Kuittiliikenteen automatisoinnista koituvia ajallisia ja rahallisia hyötyjä on vuosien varrella laskeskeltu runsaasti yrityskäyttäjien näkökantilta – erilaisia arvioita säästöpotentiaalista on tehnyt esimerkiksi Taloushallintoliitto.
Tilitoimistonäkökulma on kuitenkin jäänyt keskusteluissa pienemmälle huomiolle, vaikka kuittien käsittelyn automatisointi on yksi konkreettinen esimerkki kirjanpitäjien työn automatisoitumisesta.
Siksi päätimme tarttua kysymykseen, kuinka paljon eTaskun käyttö säästää oikeasti aikaa tilitoimistoissa?
Yksiselitteistä vastausta edellä mainittuun kysymykseen ei tietenkään ole olemassa. Tuloksiin vaikuttaa muun muassa se käytetäänkö kaikkia eTaskun toimintoja ja mikä kirjanpidon ohjelmisto on käytössä. Yksilöllisiä eroja ei myöskään pidä unohtaa – onhan kirjanpito pitkälti yksilölaji, ja toiset ovat tehokkaampia kuin toiset.
Lähdetään liikkeelle siitä, että suomalaisissa tilitoimistoissa on tällä hetkellä asiakkaina arviolta 240 000 alle 10 hengen yritystä.
Yhdeltä yrittäjältä ja/tai pienyritykseltä kertyy vuoden aikana keskimäärin noin 150 kuittia – lukema perustuu eTaskun yritysasiakkaiden historiadataan. Yhteensä tämä tekee 36 miljoonaa kuittia vuodessa.
TARU-hankkeen mukaan yhden kuitin manuaaliseen käsittelyyn kuluva aika on noin 5 minuuttia, josta puolet voidaan sanoa jakaantuvan kirjanpitäjälle ja puolet kuitin toimittavalle yritykselle.
Tämä 2,5 minuuttia per tosite kirjanpitäjän aikaa sisältää kaikki työvaiheet tiliöinnistä tarkastamiseen, varmuuskopiointiin, arkistointiin, numerointiin, kuittien karhuamiseen ja niin edelleen.
Mikäli kaikki pienyritysten kuitit käsiteltäisiin tilitoimistoissa manuaalisesti, kuittirumbaan tuhraantuva aika on siis vuodessa arviolta noin 1,5 miljoonaa työtuntia eli yli 200 000 työpäivää! Tämä aika voitaisiin käyttää paljon viisaamminkin.
Sanotaan nyt sekin, että osa hitaasta muutoksesta on selitettävissä tilitoimistoissa käytössä olevilla hinnoittelumalleilla. Tuntipohjainen hinnoittelu, joka vielä on käytössä joissakin tilitoimistoissa, ei ole kummoinen ajuri lähteä automatisoimaan kuittien käsittelyä. Laskutus pienenee.
Viimeistään automaattitiliöinnin jälkeen yksittäisen kuitin käsittelyyn kuluvasta ajasta saadaan eTaskulla vähennettyä yli puolet pois.
Ero paperisen ja automatisoidun kuittiliikenteen välillä on siis suurimmillaan noin 750 000 työtuntia eli yli 100 000 työpäivää. Tämän työajan arvo on 60 euron oletustuntihinnalla noin 45 miljoonaa euroa.
Luvut ovat karkeita esimerkkejä, ja kiinnostavampi kysymys on se, miten tämä vaikuttaa yksittäisen kirjanpitäjän ajankäyttöön.
Tehdään laskelma, jossa verrataan kahden kirjanpitäjän kuittien käsittelyyn kuluvaa aikaa. Laskelmassa on käytetty seuraavia oletuksia:
- Kirjanpitäjällä A:lla ja kirjanpitäjä B:llä on molemmilla 25 asiakasta.
- Yksittäinen asiakasyritys toimittaa vuodessa kirjanpitoon 150 kuittia.
- Yhden kuitin käsittely vie aikaa manuaalisesti 2,5 minuuttia ja sähköisesti puolet tästä.
- Kirjanpitäjä A:n asiakkaat toimittavat kuittinsa kirjanpitoon perinteisellä tavalla.
- Kirjanpitäjä B:n käyttää kuittien käsittelyyn eTaskua, automaattisia tiliöintiehdotuksia ja siirtää tiliöintitiedot suoraan kirjanpidon ohjelmistoon.
Tässä laskelmassa kirjanpitäjä B käyttää kuittien käsittelyyn vuoden aikana yli 10 kokonaista työpäivää vähemmän kollegaansa verrattuna.
Kun tämä aika käytetään johonkin muuhun laskutettavaan työhön, 60 euron oletustuntihinnalla lisää laskutettavaa tuloa syntyisi vuodessa melkein 5000 euroa.
Kymmenen hengen tilitoimistossa eTaskua käyttämällä voitaisiin tehdä 50 000 euroa lisää tulosta, jota jakaa bonuksina työntekijöille ja voittona omistajalle.
Luvut tietysti kasvavat sitä mukaan, mitä isompi osa kuittiliikenteestä pystytään hoitamaan automatisoidusti.
Tällä hetkellä esimerkiksi noin 30 prosenttia eTaskussa tehtävistä tiliöinneistä tapahtuu automaattisen tiliöintiehdotelman pohjalta – prosenttiosuus kuitenkin nousee tasaisesti joka kuukausi.
Rakenteista kuittidataa hyödyntävien ratkaisujen ansiosta tulevaisuudessa voidaan päästä yhä nopeammin kohti 100 prosentin automaatiota. Tämä lisää merkittävästi kilpailuetua eTaskua käyttäville tilitoimistoille ja kirjanpitäjille. Tämä luonnollisesti on osansa vauhdittamaan tilitoimistojen siirtymistä pois tuntihinnoittelusta.
Yhtenä esimerkkinä kehityksestä on ReceiptHero, jonka ansiosta yritysasiakkaiden taksikuitit liikkuvat pääkaupunkiseudulla jo nyt täysin digitaalisessa muodossa.
Seuraavaksi luvassa on Heinon Tukku ja Restelin yli 300 ravintolaa. Jatkossa yrittäjät voivat siis edustaa ja neuvotella ravintoloissa ja kuitit liikkuvat kassajärjestelmästä automaattisesti eTaskuun.
Seuraavan vuoden aikana vastaavat ratkaisut ovat yhä enemmän arkipäivää, ja tämä tulee varmasti näkymään myös tilitoimistojen arjessa. Kysymys kuuluukin, pyritäänkö teidän tilitoimistoissa systemaattisesti pääsemään eroon manuaalisista työvaiheista?