Ajanhallinta – 3 tehokasta mallia ja menetelmää yrittäjille (ja miksei muillekin!)
Jokainen yrittäjä osaa arvostaa kalleinta resurssiaan, aikaa. Aikaa kuluu silti kaikenlaiseen tyhjänpäiväiseen toimintaan kuittien pyörittelystä lupahakemusten kaislikossa kahlaamiseen.
Nämäkin tehtävät ovat välttämättömiä, mutta ne voi hoitaa tehokkaammin erilaisten sovellusten ja menetelmien avulla. Tämän johdosta esittelemme kolme hyödyllisintä menetelmää ajanhallintaan ja stressin lievittämiseen.
Ajanhallinnan nelikenttämalli (The Eisenhower Matrix)
”Mikä on tärkeää on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä on harvemmin tärkeää”, oli Yhdysvaltain presidentillä Eisenhowerilla tapana sanoa.
Nelikenttämalli eli Eisenhowerin Matriisi on ajanhallintamenetelmä, jolla sijoitat tehtävät visuaaliseen kenttään niiden kiireellisyys- ja tärkeysasteen mukaisesti. Mallin avulla sinulle syntyy käsitys siitä, pitääkö tehtävä tehdä nyt, myöhemmin vai delegoida muille.
Jos tehtävä ei sovi mihinkään näistä ryhmistä, kannattaa se unohtaa. Hyödynnä ajanhallinnan nelikenttämallia tekemällä ensin To Do –lista ja sijoittamalla listan tehtävät nelikenttään
- Tärkeät ja kiireelliset (tee nyt)
- Tärkeät mutta ei kiireelliset (päätä milloin teet)
- Kiireelliset mutta ei tärkeät (delegoi muille)
- Ei kiireelliset eikä tärkeät (tee kun ehdit tai delegoi muille)
Suurin osa työajasta tulisi viettää 2. alueella, koska 1. alueella tapahtuva työskentely käy helposti stressaavaksi ja työn laatu voi kärsiä kiireellisyyden vuoksi. Miten siis raivata lisää aikaa 2. alueelle? Delegoimalla tehtäviä, joita et tiennyt voivasi delegoida.
Mitä jos voisit delegoida kuittien ja matkalaskujen käsittelyn mobiilisovellukselle? eTasku-mobiilisovelluksella näistä tehtävistä poistuu usea aikaa vievä vaihe, kuten kuittien hallinta, skannaus ja toimitus kirjanpitäjälle. Näin vapautat lisää aikaa muille tärkeille ja mahdollisesti kiireellisille asioille.
Getting Things Done –menetelmä eli GTD
Getting Things Done eli GTD on David Allenin kehittämä toiminnanohjaus- ja ajanhallintamenetelmä. Menetelmä perustuu George A. Millerin tutkimukseen The Magical Number Seven, Plus or Minus Two vuodelta 1956. Tutkimuksen mukaan työmuistimme voi kerrallaan hallita seitsemään asiaa tai ajatusta ja tätä suurempi määrä tipahtaa pois.
Älä käytä enää mieltäsi ideoidesi varastona, vaan vapauta ajatuskapasiteettisi luovaan ja tuottavaan käyttöön! Pääset helposti alkuun seuraavien periaatteiden avulla.
1. Kerää
Kerää ylös kaikki omaan toimintaasi vaikuttavat asiat, ajatukset ja ärsykkeet. Nämä ovat projekteja, velvollisuuksia, sitoutumuksia ja muita asioita, joille sinun tulisi tehdä jotain.2
2. Käsittele
Analysoi tarkemmin keräämiäsi asioita. Mikä merkitys niillä on? Mitä haluat saavuttaa ja mihin lopputulokseen päästä? Suunnittele jatkotoimenpiteet, joilla saat asiaa vietyä eteenpäin. Jos asiaan kuluu vähemmän kuin 2 minuuttia, tee se heti. Muussa tapauksessa päätä teetkö asian itse ja milloin sen teet vai delegoitko sen jollekin toiselle.
3. Järjestä
Jotta asia ei kuormita mieltäsi, se pitää saada talteen omaan tai yrityksen järjestelmään. Näin asiaa ei tarvitse itse muistaa ja siihen palaaminen on helppoa. Käytä tehtävälistoja ja jos asia on tehtävä tiettynä kellonaikana, kirjaa se kalenteriisi.
4. Katsasta
Katsasta oma järjestelmäsi säännöllisesti, esimerkiksi kerran viikossa. Näin varmistut että tiedot ovat järjestelmällisesti ja luotettavasti haettavissa. Asiat on helppo hahmottaa paperilta tai näytöltä.
5. Tee
On helppo ryhtyä tekemään, kun panostat prosessiin tietoisesti ja olet suunnitelmallinen. Tekovaiheessa voit luottaa siihen, että olet tekemässä oikeaa asiaan oikeaan aikaan.
GTD-menetelmä sopii projektien ja muiden suurten kokonaisuuksien hallintaan. Menetelmä helpottaa stressaavissa tilanteissa toimimista ja on suunniteltu erityisesti itsensä johtamiseen. Pystyt GTD-menetelmän hyödyntämällä päättämään mikä on olennaista ja minkä asioiden parissa työskentelet milloinkin.
Lisätietoa GTD-menetelmästä saat David Alllenin kirjasta Getting Things Done. Englanninkielistä kirjaa myyvät useimmat kirjakaupat Suomessa.
Ajanhallinnan Pomodoro-tekniikka
Keskeytyykö työntekosi usein puheluihin tai muihin ulkopuolisiin ärsykkeisiin? Näin ei tarvitse olla, vaan voit tehdä työtäsi tehokkaasti ja ilman häiriöitä. Kokeile Pomodoro-tekniikkaa, jossa tehdään yksi työntekojakso eli ”tomaatti” kerrallaan ja pidetään selkeitä taukoja.
Pomodoro-tekniikka auttaa välttämään ulkoisia ärsykkeitä ja pitämään keskittymisen käynnissä olevassa tehtävässä. Tästä on huomattavaa hyötyä omaan ajanhallintaan.
Aloita valitsemalla ensin työtehtävä, jonka haluat tehdä. Tämän jälkeen tee työtä 25 minuutin jaksoissa pitäen välissä 5 minuutin taukoja. Kun olet tehnyt neljä 30 minuutin jaksoa, pidä pidempi 15-30 minuutin tauko. Tarvittaessa jatka työtehtävän tekoa tai aloita uusi tehtävä pidemmän tauon jälkeen.
Pomodoroa käytettäessä puhelin ja sähköposti kannattaa sulkea kokonaan työnteon ajaksi. Taukojen aikana voit poistua työpisteeltä ja esimerkiksi keskustella vapaamuotoisemmin kollegoiden kanssa. Pomodoro tuo helpotusta arkesi hallitsemiseen, kun varaat tiettyjen työtehtävien tekemiseen selkeän ajan.
Kaikki ajanhallinnan menetelmät eivät sovi kaikille. Jos koet ajanhallinnan haasteelliseksi, kokeile yhtä itsellesi sopivaa tekniikkaa. Vapautat lisää tehokasta työaikaa!
Kirjoittajat ovat sosionomi- ja fysiterapeuttiopiskelijoita Motive 16 osk osuuskunnasta.
Yrittäjän kannalta ajanhallinnassa olennaisinta on keskittyä tuottavaan työhön. Lue, miksi eTasku on yksi yrittäjän parhaista työkaluista parempaan ajanhallintaan!