Ajopäiväkirja on paperinen tai sähköisessä muodossa oleva asiakirja tai sovellus, johon merkitään tiedot ajoneuvolla ajetuista matkoista. Auton työkäytön ja yksityisajojen erottelu voi olla tarpeellista esimerkiksi verovähennysten saamista tai matkakorvausten laskemista varten. Tutustu ajopäiväkirjan sisältöön ja käyttötarkoituksiin ja lataa ilmainen ajopäiväkirjapohja.
Sisältö:
- Milloin ajopäiväkirjaa tarvitaan?
- Mitä tietoja ajopäiväkirjaan merkitään?
- Lataa täytettävä ajopäiväkirjapohja
Laadi matkalaskut helpoimmalla mahdollisella tavalla
eTaskun sähköinen matkalaskusovellus sopii niin yksinyrittäjille kuin suuryrityksille. Yli 90 % palvelua testanneista asiakkaista jatkaa eTaskun käyttöä maksuttoman kokeilukuukauden jälkeen.
Milloin ajopäiväkirjaa tarvitaan?
Ajokilometrien dokumentointi ajopäiväkirjan tai muun luotettavan selvityksen avulla on tarpeen esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
Yrityksen hankkiman ajoneuvon alv-vähennyskelpoisuuden osoittaminen
Yritys on ostanut henkilöauton ja haluaa vähentää auton hankintahintaan ja käyttökustannuksiin sisältyvän arvonlisäveron. Tämä onnistuu, jos auto on yksinomaan vähennykseen oikeuttavassa käytössä. Vähäinenkin yksityiskäyttö poistaa alv-vähennysoikeuden.
Huolellisesti täytetyn ajopäiväkirjan avulla yritys pystyy osoittamaan verottajalle, ettei kyseisellä autolla ajeta yksityisajoja. Katso ohjeet ja poikkeukset Verohallinnon verkkosivuilta.
Pakettiautojen kohdalla yksityiskäyttö ei poista alv-vähennysoikeutta kokonaan. Tällöinkin yksityis- ja yritysajot pitää kuitenkin eritellä ajopäiväkirjan avulla, jotta arvonlisäveroista saadaan vähennettyä yrityskäyttöä vastaava osuus.
Autoedun arvon alentaminen todellisen kilometrimäärän mukaiseksi
Jos käytössäsi on autoetu ja haluat, että auton käyttökustannukset huomioidaan todellisen kilometrimäärän perusteella, sinun täytyy osoittaa yksityisajojen kilometrimäärä ajopäiväkirjalla tai muulla luotettavalla selvityksellä.
Autoedun kuukausittainen käyttökustannusarvo on laskettu kaavamaisella oletuksella, että yksityisajoja on 1500 kilometriä kuukaudessa eli 18 000 kilometriä vuodessa.
Verohallinto muistuttaa, että jos yksityisajoja on jatkuvasti tätä vähemmän, palkansaaja pääsee edullisempaan verotusarvoon pitämällä ajopäiväkirjaa. Näin verotettavan ansiotulon ja sitä kautta maksettavan veron määrä pienenee.
Katso lisätiedot ja verottajan vaatimukset Verohallinnon verkkosivuilta.
Toiminimiyrittäjän autokulujen vähentäminen työkäytön osalta
Monet toiminimiyrittäjät ajavat omalla autolla niin yksityisajoja kuin työhön liittyviä matkoja.
Jos toiminimiyrittäjän omalla autolla ajamista vuosittaisista kilometreistä yli puolet on yksityisajoa, auto lasketaan yksityisvarallisuudeksi. Tällöin toiminimiyrittäjä voi vähentää auton työkäytöstä aiheutuneet todelliset kulut tai tehdä niin sanotun lisävähennyksen elinkeinotoiminnan veroilmoituksella.
Mikäli yli puolet ajokilometreistä on työajoa, auto kuuluu elinkeinotoiminnan varallisuuteen. Tässä tapauksessa kirjanpitoon merkitään kaikki autosta syntyvät todelliset kulut, jotka vähennetään elinkeinotoiminnan veroilmoituksella. Yksityisajojen osuus oikaistaan pois.
Jotta saat tehtyä lisävähennyksen työajokilometreiltä tai vähennettyä työajojen todelliset kustannukset, sinun täytyy pystyä erottelemaan yksityis- ja työajojen osuus ajopäiväkirjan tai muun vastaavan selvityksen avulla.
Vähennykset ilmoittamalla toiminimen verotettava tulos pienenee, jolloin yrittäjä maksaa vähemmän veroa. Lue Accountorin verkkosivuilta tiivis tietopaketti toiminimen työmatkakulujen vähentämisestä eri tilanteissa.
