiden tekemiseltä. Syykin on usein tuttu ja sama: ”näin tämä on meillä aina tehty”.
Yrityksen pyörittämisessä on kuitenkin enää hyvin vähän sellaisia rutiininomaisina toistuvia tehtäviä, joiden helpottamiseksi ei olisi olemassa jonkinlaista uutta ja paremmaksi todettua työkalua.
Ne ovat suosittuja ja niitä käytetään, koska ne todistetusti poistavat turhia työvaiheita. Kuten jo tämän postauksen ensimmäisessä kohdassa todettiin, monet tällaiset palvelut toimivat pilvessä.
Otetaan muutamia esimerkkejä sellaisista työpaikoilla esiintyvistä käytännöistä, jotka voisi tehdä helpommin, nopeammin tai tehokkaammin jollain toisella tavalla:
- Tiedostojen jakaminen ja tiimien kommunikointi työyhteisössä tapahtuu aina sähköpostilla.
- Matkalaskujen tekeminen järjestelmään onnistuu vain työpaikan tietokoneelta.
- Yrityksen ainoat yhteydenottokanavat asiakkaalle ovat yrityksen kotisivuilta löytyvä puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- Yrityksen kuitit toimitetaan kirjanpitoon kirjekuoressa kerran kuukaudessa.
eTaskun blogissa on aiemmin käsitelty yrittäjille ja yrityksille hyödyllisiä ohjelmistoja, ja netti on pullollaan muitakin vastaavanlaisia listauksia. Jos aihe kiinnostaa, katso esimerkiksi Isoltan tärpit.
Kaikille ohjelmistoille yhteistä on se, että ne auttavat tekemään jonkin pienen yritystoimintaa koskevan osa-alueen aiempaa nopeammin tai tehokkaammin.
Rutiinien tehostaminen näkyy yrityksessä usein säästyneenä aikana – ja rahana.
Lopuksi: Mitä digitalisaatio lopulta tarkoittaa pienyritykselle?
Kuten jo todettua, digitalisaatiolle riittää kymmenittäin erilaisia määritelmiä. Termin ongelma onkin hyvin pitkälti se, että sen sisään saa huonollakin luovuudella juntattua melkein mitä tahansa.
Pienten mikroyritysten ja yksinyrittäjien näkökulmasta digitalisaation voisi kuitenkin määritellä liiketoiminnan ja nykyisten käytäntöjen kehittämiseksi uusia toimintamalleja tai teknologisia työkaluja hyödyntäen.
Tiivistetysti: Digitalisaation tulee tuottaa hyötyä, ja tuon hyödyn pitäisi olla jollain tapaa mitattavissa. Digitalisaation hyödyt pienyrityksen arjessa voivat näkyä esimerkiksi työprosessien nopeutumisena, kustannusten säästönä tai asiakaskontaktien lisääntymisenä.
Digitalisaatio koostuu pienistä paloista, joiden avulla vanhoja toimintatapoja muutetaan tehokkaammiksi.
Kun vaihdat yrityksesi käytössä olleen wanhan ohjelmiston nykyaikaisempaan ja joustavamman työnteon mahdollistavaan ratkaisuun, hyödynnät digitalisaation tuomia mahdollisuuksia.
Sama tapahtuu myös silloin, kun otat käyttöön uuden, jotain yrityksesi arkista toimintoa helpottavan tai nopeuttavan toimintamallin tai sovelluksen.
Digitalisaatio toki luo myös aivan uudenlaista liiketoimintaa monelle perinteiselle toimialalle.
Tärkeintä ei kuitenkaan ole itse teknologia, vaan yrityksellesi syntyvä konkreettinen hyöty. Aloittaa voi hyvin pienin askelin!
eTaskukin on esimerkki digitalisaation hyödyistä
eTasku on ollut mukana tekemässä jo yli 15 000 suomalaisyrityksen taloushallinnosta aavistuksen verran digitaalisempaa.
Sovelluksen avulla yrittäjät ja yritykset ovat löytäneet helpomman, varmemman ja nopeamman tavan toimittaa kuittinsa ja matkalaskunsa kirjanpitoon. Hyöty näkyy säästettynä aikana ja rahana.
Lue lisää hyödyistä, niin tiedät, miten voit itse säästää omaa aikaasi ja kirjanpitokulujasi ottamalla eTaskun käyttöön.