Kilometrikorvausten saamista varten et tarvitse ajopäiväkirjaa, mutta tiedot työmatkoista on silti kirjattava huolellisesti
Kun työntekijä tekee työmatkan omalla autollaan, hän voi tietyin edellytyksin laskuttaa työnantajaltaan kilometrikorvaukset. Ajetut työmatkakilometrit voi tällöin merkitä muistiin esimerkiksi ajopäiväkirjaan matkalaskujen laatimista varten.
Paljon matkustaville työntekijöille sähköinen matkalaskusovellus on kuitenkin näppärämpi työkalu kilometrikorvausten sekä mahdollisten päivärahojen laskemiseen ja hakemiseen.
Tällöin ei tarvita erillistä ajopäiväkirjaa tai muuta paperista muistiinpanovälinettä työmatkakilometrien kirjaamiseen ja kilometrikorvausten hakemiseen.
eTasku laskee kilometrikorvaukset ja päivärahat automaattisesti, kun täytät sovellukseen työmatkaa koskevat tiedot, kuten matkan lähtö- ja päätepisteen sekä keston. Voit käyttää myös ilmaista matkalaskupohjaa.
Matkat oman kodin ja varsinaisen työpaikan välillä eivät ole työmatkakilometrejä. Näitä matkakuluja voit kuitenkin vähentää henkilökohtaisella esitäytetyllä veroilmoituksella halvimman matkustusvaihtoehdon (eli yleensä julkisen liikenteen kulkuneuvon) mukaan. Tällöinkään ajopäiväkirjalle ei ole tarvetta. Katso lisätiedot Verohallinnon verkkosivuilta.
Laadi matkalaskut helpoimmalla mahdollisella tavalla
eTaskun sähköinen matkalaskusovellus sopii niin yksinyrittäjille kuin suuryrityksille. Yli 90 % palvelua testanneista asiakkaista jatkaa eTaskun käyttöä maksuttoman kokeilukuukauden jälkeen.
Mitä tietoja ajopäiväkirjaan merkitään?
Verottajan hyväksymä ajopäiväkirja voi olla paperinen vihko, sähköinen Excel-lomake tai digitaalinen sovellus. Olomuotoa tärkeämpää on ajopäiväkirjan sisältö.
Esimerkiksi luontoisetuautoon työnantaja voi hankkia ajotietojen GPS-seurantapalvelun, joka korvaa ajopäiväkirjan.
Vapaamuotoisen ajopäiväkirjan tulisi sisältää työhön liittyvistä ajoista seuraavat tiedot:
- ajon alkamis- ja päättymisajankohta
- ajon alkamis- ja päättymispaikka
- tarvittaessa ajoreitti
- matkamittarin lukema ajon alku- ja päätöshetkellä
- matkan pituus
- ajon tarkoitus (esim. asiakaskäynti)
- auton käyttäjä.
Lisäksi ajopäiväkirjasta tulisi käydä ilmi autolla verovuoden aikana ajettu kokonaiskilometrimäärä. Näin tiedetään, miten auton käyttö jakautuu yksityis- ja työkäytön välille.
Ajopäiväkirjat kuuluvat yrityksen kirjanpitoaineistoon, ja niitä tulee säilyttää kuuden vuoden ajan tilikauden päättymisestä. Täytettyjä ajopäiväkirjoja ei tarvitse toimittaa Verohallinnolle, ellei verottaja niitä erikseen pyydä.
Ajopäiväkirjan pitämistä koskevat tilannekohtaiset lisätiedot kannattaa tarkistaa Verohallinnon verkkosivuilta. Esimerkiksi luontoisetuja koskevassa päätöksessä todetaan, että ajopäiväkirjasta tulee käydä ilmi autolla verovuonna päivittäin ajettu kilometrimäärä, vaikka tarkemmat tiedot dokumentoidaankin vain työajoista.
- Verohallinnon päätös luontoisetujen laskentaperusteista (24 §)
- Liikkeen- ja ammatinharjoittajien matkakustannusten vähentäminen (5.4.)
Lataa ilmainen ajopäiväkirjapohja PDF-muodossa
Tilitoimisto Relipe on koostanut ilmaiseksi ladattavaksi pdf-ajopäiväkirjapohjan, johon voit kirjata kaikki Verohallinnon vaatimat tiedot matkoista ja ajoneuvon käytöstä. Voit tulostaa pohjan ja täyttää matkoja koskevat tiedot lomakkeeseen.